Часто натыкаюсь на рекламу систем автоматизации цветочного бизнеса. Мне это нужно?

Изображение планшета с интерфейсом
Портрет эксперта

Евгений Кащеев

сооснователь Посифлоры
Портрет эксперта

Ирина Ильяхова

редактор

Иногда нас спрашивают что-то вроде этого: «Я веду учет в экселе. Вот продали букет, отмечаем. Но иногда натыкаюсь на рекламу каких-то систем автоматизации. Интересно, чем это мне поможет?»

Рассказывать будем на примере Посифлоры — это система автоматизации цветочного бизнеса, которую мы создаем. У других систем автоматизации похожий принцип, но о функциях лучше узнавать дополнительно.

Отвечаем: система автоматизации помогает понять, что делать владельцу бизнеса, чтобы зарабатывать больше

Если кратко, система автоматизации бизнеса — это инструмент для владельца бизнеса. Он помогает понять, какие усилия ведут к результату. Грубо говоря, что нужно делать, чтобы магазин зарабатывал больше.

  • Какие цветы пользуются популярностью, а какие чаще других уходят в утиль?
  • Вернется ли клиент после ошибки флориста?
  • Сколько цветов запасти к 8 Марта, чтобы заработать и не потерять все силы?
  • Сколько денег зарабатываю на свадебных букетах?
  • Сколько зарабатываю на пионах, а сколько — на розах?
  • Почему приросли продажи: сработала контекстная реклама или в реклама в Яндекс. Картах?
  • Стоит ли продлевать рекламу в Яндекс. Картах еще на три месяца?

Конечно, система автоматизации — не волшебная таблетка, которая сама увеличит прибыль. Давайте посмотрим, как это работает.

Система сама считает все важные показатели бизнес

Часто у владельцев бизнеса не хватает рук, чтобы уследить за всем сразу. Поэтому они уделяют внимание проблемным зонам. Например, если уволился флорист, нужно брать все силы и искать нового. А если поставщик подвел с доставкой, искать срочную замену.

Собственники цветочных магазинов часто рассказывают нам, что не знают, сколько точно зарабатывают, а главное — что на это влияет. Почему вчера выручка была 24 тысячи рублей, а сегодня только десять тысяч? О причинах можно только догадываться, а значит, невозможно сказать, как действовать в будущем.

Система автоматизации сама считает показатели бизнеса. Вот как это работает на примере Посифлоры:

  • Закупили цветы и материалы — занесли их в ассортимент программы
  • Флорист собрал букет, он отобразился на онлайн-витрине.
  • Продали букет — автоматически из ассортимента списались цветы, которые входили в этот букет. В программе фиксируются все продажи.
  • В конце дня вы видите, сколько денег в кассе, остатков каждого цветка на складе. Перед вами сводка, сколько заработал каждый флорист, у кого и какой средний чек.
  • Вам не надо сводить всё руками в эксель-таблицу и считать. Система сама построит отчеты с нужными параметрами.
Окно витрины в программе Посифлора

Чтобы вести такой же учет в экселе, нужно прикладывать сверхусилия: настраивать поля, вручную вводить данные, потом самому строить отчеты. А если делать свою автоматизированную систему, только на начальном этапе придется потратить не меньше миллиона рублей. Мы как-то считали. При этом нет гарантии, что система будет работать так, как надо.

Готовые системы автоматизации помогают проводить множество расчетов. Не нужно настраивать поля, в системе уже есть всё, что нужно для работы.

Рассылка: как зарабатывать больше в цветочном бизнесе

Раз в неделю присылаем статьи с советами от экспертов: как запустить рекламу, повысить продуктивность флористов и работать с поставщиками без срыва поставок.

Меньше механических ошибок

Представьте, в магазине в вазах стоят розы. Все красные, но сорта разные. Флорист берет розу за 200 рублей, а продает ее за 100 рублей. Вроде банальная ошибка, но бизнес теряет деньги.

Чтобы избежать ошибки, владельцу нужно до начала рабочего дня прийти на точку и провести инструктаж: из этой вазы продаем по 200 рублей, из этой — по 100 рублей. Но это не гарантирует, что флорист опять что-то не перепутает.

Вот как это будет работать с системой автоматизации.

  • Флорист видит остатки цветов в системе: три розы сорта А, они стоят 200 рублей. И 25 роз сорта Б, их продаем по 100 рублей.
  • Флористу в букет нужны дешевые розы. Если он случайно потянется к вазе с дорогими цветами, лишний раз подумает: «Ага, их тут всего три, а у меня на остатках 25. Надо проверить».

