Содержание
Если вы попали в эту статью, то скорее всего вы уже обдумываете, как построить учет в цветочном магазине, какое приложение для флористов выбрать. Если на техническом языке, то система учета цветов — база данных. Если на языке бизнеса, то это инструмент, который помогает контролировать всю работу цветочного магазина. Продажи, постеблевой учет, контроль склада, онлайн-витрина, расчет зарплат, дашборд с самыми важными показателями бизнеса, системы лояльности — всё в одном месте. В этой статье мы покажем, как работают такие системы на примере программы Посифлора.
Зачем вести учет в учеточном бизнесе
Когда общаемся с владельцами цветочного бизнеса, они часто говорят, что не понимают, какие их усилия приводят к результату:
- Какие цветы самые популярные?
- Сколько мы зарабатываем на системе лояльности?
- Как подготовиться к празднику?
- Почему вчера выручка была 50 тысяч рублей, а сегодня 18?
- В какие даты покупают цветы постоянные клиенты?
- Какая реклама сработала лучше: в местном паблике или в «Яндекс Картах»?
- Почему увеличились или упали продажи?
Приплюсуем к этому бесконечное количество операционных задач, которые нужно решать каждый день, прямо сейчас. Не хватает времени посмотреть на свой бизнес со стороны и понять, что именно помогает зарабатывать, а от чего можно отказаться.
В какой-то момент встает вопрос о том, чтобы нужно вести учет в цветочном магазине: считать, сколько продаем, сколько зарабатываем, какие цветы пользуются популярностью.
На первом этапе владельцы задумываются, как вести учет вручную: пытаются делать это в тетради или экселе. Но быстро приходят к тому, что это слишком трудоемко. Кроме того, это мертвые данные: цифры вроде есть, но, например, невозможно посмотреть, какие цветы продаются лучше. А чтобы сравнить выручку или маржинальность в разные месяцы, придется потратить на расчет очень много времени. Чтобы упростить себе жизнь, нужно подключить систему автоматизации цветочного бизнеса.
Система учета для цветочного бизнеса совмещает в себе дашборды с важными показателями бизнеса для владельцев и удобное приложение для флористов, чтобы фиксировать продажи и видеть остатки товаров.
Контролирую все процессы удаленно, средний чек растет
Средний чек вырос на 700 рублей: в первый месяц работы с Посифлорой было 1 500, после 10 месяцев — 2 200 руб. Оборот растет ежемесячно на 10%.
Хочу так же!
Елена Романова
Флорист и основательница студий FloweRom и The Room
Проведем личную презентацию для вас
Покажем, как работает Посифлора — система учета для цветочного бизнеса
Разберем задачи вашего магазина
Посчитаем, как Посифлора поможет вам зарабатывать больше
Мы свяжемся с вами и проведем
личную презентацию для вас
Что такое Посифлора и какие задачи она решает
Программа Посифлора — система для ведения цветочного бизнеса, учета цветов и других товаров в магазине. Она подходит для обычных офлайн салонов или точек по продаже цветов и для онлайн-магазинов.
Система сама считает все важные показатели бизнеса. Флористы делают обычную работу, а программа фиксирует продажи, автоматически считает остатки и количество зарезервированных цветов.
1. Закупили цветы и материалы — занесли их в ассортимент программы:
2. Флорист собрал букет и поместил его на онлайн-витрину:
3. Продали букет — автоматически из ассортимента списались цветы, которые входили в этот букет. В программе фиксируются все продажи, а маржинальность от продажи считается автоматически:
4. Владелец всегда может посмотреть, сколько денег в кассе, сколько остатков каждого сорта цветка на складе:
5. Перед глазами сводка, сколько заработал каждый флорист, у кого и какой средний чек.
Не надо сводить всё руками в эксель-таблицу и считать. Система сама построит отчеты с нужными параметрами:
Минимизирует механические ошибки. Например, в магазине в вазах стоят розы. Все красные, но сорта разные. Флорист берет розу за 200 рублей, а продает ее за 100 рублей. Вроде банальная ошибка, но бизнес теряет деньги.
