6 советов, как организовать работу с поставщиками

Чтобы получать свежие цветы и не страдать от сорванных поставок в праздники

Игрушечный пикап с букетом цветов в кузове
Портрет эксперта

Катя Кащеева

Портрет эксперта

Никита Аксютин

редактор, узнал про поставщиков

«Свежие цветы по привлекательным ценам в срок» — это только красивый лозунг на лендингах поставщиков. А всё бывает иначе: у одного поставщика отличные цены, но маленький ассортимент, у другого — богатый ассортимент, но доставляют в регионы автобусом и не соблюдают температурный режим для цветов.

Мы собрали шесть советов, которые помогут работать с поставщиками. Сразу предупреждаем: может показаться, что советы противоречат друг другу. Всё дело в том, что в одном поставщике невозможно совместить всё лучшее. Отталкивайтесь от своих приоритетов: что важно в работе.

Выбирайте поставщиков с отзывчивыми менеджерами

Контакт с поставщиком сводится к общению с персональным менеджером. В идеальном мире это свой человек в компании поставщика, который помогает вам в работе.

Менеджер обрабатывает претензии, высылает прайс-листы, помогает с выбором цветов, отправляет курьера с партией цветов, предупреждает о проблемах.

Обычно общение с менеджером происходит в мессенджере. Например, здесь менеджер присылает фотографии цветов со склада, чтобы покупатель мог оценить их внешний вид и свежесть

В реальном мире у поставщика может работать менеджер, от которого часами ждешь ответа. От профессионализма менеджера зависит, насколько быстро обработают вашу претензию и насколько свежие цветы вам доставят.

Обычно уже при первой поставке можно увидеть, насколько профессиональный менеджер работает у поставщика:

Хороший менеджер
  • Покажет, что есть на складе, предложит альтернативы цветам, которые вы хотите, если их нет
  • Подробно ответит на все интересующие вас вопросы
  • Сфотографирует цветы перед отправкой, если попросите
  • Урегулирует претензии без лишней волокиты и бумажек
Плохой менеджер
  • В ответ на запрос пришлет прайс-лист, хорошо если еще актуальный
  • Долго отвечает, игнорирует сообщения
  • Скажет, что у него нет камеры
  • Запросит документ с подписью

Еще один из вариантов проверить — почитать отзывы в интернете. Отзывы субъективны, но помогут сформировать мнение.

Конечно, персональный менеджер — только один из факторов, на который стоит обратить внимание при выборе поставщика. Иногда приходится мириться с недружелюбным менеджером ради низких цен.

Несколько лет назад на 8 Марта была ситуация: не пришли ранункулюсы «Элеганс» по предзаказу. Менеджер заранее предупредил об этом.

Я обзвонила других поставщиков: ни у кого не было этих цветов. Оказывается, в Италии случился неурожай. Для меня эта позиция была очень важна, она входила в рецепты почти всех букетов из каталога к 8 Марта.

Поставщик предложил на замену ранункулюсы Ханой, но они были гораздо дороже и рушилась вся моя математика рецептов. Но мне пошли навстречу и сделали на них скидку 30% и организовали бесплатную доставку. Я ценю такое отношение ко мне поставщика.

Убедитесь, что поставщик оперативно обрабатывает претензии

Почти все поставщики принимают претензии по поводу качества продукции. Претензия — это жалоба, что привезли некачественный товар. Например, пришли тюльпаны с плесенью.

Если поставщик удовлетворит претензию, вам вернут деньги.

Узнавайте у менеджера, на какие виды цветов он не принимает претензии

Одни поставщики принимают претензии на все цветы, другие — только на определенные сорта. Например, некоторые не вернут деньги за дорогие и капризные цветы вроде пионов и розы Вайт О’Хара. Узнавайте об этом у менеджера до заказа.

Важно проверить, что поставщик принимает претензии в удобной форме. У некоторых такой порядок, что не хочется связываться.

