Автоматизация цветочного бизнеса: как организовать учет на складе

Основатель Посифлоры Евгений Кащеев рассказывает, как работает программа учета и какую пользу приносит бизнесу.

Когда мы начали развивать цветочный магазин «Букетная», столкнулись с двумя проблемами:

1. У нас не было понимания того, что происходит с бизнесом. Сколько стеблей осталось на складе? Когда делать закупку? Почему увеличилось количество списаний? Магазин работает в плюс или в минус? Какие цветы приносят доход, а какие убытки на цифрах, а не ощущениях?
2. Всё было завязано на людях. Приходилось постоянно находиться в магазине: следить за остатками, оформлением заказов и работой флористов.

Сначала мы пробовали всё контролировать с помощью тетради и экселевской таблицы, но это было трудно. Потом решили подключить систему по управлению складом, но ни одна программа нам не подошла. Везде нужно было вкладывать деньги в доработку системы.

Тогда я понял, что на рынке не хватает специализированной системы для цветочных магазинов, и мы стали разрабатывать Посифлору. В этой статье я расскажу, как она работает и как решает задачу складского учета.

Сначала мы вели учет на складе с помощью тетради и экселевской таблицы. Когда к нам приходила новая поставка товара, закупщик вручную переносил данные из накладной поставщика в электронную таблицу с остатками на складе. Так, у нас был примерный список товаров.

Флористы должны были ежедневно обновлять данные по наличию. Как показала практика, это было невозможно. В праздничные дни из-за суматохи мы вообще отказывались от учета и считали выручку по кассе. Было стойкое ощущение, что мы что-то упустили.

Представьте ситуацию: к нам приходит покупатель и заказывает букет. Флорист начинает подбирать для него цветы: георгины, розы, маттиолы, хризантемы, антуриумы — всего 5 наименований, к ним в заказ он добавляет упаковку и ленты. После продажи букета все эти использованные стебли нужно убрать из таблицы с остатками на складе. Если этого не сделать, будут расхождения между таблицей и реальным количеством товара на складе.

Обычно флорист сначала записывал в тетрадь стоимость и количество проданных стеблей. В конце дня эти данные он переносил в таблицу с остатками. Иногда он спешил отпустить клиента и записывал только общую сумму заказа. В спешке легко забыть или перепутать, какие цветы купил клиент. В праздник при большом потоке посетителей вести учет таким образом невозможно.

В итоге мы не знали, какие цветы и кому продаем. Из-за этого возникало постоянное расхождение между количеством цветов на складе и тем, что есть в таблице учета.

❌ Без автоматизации: не знаем, сколько у нас остатков на складе

• Хаотичная закупка. Каждый раз покупаешь цветы на свой вкус и в произвольном количестве, вместо того чтобы покупать цветы, которые чаще всего заказывают клиенты.
• Постоянные докупки. Нельзя точно спланировать, на сколько дней хватит цветов.
• Страх не выполнить заказ. Цветы кончаются всегда не вовремя, иногда приходится отменять заказы и терять лояльность клиента.
• Нельзя планировать продажи на праздники. Если купить больше цветов, чем нужно, то они не будут проданы. А если меньше, то придется отказаться от части заказов и потерять прибыль. В праздники у оптовиков цены выше, но самое главное — на закупку просто нет времени, все заняты сбором заказов.
• Сложно отследить, куда уходят товары. Продавец может продать цветы или упаковку не через кассу, а деньги забрать себе. У нас таких продавцов никогда не работало, но такая ситуация на рынке бывает часто.

С Посифлорой мы убрали учет цветов из рук флористов и получили инструмент, который помогает планировать закупки

1. Когда приходит поставка товара, мы получаем накладную от поставщика в электронном виде. Ее загружаем в Посифлору, и она автоматически прибавляет новый товар к остаткам на складе. Все данные сохраняются в базе данных. Одновременно с приходной накладной назначаются цены на каждый товар. Владельцу достаточно один раз назначить цены, а в будущем иногда их корректировать. Все это можно делать удаленно с домашнего компьютера или телефона.

2. Теперь флористу не нужно заполнять таблицу учета товаров, ходить на склад проверять реальное наличие и держать перед глазами прайс-лист, чтобы сверять стоимость стеблей. На этапе составления заказа флорист просто нажимает на кнопку в планшете с цветком или другим товаром, а потом выбирает нужное количество стеблей.

3. После оплаты заказа Посифлора автоматически спишет со склада использованные стебли и пробьет чек на кассе. Самому флористу делать ничего не нужно: он может сосредоточиться на сборке букетов и общении с клиентами.

4. В любой момент мы можем сделать отчеты по проданным товарам и посмотреть, какие цветы чаще покупают.

✅ С автоматизацией: всегда знаем, сколько стеблей на складе и какие цветы в предзаказах

• Это быстро. Флористу не нужно заполнять таблицу учета товаров, проверять наличие на складе и сверяться с прайс-листом по каждому цветку. Посифлора автоматически считает цену букета и сверяет остатки.
• Проще планировать закупку. Можно сопоставить остатки на складе с показателями продаж прошлого года или с предзаказами.
• Забыть об учете товара невозможно. Чтобы оформить заказ, флористу нужно внести использованные стебли в программу.
• Контроль за движением товара. Продавец не сможет провести сделку вне кассы или даже скрутить лишний рулон бумаги без ведома владельца.

Чтобы не тратить время на подсчет по стеблям, можно заранее составить шаблоны букетов. Для этого в Посифлоре мы создаем карточку-рецепт с фотографией. В ней уже указан состав: название и количество стеблей в композиции.

Как только флорист добавляет шаблон в корзину, программа автоматически учитывает все используемые стебли. Можно оставить как есть или заменить какие-то цветы и добавить упаковку. После закрытия сделки программа уберет проданные стебли из складских остатков.

Работа по рецептам упрощает жизнь магазину. Особенно это полезно в праздники, когда не хватает времени на сбор букетов, например 1 Сентября или 8 Марта. В эти дни чаще покупают стандартные букеты, поэтому тут важна скорость сборки. Флорист сразу видит, какие цветы и в каком количестве ему нужно использовать.