Если работать с системой автоматизации:
- Флорист видит остатки цветов в системе: три розы сорта А, они стоят 200 рублей. И 25 роз сорта Б, их продаем по 100 рублей.
- Флористу в букет нужны дешевые розы. Если он случайно потянется к вазе с дорогими цветами, лишний раз подумает: «Ага, их тут всего три, а у меня на остатках 25. Надо проверить».
У флориста и владельца перед глазами реальные остатки по складу — так сложно что-то потерять или забыть:
Система показывает все, что происходит в магазине. Это похоже на единый диспетчерский центр, в котором собрана вся важная информация для каждого, кто работает в системе.
Флористы видят все заказы клиентов и их статусы. Даже если на смену вышел другой работник, вся информация на экране, путаницы не возникнет:
Благодаря Посифлоре владельцу не нужно заниматься расчетами самому, вся информация по магазину у него всегда перед глазами:
1. Владелец может отслеживать онлайн, что происходит у него в каждой торговой точке.
2. Легко контролировать качество букетов. Собственник может попросить флористов, чтобы к выполненным заказам они прикладывали фотографию.
3. Собственник в режиме реального времени видит, сколько денег в кассе, сколько цветов на витрине, складе и в холодильнике. Для этого не нужно ехать в магазин, вся информация отображается на экране смартфона или планшета — система все считает сама. Легко принять решение, пора ли заказывать еще цветов:
4. Система помогает распределить нагрузку. Например, вам нужно подготовить 300 букетов, в программе видно, что больше половины уже готовы. Значит, часть флористов можно отпустить, чтобы с утра они были готовы работать. Остальные флористы дособирают букеты, но завтра будут отдыхать.
Автоматизация помогает увеличить доходы компании, но при этом снизить нагрузку на собственника. Увеличить доходы можно двумя способами: снизить расходы и сделать так, чтобы покупали больше и с большим средним чеком.
На снижении расходов не получится сэкономить много. В среднем списания в цветочных магазинах от 5 до 15% товара.
Лучше сосредоточиться на выручке. В среднем любой человек покупает три букета в год. И любой владелец цветочного магазина хочет, чтобы клиент покупал эти три букета у него. Система учета поможет вести клиентскую базу и систему лояльности. Клиент приходит за букетом, флорист может попросить его контактные данные, занести в систему, а потом напоминать о магазине, когда приходят любимые цветы клиента или перед памятными датами. Спросить, по какому поводу букет, для кого, в следующий раз узнать о вкусах больше.
Например, клиент приходит за гвоздиками ко дню рождения жены. Через год флорист заранее увидит, что у этого клиента памятная дата, и напомнит, что может подготовить для него букет. Или кто-то из клиентов любит пионы, можно рассказать ему, что пришла свежая поставка пионов его любимого цвета.
В Посифлоре есть календарь событий и календарь заказов (что покупал клиент год назад). Это удобно тем, что, рассылая напоминания клиентам, которые когда-то купили букет, вы одновременно попадете в его событие. Человек, скорее всего, вспомнит ваш красивый букет, который порадовал его близких, и сделает заказ снова.
Помогает формировать зарплату флористам на основе того, как они на самом деле работают. С системой учета владелец видит, когда флористы открывают смены, сколько букетов продает каждый и кто чаще других собирает проблемные букеты. На основе этого можно разработать систему премий и KPI. Это помогает более объективно относиться к работе флористов: повышать зарплату на основе показателей, а не из-за личного отношения.
Прозрачная зарплата флористов:
👎 Плохо: полагаться на внутренние ощущения, насколько нравится конкретный флорист.
👍 Удобно: смотреть, сколько букетов продаёт, какие это букеты, часто ли собирает сложные букеты, насколько участвует в хозяйственной жизни магазина.
Чтобы вести учет в экселе, нужно прилагать огромные усилия: настраивать поля, вручную вводить данные, потом самому строить отчеты. А если делать свою автоматизированную систему, только на начальном этапе придется потратить не меньше миллиона рублей. При этом нет гарантии, что система будет работать так, как надо.
