Содержание
С 1 марта 2025 года вступили в силу новые правила выдачи фискальных чеков, которые коснутся владельцев цветочного бизнеса.
В статье разберем, как новый закон отразится на работе цветочных магазинов, приведем примеры ситуаций и расскажем, как предпринимателям адаптироваться к новым условиям, чтобы избежать штрафов.
Чек-лист: 5 важных моментов при оформлении заказа
Обязательная онлайн-передача данных в ФНС
Федеральный закон от 08.08.2024 №274-ФЗ вступил в силу с 1 марта 2025 года и изменил для организаций и ИП условия выдачи кассовых чеков покупателям.
Все фискальные чеки должны передаваться в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД) в режиме реального времени. Это требование делает обязательным использование современных онлайн-касс даже для малых торговых точек.
Например, владелец небольшого цветочного магазинчика в торговом центре больше не может использовать старую кассу без подключения к интернету. По закону, он обязан установить онлайн-кассу, которая передает данные о каждой покупке в налоговую службу в режиме реального времени. Исключение делается только для удаленных территорий, где нет доступа к интернету — там разрешена автономная работа касс.
Покупателям можно выдавать чеки следующими способами:
- на бумажном носителе,
- в электронном виде на email,
- по SMS на абонентский номер,
- через сервис ФНС «Мои чеки онлайн».
Сервис «Мои чеки онлайн» позволяет покупателям бесплатно получать и хранить электронные чеки. При использовании этого сервиса продавец направляет данные о чеке в ФНС, а покупателю передает только идентификационные сведения: регистрационный номер кассы, сумму, дату/время расчета и фискальный признак.
❗Для передачи чека через «Мои чеки онлайн» необходимо устное согласие.
Особенности работы с электронными чеками:
- Передавать чеки через сервис ФНС можно только с согласия покупателя — достаточно его устного подтверждения.
- Электронный чек можно выдать только если клиент дал номер телефона или email в момент проведения расчета или позже по просьбе покупателя.
- Если покупатель отказался от электронного чека и не предоставил контакты, нужно обязательно выдать бумажный. Касса не позволит отказаться от печати бумажного чека, если не указаны контакты для отправки чека.
Что нужно сделать цветочным магазинам:
- Перейти на онлайн-кассы с передачей данных в ФНС
Например, если в цветочном магазине пропадет интернет, онлайн-касса сможет работать в автономном режиме. Данные о продажах будут сохраняться в памяти устройства, а затем автоматически передадутся в ФНС при восстановлении связи (но не позднее 30 дней).
- Собирать контакты покупателей для электронных чеков с их согласия
В момент, когда клиент рассчитывается за букет, флорист спрашивает: «Как вам удобнее получить чек: на бумаге, по SMS или email?». При согласии клиента, флорист записывает контактные данные, отправляет электронный чек и уточняет согласие. Если клиент отказывается, выдается бумажный чек.
- Всегда иметь запас чековой ленты для бумажных чеков
В случае с пожилыми клиентами, которые не пользуются смартфонами или электронной почтой, необходимо всегда иметь возможность выдать бумажный чек. Например, пенсионерка, покупающая букет для внучки, сможет получить чек на бумаге, если укажет, что не использует современные технологии.
- Использовать только сертифицированную онлайн-кассу и своевременно обновлять её ПО в соответствии с требованиями законодательства.
Детализация информации в чеке
В законе ужесточены требования к содержанию фискального чека. Помимо стандартной информации (дата, время, сумма), чек должен содержать:
- Наименование товара: «розы красные», «тюльпаны желтые»,
- Количество единиц товара: 101 штука,
- Единицы измерения количества товаров: штука,
- Стоимость за единицу: 150 руб за 1 штуку,
- Данные о скидках и надбавках.