Я работаю с несколькими поставщиками и у всех в принятии претензий свои тонкости.

У одних — бюрократическим кошмар: нужно заполнить несколько форм, ждать рассмотрения, а затем распечатать, подписать, отправить обратно ответный документ. Деньги возвращают только в течение недели.

У других — достаточно просто прислать фото испорченного товара своему менеджеру в мессенджер.

Портрет эксперта
Катя Кащеева

Чтобы узнать, как поставщик обрабатывает претензии, достаточно позвонить на горячую линию. Чем проще форма, по которой принимают претензии, тем лучше.

Менеджер согласилась, и за следующую поставку спишут стоимость испорченных цветов

А это пример замороченной претензии:

А к ней даже есть памятка, чтобы не запутаться (но даже в самой памятке запутаться — нечего делать):

Выберите основного поставщика

Иногда собственники цветочных дробят заказы и распределяют их на разных поставщиков. Этот может принести такие проблемы:

  • Придется договариваться с каждым поставщиком отдельно.
  • Нужно отдельно встречать каждую доставку.
  • В случае некачественных поставок потребуется отсылать несколько претензий.
  • Стоимость доставки умножается на количество заказов.

Наш совет — выбирайте основного поставщика, у которого будете закупать 60−90% товара. Поставщикам выгодно давать таким заказчикам дополнительные бонусы: скидки, отсрочки, бесплатную доставку. Да и работать с одним и тем же менеджером проще, чем писать сразу пятерым.

Два случая, когда удобно сотрудничать с несколькими поставщиками

  • Разница между ценами у разных поставщиков настолько большая, что выгоднее сотрудничать с поставщиком только ради поставки нескольких видов цветов. Например, если какой-то стебель составляет половину ваших продаж, то выгоднее сотрудничать с поставщиком, у которого именно этот цветок дешевле чем у остальных. Даже разница в 15% уже даст значительную экономию.
  • Хотите перестраховаться и точно получить цветы в срок. Так бывает, когда украшаете праздник и всё рассчитано до стебля, а заменить цветы нельзя. Например, договорились, что на свадьбе должны быть только белые пионы. Если один поставщик подведет, другой поставит цветы вовремя.

При выборе основного поставщика важно, чтобы его ассортимент совпадал с ассортиментом нашего магазина по максимуму.

Зарабатывайте больше на цветочном бизнесе — подпишитесь на рассылку

Каждую неделю — новая подборка статей: как вычислить флориста-бездельника, как влияет дизайн на выручку и на какую рекламу не стоит тратить деньги. И это только малая часть тем.

Не работайте только по предзаказу

Обычно поставщики покупают цветы на Голландском аукционе. А заказчики покупают цветы у самого поставщика двумя способами: по предзаказу или через свободную продажу.

По предзаказу — это когда мы заранее отправляем поставщику список нужных цветов. Поставщик собирает предзаказы от клиентов и на аукционе закупает цветы для всех.

Предзаказ практически всегда гарантируют поставку. Если в цветочном салоне есть цветы-постояльцы, которые нужны всегда и используются в большинстве букетов, лучше покупать по предзаказу. Будете уверены, что цветы точно придут.

Как не переплатить при предзаказе

Поставщик не мгновенно покупает цветы на аукционе по предзаказу. Цены лотов меняются, и до покупки вы не будете знать их стоимость. Ориентируйтесь на прайсы прошлых и позапрошлых недель — примерно в этих пределах и будет цена.

Есть исключения. В предпраздничные дни или конце сезона определенных цветов цена может подскочить. Чтобы не покупать цветы по завышенной цене, используйте стоп-цену — максимальную цену, по которой вы готовы купить. Если стебель на аукционе будет дороже, поставщик просто откажется от покупки.

Стоп-цена указывается в документе на предзаказ.

Свободная продажа (флористы называют ее «свободкой») — это когда поставщик покупает цветы на аукционе не только под предзаказы своих клиентов, но и для свободной продажи через свой склад.