Всегда понятно, сколько цветов осталось. Когда приходит свежая поставка, можно загрузить накладную о поступлении товаров в программу, новые цветы автоматически прибавятся к остаткам на складе. Цены на товар можно назначить один раз, а дальше корректировать по необходимости с компьютера или телефона.
Программа фиксирует наличие цветов и их стоимость, а также сколько цветов зарезервировано. Например, бывает такое, что физически цветы на складе есть, но по факту зарезервированы в заказах и букетах на витрине. Без системы учета флорист может забыть об этом и пообещать другим клиентам букеты, хотя этих цветов уже по факту нет. Так часто бывает, когда бизнес развивается и имеет не один канал продаж.
На этапе составления заказа флорист видит в системе учета, сколько реально цветов осталось, он не может выбрать больше, чем есть. Владельцу удобно, что можно сделать план закупки, а не покупать цветы в последний момент и по завышенным ценам.
Легко узнать, какие товары пользуются спросом. В любой момент мы можем сделать отчеты по проданным товарам и посмотреть, какие цветы чаще покупают. Так мы сможем увеличить прибыль и закупить популярные на данный момент цветы:
Работа по рецептам и шаблонам. Чтобы не тратить время на подсчет по стеблям, можно заранее составить шаблоны букетов. Для этого в Посифлоре можно создать карточку-рецепт с фотографией. В ней уже указан состав: название и количество стеблей в композиции.
Как только флорист добавляет шаблон в корзину, программа автоматически учитывает все используемые стебли и резервирует их; пока заказ не закрыт, цветы не списываются из складских остатков. Шаблоны можно сделать из чего угодно, не только из цветов. Например, это могут быть корзины со сладостями или декорации.
Контроль качества работы в магазине. Флористы видят все заказы клиентов и их статусы, а владелец отслеживает онлайн, что творится у него на точке. В системе отображаются пожелания клиента, срок доставки, бюджет и была ли предоплата. А еще собственник может установить контроль за внешним видом товара. Для этого флористам надо будет прикладывать фото выполненных заказов.
Еще одна удобная функция — заказы не привязаны к флористам. Один флорист может оформить заказ от клиента, другой — собрать букет, а третий — отдать его клиенту. Вся информация о заказах и клиентах хранится в системе.
Онлайн-витрина, чтобы работать удаленно. Витрина Посифлоры — аналог онлайн-магазина, который синхронизируется со складом, CRM и офлайн-магазином. Там можно отображать готовые букеты с витрины, разместить рецепты (состав букетов, чтобы флористу было легко собрать определенный) или настроить отображение любых других товаров в наличии, например упаковки и сувениров.
Витрина помогает клиенту определиться с выбором заранее или сразу купить то, что понравилось. Флористам всего лишь надо будет отметить выполненную работу по шаблонам, в ней уже все посчитано. Онлайн-витрина упростит работу в праздники и избавит от рутинных задач.
Интернет-магазин — это не просто сайт с фотографиями и описанием товара. Для эффективной работы нужно постоянно обновлять ассортимент, следить за ценами и наличием товара. Если клиент делает заказ, а менеджер перезванивает и говорит, что букета нет, то, скорее всего, клиент уже не вернется.
Для клиентов Посифлоры сделали возможность быстро запустить онлайн-магазин, который автоматически синхронизируется со складом, CRM и офлайн-магазином. Интернет-магазин от Посифлоры не нужно обслуживать. Вы один раз настраиваете и больше не возвращаетесь к этому вопросу. Если нужно будет изменить логотип, название, адрес или телефон, это займет те же пять минут.
Плюс Посифлора помогает фиксировать как онлайн‑, так и офлайн-продажи. Благодаря системе автоматизации все данные о покупках собираются в одном месте. Это помогает контролировать резерв, остатки на складе и показатели выручки.
Интернет-магазин цветов за 5 минут
Как настроить и запустить интернет-магазин?
Еще онлайн-витрина помогает реализовать другие возможности:
- к ней можно привязать свой домен;
- оставлять ссылки на «Яндекс Картах»;
- увеличивать трафик.