Пример: Если покупатель приобретает букет из 101 роз по 150 рублей каждая, чек должен содержать строку: «Розы красные – 101 штука по 150 рублей». Или указать просто общую сумму, например, «Букет из красных роз – 15 150 рублей». Нельзя использовать в продаже свободную цену, т.е. стоимость покупки, без наименования товара. Указать просто цену без наименования товара: 15 150 рублей.
Чеки при самовывозе и доставке
Для цветочных магазинов, которые предлагают услуги доставки или самовывоза, обязательна выдача фискального чека. Это касается как наличных, так и безналичных расчетов.
Например, если клиент заказал доставку букета через сайт магазина, то после оплаты он должен получить электронный чек на электронную почту или телефон. При самовывозе чек выдается лично в руки.
Если клиент полностью вносит сумму заранее через сайт или приложение, ему направляется электронный документ – новые правила на это не влияют. При доставке через сторонний сервис, где курьер принимает оплату, подтверждающий документ выдает сервис. Когда доставку осуществляет курьер заведения, бумажный документ оформляется до внесения средств клиентом. Если у курьера есть мобильная касса, то он может самостоятельно сформировать чек и отдать клиенту.
Таким образом, независимо от способа получения заказа, клиент должен быть уверен, что его покупка официально задокументирована.
Чек аванса и предоплаты
В цветочных магазинах часто практикуется предоплата, и в таких случаях оформляются два чека с разными признаками расчета:
Авансовый чек — выдается при внесении частичной оплаты. В нем указывается только сумма предоплаты (без списка товаров), а в поле «способ расчета» ставится отметка «Аванс».
Чек полного расчета — формируется при окончательной оплате. Здесь уже отображаются все товары, их количество, сумма аванса и остаток, который клиент доплачивает при получении заказа. В этом документе указывается признак «Полный расчет».
❗Важный момент: если при оформлении возникнет ошибка (например, суммы не сойдутся), потребуется дополнительно сформировать чек коррекции. Пропуск этого шага может привести к штрафам. Учёт в таких операциях требует особой внимательности, ведь любые неточности влияют на финансовую отчётность и могут создать проблемы при проверках.
Штрафы за нарушения
В соответствии со статьей 14.5 КоАП РФ штраф за отсутствие или неприменение кассы зависит от суммы расчетов, которые провели без нее:
- Для предпринимателей это 25–50% от суммы расчетов без кассы, но минимум 10 000 ₽.
- Для юридических лиц — 75–100% от суммы расчетов без кассы, но минимум 30 000 ₽.
Например, цветочный магазин, который не использует онлайн-кассу или не отправляет чеки в ФНС, рискует получить штраф в 30 000 рублей. Если нарушение повторится, сумма штрафа вырастет до 60 000 рублей.
Обычно штрафуют на минимальную сумму, например, 10–30 тыс. рублей, потому что доказать реальную выручку без кассы сложно — чаще это выявляют при разовых проверках (контрольных закупках). Но если налоговая точно узнает, что бизнес давно скрывает доходы (например, по жалобам или данным из банка), то может оштрафовать на 75–100% от всей неучтенной выручки.
Электронные чеки для интернет-магазинов
Для владельцев онлайн-магазинов цветов действуют те же самые правила. Они обязаны передать чек на электронную почту клиента. Это касается как крупных платформ, так и небольших сайтов.
Пример: Интернет-магазин «Цветы 24/7» внедрил систему, которая автоматически отправляет электронные чеки на почту клиентов после оплаты заказа. Если система не работает, это считается нарушением закона. Магазину придет штраф.
Требования при возврате товара
Каждый возврат должен сопровождаться фискальным чеком, который формируется автоматически и отправляется в ФНС. Это позволяет избежать мошенничества и обеспечивает прозрачность операций.
Например, клиент вернул букет роз из-за того, что цветы оказались поврежденными. Магазин «Лилия» оформил возврат через онлайн-кассу, и покупатель получил чек с пометкой «Возврат». Этот чек содержит детали возвращенного товара, дату, время и сумму возврата.