Вот когда удобно покупать цветы по свободной продаже:

  • Нет плана закупки цветов — не знаете, какие букеты будут чаще всего заказывать в этом месяце.
  • Срочно нужны цветы определенного вида, а заказывать по предзаказу долго.
Склад поставщика

Если у поставщика большой выбор свободных продаж, вы практически всегда сможете найти что-то интересное на замену.

Нюансы свободной продажи

В день поставки ассортимент разнообразнее и свежее. Через несколько дней после поставки все красивые стебли разберут и выбирать будет не из чего.

Цветы приходят на склад поставщика в один и тот же день. Узнайте у менеджера, какое расписание в их компании.

В прайсах может быть неактуальная информация по наличию цветов. Обычно у поставщика нет точного списка цветов в свободной продаже. Поэтому в прайсе могут содержаться некорректные цены или цветы, которые на самом деле не продаются. Уточняйте о наличии цветов у менеджера.

Мой магазин находится в Ростове-на-Дону, и у меня нет возможности прийти на склад в Москве и выбрать цветы. Но ведь разные пачки одного и того же сорта выглядят по-разному: на каких-то могут быть замятые лепестки, какие-то слишком закрытые или открытые, мелкие или крупные и другие нюансы. Приходится полагаться на менеджера в том, какие цветы он отправит. Поэтому с ним важны личные отношения.

Мне попадались разные менеджеры: и те, кто готов прислать фото каждой пачки перед отправкой и сфотографировать склад, чтобы понять ассортимент, и те, кто отказывал в фото вообще.

Портрет эксперта
Катя Кащеева

Узнавайте детали сотрудничества до заключения договора

Перед заключением договора позвоните поставщику на горячую линию и задайте такие вопросы:

  • Какие условия хранения цветов на складе?
  • Есть ли у поставщика система лояльности?
  • Может ли поставщик дать отсрочку?
  • Как часто поставляют цветы?
  • Как товар поставляют в ваш город?

Условия хранения цветов на складе. Чем хуже цветы хранят, тем меньше времени они простоят в магазине. У крупных поставщиков за этим следят: кварцуют холодильники, регулярно меняют воду. Такие цветы хранятся дольше.

Предположим, вам попался профессиональный менеджер, который присылает фотографии стеблей перед отправкой. Но, к сожалению, фото не дает всей информации о состояния цветка.

Если вы вам привозят на первый взгляд свежие цветы и они через через пару дней вянут в холодильнике — это не норма, надо менять поставщика. Возможно, на его складе не соблюдаются гигиенические правила хранения цветов.

Чтобы с поставщиком не возникло таких проблем, можно перед тем, как вы начали сотрудничать, съездить к нему на склад и посмотреть, как хранятся цветы. Об этом можно договориться с менеджером или по горячей линии.

На что обращать внимание на складе поставщика

Внимательно осмотрите цветы, обращайте внимание на такие детали:

  1. Подгнившие цветы стоят рядом со свежими. Хорошие цветы могут заразить плесенью.
  2. На баках, в которых стоят цветы, есть налет.
  3. В баках грязная вода.

Спросите:

  1. Как часто поставщик меняет воду в баках?
  2. Чистят ли баки моющими средствами? Это помогает цветам дольше храниться.
  3. Кварцуют ли холодильники?

Оцените ассортимент своими глазами. Так поймете, сможете ли выбрать цветы на замену, если не будет ходовых стеблей.

Система лояльности поставщика. Выгодно, если у поставщиков накопительная система или фиксированная скидка. Но не всегда удобно, если скидка зависит от суммы прошлой закупки.

У разных поставщиков свои системы лояльности, а у кого-то их нет вообще. Кто-то оставляет скидки в праздники, а кто-то — нет.

Я работаю с несколькими. Мне больше всего нравится фиксированная скидка 15% на любой объем заказа.

Портрет эксперта
Катя Кащеева

Если намерены сотрудничать долго, узнайте:

  • Есть ли у поставщика система лояльности и как она действует.
  • Как выйти на максимальный бонус и насколько это будет выгодно.