Собственник сразу видит, если в магазине есть проблемы. С системой учета легко следить за наличием товара на складе, списаниями и поступлениями. Можно проанализировать, хватает ли магазину рабочих рук, справляются ли работники с нагрузкой. Сразу видно, какие действия к какому результату приводят: одни цветы скупили все, других осталось много, то есть можно скорректировать закупку и повлиять на прибыль. Вы видите, почему выросли продажи, какая реклама сработала, откуда пришел клиент.
Сравниваем системы учета для цветочного бизнеса: Посифлора, Флорапоинт и Флорапос
Эксперты Посифлоры проводили исследование: расспросили собственников цветочного бизнеса, на какие критерии они чаще всего обращали внимание при выборе системы учета. Вот что получилось:
- поддерживаемые устройства;
- стабильность работы;
- отзывчивость техподдержки;
- способы заведения товаров;
- календарь заказов;
- управление курьерами;
- сложность настройки и внедрения системы;
- отчеты и аналитика;
- поддерживаемые онлайн-кассы;
- внешний вид.
Для сравнения выбрали программы с самыми большими возможностями из тех, которые создавались именно для торговли цветами и сопутствующими товарами. Выбрали для сравнения Посифлору, Флорапос и Флорапоинт. Итак, пройдемся по основным параметрам каждой.
| Посифлора | Флорапоинт | Флорапос | |
| Поддерживаемые устройства и операционные системы | Административная панель и приложение курьера — работают в браузере, доступны на любом устройстве и любой ОС. Торговое приложение можно установить на iPad или устройство с ОС Windows. Торговое мобильное приложение флориста — на телефон с iOS и Android | Приложение руководителя и приложение курьера есть на iOS и Android, торговое приложение флориста — Windows | Приложение для флористов — только Android |
| Где хранятся данные | В облаке, но работает и без интернета: изменения сохраняются на устройстве и, когда появляется интернет, передаются в облако. Посифлора хранит информацию в дата-центрах Яндекса | На своих дисках или в облаке, — но с системой можно работать, если интернет пропал. После восстановления сети все данные синхронизируются. Арендует сервера у провайдера ruvds.com | У вас на компьютере. Работает всегда, интернет не нужен. Но если жесткий диск выйдет из строя, есть риск потерять данные. Или в облаке — программа работает только через интернет. Производитель арендует сервер в компании oncloud.ru |
| Техподдержка | Техподдержка 24/7 входит в подписку. Также в подписку входят услуги личного менеджера — он доступен в будни с 9 по 18 по московскому времени | Доступна каждый день с 8 до 22 по московскому времени. В остальное время через форму на сайте или email | Консультация: в будни с 10 до 17 по московскому времени. По отзывам пользователей, с поддержкой на этой линии большие проблемы. Есть платный вариант с 8 до 22 по московскому времени за 1,5 тыс. ₽ в месяц, но им пользуются очень редко |
| Встроенный интернет-магазин | Время запуска 7 минут. Настроить, активировать и деактивировать может любой. Есть интеграция с «Инсташопом» и витриной магазина, к которому привязан интернет-магазин | ❌ | ❌ |
| Способы заведения товаров | Можно ввести вручную, импортировать накладную из файла Excel или с помощью сканера штрихкода и терминала сбора данных | Можно ввести вручную, импортировать накладную из файла Excel или с помощью сканера штрихкода и терминала сбора данных | Только ручной ввод |
| Календарь заказов | Реализован в виде канбан-доски: внутри каждого дня они распределены по стадии готовности. Это удобно, когда заказов много: сразу видно, какие заказы надо собрать, какие передать курьеру, а какие еще не взяли в работу | Организован как обычный календарь: даты и список заказов на каждый день. При нажатии на дату показывает подробную информацию о заказах, которые нужно собрать и доставить в этот день: сумму, интервал доставки, ответственного, статус заказа | Организован как обычный календарь: даты и список заказов на каждый день. При нажатии на дату показывает подробную информацию о заказах, которые нужно собрать и доставить в этот день: сумму, интервал доставки, ответственного, статус заказа |