‼️Важно! Если товар возвращается частично (например, только часть букета), чек должен содержать точное описание возвращаемых единиц товара.
Как вносить изменения в чек
Иногда возникают ситуации, когда требуется внести изменения в уже сформированный чек. Например, если продавец ошибся в количестве товара, цене или наименовании. В таких случаях действуют строгие правила.
Чек возврата. Если в чеке продажи обнаружена ошибка, то на него оформляется чек возврата. Для этого используется специальная функция онлайн-кассы. Чек возврата также отправляется в ФНС, чтобы подтвердить корректность операции.
Например, продавец в магазине «Роза и тюльпан» случайно указал вместо 5 роз 10. Он оформляет чек возврата, а затем формирует новый с правильными данными.
Корректировочный чек используется, если при продаже не был выдан чек. Например, из-за сбоя в работе кассы или по технической ошибке. В этом случае формируется чек коррекции прихода, в котором указана сумма продажи и способ расчета.
Порядок действий при изменениях в чеках:
- Убедитесь, что изменения согласованы с клиентом.
- Оформите возврат чека через онлайн-кассу.
- Выдайте клиенту новый чек с правильными данными.
- Сохраните все документы для возможной проверки.
Требования к QR-кодам в чеках
Каждый фискальный чек должен содержать QR-код, который позволяет покупателю проверить подлинность чека и убедиться, что данные были отправлены в ФНС. QR-код содержит уникальный идентификатор чека, а также ссылку на портал ФНС для проверки.
Например, после покупки букета тюльпанов клиент сканирует QR-код на чеке через мобильное приложение «Проверка чеков ФНС». Приложение показывает статус отправки данных в налоговую службу и подтверждает легальность покупки.
Менеджер свяжется и познакомит вас с Посифлорой
Актуальные требования ФНС к печати чеков: размеры, читаемость, QR-код
Требования к оформлению фискальных чеков, включая QR-коды, могут изменяться ФНС без внесения поправок в 54-ФЗ — достаточно издания отдельного приказа. Это позволяет оперативно корректировать стандарты в соответствии с технологическими и контрольными нуждами.
Требования к печатным чекам на основе последних изменений:
Шрифт и межстрочный интервал:
- Минимальная высота строчных букв — 2 мм.
- Интервал между строками — не менее 0,5 мм.
Контрастность текста:
Контрастность печати символов должна составлять не менее 40%. Например, черный на белом фоне с достаточной насыщенностью.
QR-код:
- Размер: минимум 20×20 мм для гарантии удобного сканирования.
- Контрастность: также от 40%, как и для текста.
- Четкость и яркость: должны обеспечивать надежное распознавание любым стандартным сканером, включая мобильные приложения.
Несоблюдение этих требований может привести к проблемам при проверке чека налоговой службой или отказу в признании его легитимности.
Как адаптироваться к новым требованиям
Для успешной работы в условиях нового закона цветочные магазины должны предпринять следующие шаги.
- Необходимо убедиться, что касса поддерживает онлайн-передачу данных в ФНС и соответствует текущим требованиям законодательства. Если у вас старая модель, ее нужно заменить, или обновить в сервисном центре до актуальной версии.
Например, владелец цветочного магазина «Лилия» заменил свою старую кассу на современную модель с поддержкой ОФД. Теперь все чеки автоматически отправляются в налоговую службу.
- Следует подписать договор с проверенным ОФД. Убедиться, что оператор предлагает круглосуточную техническую поддержку и гарантирует стабильность работы.
- Важно провести обучение сотрудников, чтобы они знали, как правильно оформлять чеки и как действовать в случае технических сбоев.
Например, в магазине «Цветущий сад» провели тренинг для продавцов, где рассказали, как вручную оформлять чеки в случае отключения интернета (это допустимо, но только временно).
- Для интернет-магазинов важно использовать специальное программное обеспечение, которое автоматически формируют электронные чеки.