Так вы сможете экономить на заказах цветов.

Отсрочка. Некоторым цветочникам удобно работать по отсрочке: покупаете товар, продаете и только после этого платите поставщику. Спросите у менеджера, при каких условиях вы сможете получить отсрочку.

Частота поставок напрямую влияет на качество стеблей в вашем магазине. Если поставщик привозит цветы два раза в неделю, можно покупать быстропортящиеся цветы каждые 3−4 дня маленькими порциями. И в магазине всегда будут свежие цветы.

Есть поставщики, которые поставляют цветы только раз в неделю. Если покупаете цветы с коротким сроком жизни, такой поставщик вам не подойдет.

Способ доставки в ваш город. Поставщики доставляют:

  • Машиной — оптимальный вариант. В таких машинах есть рефрижератор, и цветы не страдают во время перевозки. Кроме того, можно попросить доставлять цветы прямо в магазин.
  • Самолетом. Перелет не портит цветы, но придется встречать поставку в аэропорт. Иногда рейсы бывают в неудобное время, например, в 4 утра.
  • Рейсовым автобусом. Обычно так доставляют цветы в отдаленные места. Товар нужно встречать, а транспортировка откладывает свой отпечаток на цветы. Они могут испортиться, если их перевозят в мороз или жару.

Водитель не всегда может приехать в назначенное время. На дорогах случаются разные ситуации: аварии, пробки, прокол шины. Если не хотите встречать товар ночью, вот что можно сделать:

Мой личный лайфхак: по возможности делайте технический холодильник с отдельным входом.

Иногда нам цветы привозят в нерабочее время магазина — ночью или очень рано утром. Я просто отправляю водителю видео, как попасть в технический холодильник и куда класть цветы. Так и работаем, это очень удобно!

Портрет эксперта
Катя Кащеева

Сравнивайте цены у разных поставщиков

Цена на один и тот же цветок у разных поставщиков может отличаться. Иногда на несколько рублей, а иногда существенно.

Если вы только выбираете поставщика, с которым хотите сотрудничать, запросите у менеджера прайс со свободной продажи.

Пример прайс-листа, который отправляет менеджер

Обращайте внимание не только на цену, но и на качество цветов. Иногда по низкой цене могут продавать цветы, которые хранили в неподходящих условиях. Попросите менеджера прислать фотографию цветов.

Обычно у поставщиков нет конкуренции за лучшую цену. Нет смысла каждый раз отслеживать динамику позиций — если нашли поставщика с привлекательной ценой, закупайте цветы у него.

Еще бывает так. Вы сработались с одним поставщиком и постоянно и много заказываете у него. При этом знаете, что есть другие поставщики, с более привлекательными условиями. Например, у одного значительно ниже цена на пионы. Но договариваться с новым поставщиком, а потом разбивать заказ на несколько частей не хочется. Тогда попробуйте договориться с нынешним о других условиях сотрудничества. Поставщик может пойти навстречу и снизит цену на определенные цветы, даст перманентную скидку или отсрочку.

Обращайте внимание на акции: есть шанс купить качественные и дешевые цветы

Иногда поставщикам везет и они покупают на аукционе определенные виды цветов по низким ценам. Чтобы успеть их продать, они объявляют акции.

Так вы сможете закупить больше стеблей, чем обычно. Или поэкспериментировать с теми цветами, которые никогда не покупали — вдруг они будут пользоваться успехом у покупателей.

Заведите себе правило иногда посещать оптовый рынок. Там можно найти цветы по выгодной цене.

У поставщиков бывает позиция «Микс» — это когда им приходит коробка разных сортов на усмотрение садовника. В таких коробках цветы получаются гораздо дешевле и для поставщика, и для собственника цветочного.

Редакция
6 месяцев назад
А с чем вы сталкивались при работе с поставщиками? Какие уроки из этого извлекли?