| Управление курьерами | Курьеры могут работать с заказами через веб-интерфейс в любом браузере на любом устройстве. Курьер может взять заказ, сообщить о проблеме с заказом, отметить заказ доставленным, построить маршрут или позвонить получателю | Для курьеров есть отдельное мобильное приложение на iOS и Android. Там видны все данные по заказу: фотоотчет по доставке, автоматические пуш-уведомления о новых заказах, плюс связь с клиентом | ❌ |
| Сложность настройки | Производители предлагают курс внедрения, во время которого работе обучатся собственник и все сотрудники. Курс длится две недели, но его можно пройти и быстрее: всего за 4 дня | В цену входит настройка и краткое обучение, после которого пользователь может работать в системе. Обычно инженер приезжает на следующий день. Углубленное обучение оплачивается отдельно и состоит из трех этапов: обучение администратора, флориста и руководителя. Для тех, кто не готов платить за обучение, есть бесплатная видеоинструкция и гайд в pdf | Программа не рассчитана на самостоятельную настройку. Нужен хотя бы один выезд инженера, который поможет всё настроить и покажет, как работать в системе. Если купить ПО, то это бесплатно. Если ПО арендуется, настройка и обучение платные |
| Отчеты и аналитика | 20 показателей по деньгам, 6 показателей по клиентам, 10 показателей по витрине, 11 настраиваемых отчетов с возможностью распечатать или выгрузить в pdf или в формате Excel | 7 складских отчетов, 2 финансовых, 14 по кассе и 6 отчетов руководителя, которые можно распечатать или выгрузить файлом Excel. Можно заказать отчет под свои нужды. Эта услуга бесплатна | 25 отчетов. Из административной панели можно выгрузить только в формате Excel, из складского модуля в pdf |
| Онлайн-кассы | Эвотор, АТОЛ, Штрих‑М, РР-Электро, Dreamkas (Viki Print) | АТОЛ, Эвотор, Штрих‑М, Dreamkas (Viki Print) | Только АТОЛ и аналоги |
| Дополнительные критерии | |||
| Работа с клиентами | |||
| Встроенная CRM | ✅ | ✅ | ✅ |
| Предзаказы | ✅ | ❌ | |
| Фильтр по памятным датам клиентов | ✅ | ✅ | ❌ |
| Системы лояльности | ✅ | ✅ | ✅ |
| Работа со складом | |||
| Видны остатки и зарезервированный товар | ✅ | ✅ | Только остатки |
| Дробный учет | ✅ | ✅ | ✅ |
| Импорт и экспорт Excel | ✅ | ✅ | ❌ |
| Учет остатков на складе | ✅ | ✅ | ✅ |
| Инвентаризация букетов на витрине | ✅ | ✅ | ✅ |
| Списание с причинами и фото | ✅ | ✅ | ❌ |
| Работа с заказами | |||
| Календарь заказов | ✅ | ✅ | ✅ |
| Видно, какие цветы в букете и их количество | ✅ | ✅ | ✅ |
| Витрина готовых букетов | ✅ | ✅ | ❌ |
| Приложение для флористов | Android и iOS | ❌ | ❌ |
| Приложение для курьеров | Любая ОС | Android и iOS | ❌ |
Внешний вид торгового приложения
Стоимость
Невозможно сравнить стоимость программ, потому что у каждой из них есть варианты платных и бесплатных модулей. То, что у одной программы платно, — бесплатно в другой, а у третьей вообще отсутствует. Для объективности рекомендуем заказать индивидуальный расчет стоимости у менеджера компании.
Программа решает конкретные задачи каждого бизнеса. Не бывает так, что сразу подключаешь программу и начинаешь работать. Изначально надо во всем разобраться и адаптировать под себя. В Посифлоре сначала узнают задачи бизнеса и подбирают такой вариант программы, которая будет эти задачи решать.
Вести учет с программой или вручную: на примере цветочных магазинов
Цветочная студия «Букетная». Находится в Ростове-на-Дону. За время работы «Букетной» было пережито пять напряженных 8 Марта. Было всякое: терялись стикеры с информацией о заказе, команда не спала всю ночь с 7 на 8 марта, чтобы все успеть. В процессе развития магазина появилась идея создания специализированной системы для учета в цветочном бизнесе. Сооснователь Посифлоры Евгений Кащеев рассказывает, как работает программа учета и какую пользу приносит бизнесу.