У флориста и владельца перед глазами реальные остатки по складу — так сложно что-то потерять или забыть.

Система, как зеркало, показывает всё, что происходит в магазине

Флористы видят все заказы клиентов и их статусы, а владелец отслеживает онлайн, что творится у него на точке.

  • Клиент заказывает букет. Флорист создает в системе заказ и отображает в нем пожелания, бюджет, дату доставки, картинку-референс и авансы, если клиент оставил предоплату.
  • Представим, что клиент заказал заказ заранее, доставить нужно через три дня. В тот день смена другого флориста. Но флористам не приходится передавать друг другу информацию по заказу. Другой флорист приходит на работу, заходит в систему и видит, какие заказы нужно собрать сегодня. Перед ним вся информация.
  • Собственник может контролировать качество букетов. Например, можно ввести правило, что флористы обязаны прикладывать в закрытые заказы фотки готовых букетов.
  • Собственник в режиме реального времени видит, сколько денег в кассе, букетов на витрине и цветов в холодильнике. Так ему проще принять решение, что пора заказывать новые цветы или пригласить дополнительного флориста, потому что не хватает рук.

Или другая ситуация. 8 марта — день, когда цветочные магазины зарабатывают 15−20% годовой выручки. Для флористов этот день — огромная нагрузка. Они выходят на работу с мыслью: «Как бы это пережить». Система автоматизации поможет распределить нагрузку.

  • Вы знаете, что вам нужно собрать 300 заказов. Работает шесть флористов.
  • Система автоматизации показывает, что уже собрано 230 букетов, еще нужно 70.
  • Значит, можно кого-то из флористов отправить спать, чтобы завтра они могли бодро обслуживать покупателей. Остальные флористы дособирают букеты, но завтра будут отдыхать.

Еще одна удобная функция — заказы не привязаны к флористам. Один флорист может оформить заказ от клиента, другой — собрать букет, а третий — отдать его клиенту. Вся информация о заказах и клиентах хранится в системе.

Более качественные управленческие решения

У автоматизации должна быть четкая цель — увеличить доходы компании:

— снизить расходы;
 — увеличить выручку — то есть сделать так, чтобы клиенты покупали больше.

На снижении расходов невозможно выиграть много. Давайте на примере.

  • Общаюсь с потенциальным клиентом, который думает об установке Посифлоры. Спрашиваю, какая у них выручка. Например, это 500 000 рублей.
  • Я прямо в уме прикидываю: значит, закупка около 200 000 рублей.
  • Если всё плохо, вы списываете 20% цветов, это 40 000 рублей.
  • Если всё хорошо — списываете 5%, это 10 000 рублей. То есть за год сэкономите 120 000 рублей — я не знаю, много это или мало, зависит от бизнеса.

А теперь пример про увеличение оборота. В среднем любой клиент покупает три букета в год. И любой владелец цветочного магазина хочет, чтобы клиент покупал эти три букета у него. В этом поможет ведение клиентской базы и правильная система лояльности.

  • Можно вести в экселе или тетрадках или знать клиента в лицо. Но флорист будет забывать записывать каждого клиента.
  • Для каждого клиента можно проставить предпочтения или памятные даты. Например, 4 июля — день рождения жены, она не любит гвоздики.

С помощью системы лояльности можно увеличить продажи по постоянным клиентам от 10 до 30%.

Объективная зарплата для флористов

Бывает, что отношения с флористами строятся на каких-то внутренних ощущениях вроде: «Да, кажется, этот хороший, работает много». Однако этот флорист может сидеть в магазине целый день, но хамить клиентам или путать заказы.

Система автоматизации показывает, когда флористы открывают смены, сколько букетов продает каждый и кто чаще других собирает проблемные букеты. Это помогает относиться к флористам объективно и повышать зарплату на основе показателей, а не из-за личного отношения.

Добросовестные флористы всегда за установку системы автоматизации. Они понимают, что владелец увидит их показатели и захочет платить больше.

Давайте подведем итог. Система автоматизации — не волшебная таблетка, которая сама поможет увеличить прибыль. Это инструмент, который помогает сократить рутину и ручные расчеты, увидеть реальное состояние своего бизнеса и принять решения.

Редакция
4 месяца назад
А в вашем цветочном есть система автоматизации?