Содержание
Иногда нас спрашивают что-то вроде этого: «Я веду учет в экселе. Вот продали букет, отмечаем. Но иногда натыкаюсь на рекламу каких-то систем автоматизации. Интересно, чем это мне поможет?»
Рассказывать будем на примере Посифлоры — это система автоматизации цветочного бизнеса, которую мы создаем. У других систем автоматизации похожий принцип, но о функциях лучше узнавать дополнительно.
Отвечаем: система автоматизации помогает понять, что делать владельцу бизнеса, чтобы зарабатывать больше
Если кратко, система автоматизации бизнеса — это инструмент для владельца бизнеса. Он помогает понять, какие усилия ведут к результату. Грубо говоря, что нужно делать, чтобы магазин зарабатывал больше.
- Какие цветы пользуются популярностью, а какие чаще других уходят в утиль?
- Вернется ли клиент после ошибки флориста?
- Сколько цветов запасти к 8 Марта, чтобы заработать и не потерять все силы?
- Сколько денег зарабатываю на свадебных букетах?
- Сколько зарабатываю на пионах, а сколько — на розах?
- Почему приросли продажи: сработала контекстная реклама или реклама в Яндекс.Картах?
- Стоит ли продлевать рекламу в Яндекс.Картах еще на три месяца?
Конечно, система автоматизации — не волшебная таблетка, которая сама увеличит прибыль. Давайте посмотрим, как это работает.
Система сама считает все важные показатели бизнес
Часто у владельцев бизнеса не хватает рук, чтобы уследить за всем сразу. Поэтому они уделяют внимание проблемным зонам. Например, если уволился флорист, нужно брать все силы и искать нового. А если поставщик подвел с доставкой, искать срочную замену.
Собственники цветочных магазинов часто рассказывают нам, что не знают, сколько точно зарабатывают, а главное — что на это влияет. Почему вчера выручка была 24 тысячи рублей, а сегодня только десять тысяч? О причинах можно только догадываться, а значит, невозможно сказать, как действовать в будущем.
Система автоматизации сама считает показатели бизнеса. Вот как это работает на примере Посифлоры:
- Закупили цветы и материалы — занесли их в ассортимент программы
- Флорист собрал букет, он отобразился на онлайн-витрине.
- Продали букет — автоматически из ассортимента списались цветы, которые входили в этот букет. В программе фиксируются все продажи.
- В конце дня вы видите, сколько денег в кассе, остатков каждого цветка на складе. Перед вами сводка, сколько заработал каждый флорист, у кого и какой средний чек.
- Вам не надо сводить всё руками в эксель-таблицу и считать. Система сама построит отчеты с нужными параметрами.
Чтобы вести такой же учет в экселе, нужно прикладывать сверхусилия: настраивать поля, вручную вводить данные, потом самому строить отчеты. А если делать свою автоматизированную систему, только на начальном этапе придется потратить не меньше миллиона рублей. Мы как-то считали. При этом нет гарантии, что система будет работать так, как надо.
Готовые системы автоматизации помогают проводить множество расчетов. Не нужно настраивать поля, в системе уже есть всё, что нужно для работы.
Меньше механических ошибок
Представьте, в магазине в вазах стоят розы. Все красные, но сорта разные. Флорист берет розу за 200 рублей, а продает ее за 100 рублей. Вроде банальная ошибка, но бизнес теряет деньги.
Чтобы избежать ошибки, владельцу нужно до начала рабочего дня прийти на точку и провести инструктаж: из этой вазы продаем по 200 рублей, из этой — по 100 рублей. Но это не гарантирует, что флорист опять что-то не перепутает.
Вот как это будет работать с системой автоматизации.
- Флорист видит остатки цветов в системе: три розы сорта А, они стоят 200 рублей. И 25 роз сорта Б, их продаем по 100 рублей.
- Флористу в букет нужны дешевые розы. Если он случайно потянется к вазе с дорогими цветами, лишний раз подумает: «Ага, их тут всего три, а у меня на остатках 25. Надо проверить».
У флориста и владельца перед глазами реальные остатки по складу — так сложно что-то потерять или забыть.