В таблице собрали основные проблемы, с которыми столкнулась «Букетная», и как эти проблемы решила Посифлора.
| До системы учета | После системы учета |
| Не было понимания того, что происходит с бизнесом. Сколько стеблей осталось на складе? Когда делать закупку? Почему увеличилось количество списаний? Магазин работает в плюс или в минус? Какие цветы приносят доход, а какие убытки на цифрах, а не ощущениях? | Все данные по наличию, списаниям, продажам отдельных сортов можно посмотреть с компьютера, планшета и даже телефона из любой точки |
| Всё было завязано на людях. Приходилось постоянно находиться в магазине: следить за остатками, оформлением заказов и работой флористов | За работой флористов можно следить удаленно, даже если у вас несколько торговых точек |
| До Посифлоры приходилось вести учет на складе с помощью тетради и экселевской таблицы. Так, у магазина был лишь примерный список товаров. Флористы должны были ежедневно обновлять данные по наличию. В праздничные дни из-за суматохи магазин отказывался от учета и считалась только выручку по кассе | Флористу не нужно заполнять таблицу учета товаров, проверять наличие на складе и сверяться с прайс-листом по каждому цветку. Посифлора автоматически считает цену букета и сверяет остатки |
| Неизвестно, сколько остатков на складе | Всегда знаем, сколько стеблей на складе и какие цветы в предзаказах |
| Хаотичная закупка. Каждый раз покупаешь цветы на свой вкус и в произвольном количестве, вместо того чтобы покупать цветы, которые чаще всего заказывают клиенты | Проще планировать закупку. Можно сопоставить остатки на складе с показателями продаж прошлого года или с предзаказами |
| Постоянные докупки. Нельзя точно спланировать, на сколько дней хватит цветов | Забыть об учете товара невозможно. Чтобы оформить заказ, флористу нужно внести использованные стебли в программу |
| Страх не выполнить заказ. Цветы кончаются всегда не вовремя, иногда приходится отменять заказы и терять лояльность клиента | Контроль за движением товара. Продавец не сможет провести сделку вне кассы или даже скрутить лишний рулон бумаги без ведома владельца |
| Нельзя планировать продажи на праздники. Если купить больше цветов, чем нужно, то они не будут проданы. А если меньше, то придется отказаться от части заказов и потерять прибыль. В праздники у оптовиков цены выше, но самое главное — на закупку просто нет времени, все заняты сбором заказов | Можно прогнозировать, в какие праздники какие цветы пользовались спросом, за счет чего легче планировать закупку |
| Сложно отследить, куда уходят товары. Продавец может продать цветы или упаковку не через кассу, а деньги забрать себе | Все прозрачно: владелец всегда может посмотреть, сколько денег в кассе, остатков каждого сорта цветка на складе. Перед глазами сводка, сколько заработал каждый флорист, у кого какой средний чек |
Букетная 8 марта: «Выручка выросла на 80% и мы выспались»
Студия цветов «Лаванда». Посифлора помогла собрать все данные в одном месте, плюс стало возможным видеть реальные цифры и возможности для роста. Закупки теперь можно планировать, и магазин увеличил выручку в два раза, когда перестал терять на списаниях товаров, которые плохо покупали.
Студия цветов «Лаванда»: «С Посифлорой вывели убыточный магазин в плюс»
My Hype Flowers. Алина Мартынцова — владелица интернет-магазина и цветочной мастерской My Hype Flowers в Томске. Подключила Посифлору после открытия салона. С программой стало ясно, что раньше владелица незаметно теряла на заказах 2–3 тысячи рублей каждый день. Кроме этого, с системой учета стало видно, какие цветы пользуются спросом и приносят больше прибыли.
За два месяца работы с Посифлорой у студии My Hype Flowers получилось:
1. Найти и убрать денежные утечки.
2. Расширить ассортимент.
3. Запустить программу лояльности и придумать способы привлечения клиентов.
👉 Собрали ниже несколько примеров о том, как изменилась работа после автоматизации с Посифлорой:
