Содержание
С 1 февраля 2021 года начнут действовать новые правила формирования чеков для ИП. Об этом рассказывает Станислав Николаев, ведущий эксперт сервиса «Кнопка».
Новая информация в чеке
По 54-ФЗ, с 1 февраля в каждом чеке должна быть указана:
- Номенклатура — название товара, работы и услуги.
- Количество товаров, работ и услуг.
- Цена за каждую единицу товара, работы и услуги.
Единственные, кого не коснется это правило, — предпринимателей, которые работают без онлайн-касс:
— Самозанятые. Они оформляют чек в приложении «Мой налог», в котором не нужно указывать полностью наименование всех услуг.
— Продавцы на открытых рынках. Хотя и для них предпочтительней использовать кассу — такие продавцы вызывают больше доверия у покупателей.
— Торговые точки в труднодоступных местах. Список этих мест официально утверждают региональные власти.
Также до 1 июля 2021 года работать без касс могут ИП без наемных сотрудников, продающие товары собственного производства или оказывающие услуги своими силами, например флористы-фрилансеры.
Добавление наименований в чек — это еще один шаг, которым государство стимулирует компании вести полный учет. Сначала нужно было передавать данные о продажах в налоговую через онлайн-кассу, а сейчас указывать наименования.
Я думаю, что в скором времени предпринимателей обяжут указывать, откуда у них появился товар. Когда это произойдет, неизвестно, но лучше подготовиться заранее. Эта задача не станет проблемой для тех, кто ведет автоматизированный учет
Штрафы, если не вносить номенклатуру в чек
Предпринимателей ждет предупреждение или штраф:
- Для ИП — От 1 500 до 3 000 рублей.
- Для ООО — от 5 000 до 10 000 рублей.
Без наименований товаров в чеке сделка фактически считается недействительной. На юридическом языке это называется двусторонняя реституция: покупатель обязан вернуть товар, а продавец — деньги. Из-за этого могут возникнуть проблемы с дотошными покупателями.
Есть вероятность, что налоговая будет поначалу устраивать показательные проверки и наказывать тех, кто будет выбивать чеки без номенклатуры. Это нужно, чтобы все испугались и запомнили, как работать по новым правилам.
Штрафы за чеки сами по себе неприятные, но дело не только в них: любое подобное нарушение — повод для пристального внимания со стороны налоговой, а в некоторых случаях и основание для проверки. Избежать штрафов за чеки и другие оплошности поможет «Кнопка» — лидер в области аутсорсинга бухгалтерии. Клиентам Посифлоры «Кнопка» дарит скидку 50% на первый месяц обслуживания на любом тарифе.
Требования к названиям товаров и услуг
Закон точно не регламентирует, какими должны быть названия товаров и услуг. Есть только небольшие ограничения.
Из названия клиенту должно быть понятно, о каком товаре или услуге идет речь. Нельзя использовать вместо названия штрихкоды или нечитаемые сокращения:
цв. в асс. роз → цветы роза «Мента»
Покупатель по чеку должен отличать один товар от другого. Есть два варианта:
— Цену для каждого стебля указывать отдельно. Проще всего это сделать с помощью программы учета.
— Печатать чек на всю композицию сразу, например, как «Букет из роз».
В чеке нельзя напечатать просто — «Букет». Важно указать, какую конкретно композицию мы продаем, например, «Букет из роз „Фантазия“». Написать просто «Букет» можно только в том случае, если магазин торгует только одним товаром этого вида.
Если букет собирают под заказ на месте, то правильнее писать «Букет сборный» и название цветов, например «Букет сборный, хризантема Балтика желтая, 5 штук». Но такую функцию поддерживают не все кассовые программы. Вместо них можно использовать систему учета Посифлора.
Название не должно быть больше 128 символов вместе с пробелами. Если это правило не соблюдать, то в налоговую будут поступать обрезанные чеки. Из-за некорректных данных могут выставить претензию или оштрафовать. Поэтому длинные названия нужно сокращать так, чтобы клиент мог понять, какой товар имеется в виду.
