Содержание
Основатель Посифлоры Евгений Кащеев рассказывает, как работает программа учета и какую пользу приносит бизнесу.
Зачем мы создали Посифлору
Когда мы начали развивать цветочный магазин «Букетная», столкнулись с двумя проблемами:
- У нас не было понимания того, что происходит с бизнесом. Сколько стеблей осталось на складе? Когда делать закупку? Почему увеличилось количество списаний? Магазин работает в плюс или в минус? Какие цветы приносят доход, а какие убытки на цифрах, а не ощущениях?
- Всё было завязано на людях. Приходилось постоянно находиться в магазине: следить за остатками, оформлением заказов и работой флористов.
Сначала мы пробовали всё контролировать с помощью тетради и экселевской таблицы, но это было трудно. Потом решили подключить систему по управлению складом, но ни одна программа нам не подошла. Везде нужно было вкладывать деньги в доработку системы.
Тогда я понял, что на рынке не хватает специализированной системы для цветочных магазинов, и мы стали разрабатывать Посифлору. В этой статье я расскажу, как она работает и как решает задачу складского учета.
Как мы работали без Посифлоры
Сначала мы вели учет на складе с помощью тетради и экселевской таблицы. Когда к нам приходила новая поставка товара, закупщик вручную переносил данные из накладной поставщика в электронную таблицу с остатками на складе. Так, у нас был примерный список товаров.
Флористы должны были ежедневно обновлять данные по наличию. Как показала практика, это было невозможно. В праздничные дни из-за суматохи мы вообще отказывались от учета и считали выручку по кассе. Было стойкое ощущение, что мы что-то упустили.
Представьте ситуацию: к нам приходит покупатель и заказывает букет. Флорист начинает подбирать для него цветы: георгины, розы, маттиолы, хризантемы, антуриумы — всего 5 наименований, к ним в заказ он добавляет упаковку и ленты. После продажи букета все эти использованные стебли нужно убрать из таблицы с остатками на складе. Если этого не сделать, будут расхождения между таблицей и реальным количеством товара на складе.
Обычно флорист сначала записывал в тетрадь стоимость и количество проданных стеблей. В конце дня эти данные он переносил в таблицу с остатками. Иногда он спешил отпустить клиента и записывал только общую сумму заказа. В спешке легко забыть или перепутать, какие цветы купил клиент. В праздник при большом потоке посетителей вести учет таким образом невозможно.
В итоге мы не знали, какие цветы и кому продаем. Из-за этого возникало постоянное расхождение между количеством цветов на складе и тем, что есть в таблице учета.
❌ Без автоматизации: не знаем, сколько у нас остатков на складе
- Хаотичная закупка. Каждый раз покупаешь цветы на свой вкус и в произвольном количестве, вместо того чтобы покупать цветы, которые чаще всего заказывают клиенты.
- Постоянные докупки. Нельзя точно спланировать, на сколько дней хватит цветов.
- Страх не выполнить заказ. Цветы кончаются всегда не вовремя, иногда приходится отменять заказы и терять лояльность клиента.
- Нельзя планировать продажи на праздники. Если купить больше цветов, чем нужно, то они не будут проданы. А если меньше, то придется отказаться от части заказов и потерять прибыль. В праздники у оптовиков цены выше, но самое главное — на закупку просто нет времени, все заняты сбором заказов.
- Сложно отследить, куда уходят товары. Продавец может продать цветы или упаковку не через кассу, а деньги забрать себе. У нас таких продавцов никогда не работало, но такая ситуация на рынке бывает часто.
Эффективно управлять можно лишь тем, что можно достоверно посчитать.
Как мы стали работать после автоматизации
С Посифлорой мы убрали учет цветов из рук флористов и получили инструмент, который помогает планировать закупки
1. Когда приходит поставка товара, мы получаем накладную от поставщика в электронном виде. Ее загружаем в Посифлору, и она автоматически прибавляет новый товар к остаткам на складе. Все данные сохраняются в базе данных. Одновременно с приходной накладной назначаются цены на каждый товар. Владельцу достаточно один раз назначить цены, а в будущем иногда их корректировать. Все это можно делать удаленно с домашнего компьютера или телефона.
2. Теперь флористу не нужно заполнять таблицу учета товаров, ходить на склад проверять реальное наличие и держать перед глазами прайс-лист, чтобы сверять стоимость стеблей. На этапе составления заказа флорист просто нажимает на кнопку в планшете с цветком или другим товаром, а потом выбирает нужное количество стеблей.
3. После оплаты заказа Посифлора автоматически спишет со склада использованные стебли и пробьет чек на кассе. Самому флористу делать ничего не нужно: он может сосредоточиться на сборке букетов и общении с клиентами.
4. В любой момент мы можем сделать отчеты по проданным товарам и посмотреть, какие цветы чаще покупают.
✅ С автоматизацией: всегда знаем, сколько стеблей на складе и какие цветы в предзаказах
- Это быстро. Флористу не нужно заполнять таблицу учета товаров, проверять наличие на складе и сверяться с прайс-листом по каждому цветку. Посифлора автоматически считает цену букета и сверяет остатки.
- Проще планировать закупку. Можно сопоставить остатки на складе с показателями продаж прошлого года или с предзаказами.
- Забыть об учете товара невозможно. Чтобы оформить заказ, флористу нужно внести использованные стебли в программу.
- Контроль за движением товара. Продавец не сможет провести сделку вне кассы или даже скрутить лишний рулон бумаги без ведома владельца.
Работа по рецептам и шаблонам
Чтобы не тратить время на подсчет по стеблям, можно заранее составить шаблоны букетов. Для этого в Посифлоре мы создаем карточку-рецепт с фотографией. В ней уже указан состав: название и количество стеблей в композиции.
Как только флорист добавляет шаблон в корзину, программа автоматически учитывает все используемые стебли. Можно оставить как есть или заменить какие-то цветы и добавить упаковку. После закрытия сделки программа уберет проданные стебли из складских остатков.
Работа по рецептам упрощает жизнь магазину. Особенно это полезно в праздники, когда не хватает времени на сбор букетов, например 1 Сентября или 8 Марта. В эти дни чаще покупают стандартные букеты, поэтому тут важна скорость сборки. Флорист сразу видит, какие цветы и в каком количестве ему нужно использовать.