Система, как зеркало, показывает всё, что происходит в магазине
Флористы видят все заказы клиентов и их статусы, а владелец отслеживает онлайн, что творится у него на точке.
- Клиент заказывает букет. Флорист создает в системе заказ и отображает в нем пожелания, бюджет, дату доставки, картинку-референс и авансы, если клиент оставил предоплату.
- Представим, что клиент заказал заказ заранее, доставить нужно через три дня. В тот день смена другого флориста. Но флористам не приходится передавать друг другу информацию по заказу. Другой флорист приходит на работу, заходит в систему и видит, какие заказы нужно собрать сегодня. Перед ним вся информация.
- Собственник может контролировать качество букетов. Например, можно ввести правило, что флористы обязаны прикладывать в закрытые заказы фотки готовых букетов.
- Собственник в режиме реального времени видит, сколько денег в кассе, букетов на витрине и цветов в холодильнике. Так ему проще принять решение, что пора заказывать новые цветы или пригласить дополнительного флориста, потому что не хватает рук.
Или другая ситуация. 8 марта — день, когда цветочные магазины зарабатывают 15–20% годовой выручки. Для флористов этот день — огромная нагрузка. Они выходят на работу с мыслью: «Как бы это пережить». Система автоматизации поможет распределить нагрузку.
- Вы знаете, что вам нужно собрать 300 заказов. Работает шесть флористов.
- Система автоматизации показывает, что уже собрано 230 букетов, еще нужно 70.
- Значит, можно кого-то из флористов отправить спать, чтобы завтра они могли бодро обслуживать покупателей. Остальные флористы дособирают букеты, но завтра будут отдыхать.
Еще одна удобная функция — заказы не привязаны к флористам. Один флорист может оформить заказ от клиента, другой — собрать букет, а третий — отдать его клиенту. Вся информация о заказах и клиентах хранится в системе.
Более качественные управленческие решения
У автоматизации должна быть четкая цель — увеличить доходы компании:
— снизить расходы;
— увеличить выручку — то есть сделать так, чтобы клиенты покупали больше.
На снижении расходов невозможно выиграть много. Давайте на примере.
- Общаюсь с потенциальным клиентом, который думает об установке Посифлоры. Спрашиваю, какая у них выручка. Например, это 500 000 рублей.
- Я прямо в уме прикидываю: значит, закупка около 200 000 рублей.
- Если всё плохо, вы списываете 20% цветов, это 40 000 рублей.
- Если всё хорошо — списываете 5%, это 10 000 рублей. То есть за год сэкономите 120 000 рублей — я не знаю, много это или мало, зависит от бизнеса.
А теперь пример про увеличение оборота. В среднем любой клиент покупает три букета в год. И любой владелец цветочного магазина хочет, чтобы клиент покупал эти три букета у него. В этом поможет ведение клиентской базы и правильная система лояльности.
- Можно вести в экселе или тетрадках или знать клиента в лицо. Но флорист будет забывать записывать каждого клиента.
- Для каждого клиента можно проставить предпочтения или памятные даты. Например, 4 июля — день рождения жены, она не любит гвоздики.
С помощью системы лояльности можно увеличить продажи по постоянным клиентам от 10 до 30%.
Объективная зарплата для флористов
Бывает, что отношения с флористами строятся на каких-то внутренних ощущениях вроде: «Да, кажется, этот хороший, работает много». Однако этот флорист может сидеть в магазине целый день, но хамить клиентам или путать заказы.
Система автоматизации показывает, когда флористы открывают смены, сколько букетов продает каждый и кто чаще других собирает проблемные букеты. Это помогает относиться к флористам объективно и повышать зарплату на основе показателей, а не из-за личного отношения.
Добросовестные флористы всегда за установку системы автоматизации. Они понимают, что владелец увидит их показатели и захочет платить больше.
Давайте подведем итог. Система автоматизации — не волшебная таблетка, которая сама поможет увеличить прибыль. Это инструмент, который помогает сократить рутину и ручные расчеты, увидеть реальное состояние своего бизнеса и принять решения.