Флористическая композиция цветы 101 шт. корзина на 8 марта, орхидеи, розы, пионы, нарциссы, тюльпаны, зелень 80 см (производитель: Нидерланды) → Корзина на 8 марта из 101 цветка, орхидеи, розы, пионы, нарциссы, тюльпаны, зелень. 143 символа сокращаются до 82.
Лучший вариант — указывать название, которое написано на этикетке у поставщика или есть в базе программы учета. В Посифлоре есть готовый справочник цветочной номенклатуры, который постоянно расширяется, сейчас это более 3000 наименований. Для товаров и услуг, которые вы производите самостоятельно, нужно придумать собственное название.
Что делать, если магазин работает по предоплате
В цветочных магазинах часто бывает ситуация, когда клиент оставляет предоплату. В этом случае формируется два чека, в которых указывают дополнительные сведения — «признак способа расчета»:
- Первый чек сразу после получения предоплаты формируют с признаком «Аванс». В нем указывают только сумму предоплаты без наименований.
- Второй чек формируют с признаком «Полный расчет». В нем уже указывают наименование и количество товара, аванс и сумму, которую покупатель заплатил при получении товара.
Будьте внимательны: если на этом этапе произойдёт ошибка и цифры «разойдутся», то надо будет оформить ещё один чек — чек коррекции. Его отсутствие тоже чревато штрафом. Нюансов и тонкостей много, и все они влияют на учёт, а он — на отчетность. Чтобы не запутаться, доверьте ее составление «Кнопке» 🙂
Как работать с наименованиями в программе учета
Посифлора работает таким образом: флорист находит в приложении на планшете или компьютере нужные товары через поиск по названию или кликает на картинку из каталога. Ему нужно указать только количество товаров — программа автоматически посчитает стоимость заказа.
После того как сотрудник нажмет кнопку «выдать заказ клиенту и закрыть» на планшете, касса распечатает чек со всеми реквизитами и наименованиями. Использованные стебли автоматически спишутся со склада.
В базе Посифлоры уже есть номенклатура для 3 000 товаров. Мы внесли основные цветы, которые есть у поставщиков цветочных магазинов. Нужно только добавить их в один клик и обновить наличие на складе. После этого можно пробивать чеки по новым правилам.
Каталог разбит на группы и содержит фотографии. Для удобства мы добавили фотографии для большинства товаров, так флорист их быстрее найдет и не перепутает с другими. Все товары можно разбить на группы, например сделать отдельную папку для букетов на 8 Марта или отдельную группу для хвойных растений.
Стоимость каждого стебля можно отобразить в чеке. Программа занесет в чек наименования всех товаров, использованных при создании букета. Клиент будет видеть, что он конкретно купил и сколько это стоит. Прозрачность в ценообразовании повышает лояльность.
Чек можно сделать отдельно для композиции, если хотите сделать наценку. Не обязательно клиенту показывать, сколько стоит отдельно каждый стебель. Если флорист собрал удачный букет, в котором особенно крупные пионы, то на эту композицию можно установить дополнительную наценку. В этом случае стоимость стеблей лучше скрыть от клиента и указать общую стоимость за весь букет.
Цену и наименование товара легко изменить прямо во время продажи. С помощью программы учета можно за секунды собрать букет из любых видов цветов, придумать для него название и назначить цену. Вся эта информацию отобразится в чеке.
Какие еще возможности дает программа учета
Автоматически контролирует наличие товара на складе. После того как флорист выбьет чек, программа автоматически удалит использованные стебли со склада. Не нужно самим вносить изменения в таблицы или базу данных. Благодаря этому в магазине всегда знают, сколько товаров есть в наличии и когда нужно ехать на закупку.
Сокращает количество ошибок при оценке букета. Когда флорист считает стебли вручную при сборке букета, то он может ошибиться, например, дорогие цветы посчитать как дешевые. С программой учета такие ошибки практически невозможны. Флорист выбирает нужные цветы из списка и указывает количество стеблей — программа автоматически считает стоимость букета.
Показывает статистику продаж. Система учета показывает, какие товары лучше продаются в магазине, а от каких лучше отказаться. Благодаря ей флористы смогут составлять наиболее прибыльные букеты.