- Необходимо регулярно проверять работу оборудования и корректность отправки данных в ФНС. Хранить отработанный фискальный накопитель в течение установленного законом срока (5 лет).
Например, владелец магазина «Флора» еженедельно проверяет логи отправки чеков через личный кабинет ОФД, чтобы убедиться, что все данные передаются корректно.
Как система учета страхует от нарушения закона
1. Быстрый поиск и оформление — минимум ошибок. Флорист находит товары через поиск или визуальный каталог, указывает количество — программа автоматически рассчитывает стоимость. Никаких ручных подсчетов — никаких ошибок в чеках.
2. Гибкая номенклатура — все по закону. Можно добавить не только цветы, но и упаковку, ленты, декор. Все позиции учитываются правильно — никаких проблем при проверках.
3. Автоматические чеки и списания — полное соответствие требованиям. При закрытии заказа система печатает детализированный чек с реквизитами и сразу списывает товары со склада. Никаких расхождений с фактическими остатками.
4. Готовая база — работайте без нарушений с первого дня. В системе уже есть 3 000 популярных товаров от поставщиков. Загрузите остатки — и можно работать по всем правилам 54-ФЗ.
5. Удобный каталог — меньше путаницы, больше порядка. Товары с фото разбиты по категориям. Можно создать группы, например, «Букеты на 8 Марта» или «Новогодние композиции». Сотрудники не ошибутся при выборе.
6. Подсказки для персонала — даже новичок не нарушит учет. Если флорист забыл название, система поможет найти товар. Никаких «левых» продаж и неправильных наименований в чеках.
7. Прозрачность для клиентов — доверие и отсутствие претензий. Вы сами решаете, что показывать в чеке:
- Общую сумму за букет, если важно подчеркнуть ценность композиции, а не отдельных цветов.
- Детализированную разбивку, если клиент хочет видеть стоимость каждого элемента.
8. Гибкость в оформлении чеков. Цену и наименование товара легко изменить прямо во время продажи. С помощью программы учета можно за секунды собрать букет из любых видов цветов, придумать для него название и назначить цену. Вся эта информацию отобразится в чеке.
Дополнительные возможности программы:
|
✔ Автоматический расчет себестоимости — видите прибыль с каждого букета. ✔ Гибкое ценообразование — наценки, акции, скидки без нарушения учета. ✔ Контроль остатков — система предупредит, если товар заканчивается. ✔ Отчеты для налоговой — все данные готовы для проверок. |
Чек-лист для владельцев цветочных магазинов
- Проверьте соответствие кассы требованиям:Убедитесь, что касса соответствует текущему законодательству. Для этого обратитесь в сервисный центр производителя, чтобы обновить кассу.
Если кассу невозможно обновить до актуальной версии, замените ее. - Зарегистрируйте кассу в налоговой службе.
- Подключите оператора фискальных данных (ОФД)
Подпишите договор с надежным ОФД.
Убедитесь, что оператор предлагает круглосуточную поддержку. - Обучите сотрудников:
Проведите тренинг по работе с онлайн-кассами и порядку выдачи чеков.
Объясните, как действовать в случае технических сбоев. - Проводите все продажи через онлайн-кассу и выдавайте чеки покупателям.
- Запрашивайте номер телефона или email покупателя для отправки электронного чека.
- Следите за интернет-соединением:
Помните, что онлайн-касса может работать без передачи данных в ОФД в течение 30 дней. После этого она заблокируется и не начнет работать, пока не передаст все сохраненные документы в ОФД. - Проверяйте правильность данных:
Контролируйте точность данных в чеке (товар, количество, цена). в случае ошибки, своевременно исправляйте ее. - Регулярно проверяйте работу системы:
Следите за отправкой чеков в ФНС через личный кабинет ОФД и храните архивы в течение 5 лет. - Проверяйте актуальность норм:
Следите за письмами ФНС.
