«Свежие цветы по привлекательным ценам в срок» — это только красивый лозунг на лендингах поставщиков. А всё бывает иначе: у одного поставщика отличные цены, но маленький ассортимент, у другого — богатый ассортимент, но доставляют в регионы автобусом и не соблюдают температурный режим для цветов.
Мы собрали шесть советов, которые помогут работать с поставщиками. Сразу предупреждаем: может показаться, что советы противоречат друг другу. Всё дело в том, что в одном поставщике невозможно совместить всё лучшее. Отталкивайтесь от своих приоритетов: что важно в работе.
Выбирайте поставщиков с отзывчивыми менеджерами
Контакт с поставщиком сводится к общению с персональным менеджером. В идеальном мире это свой человек в компании поставщика, который помогает вам в работе.
Менеджер обрабатывает претензии, высылает прайс-листы, помогает с выбором цветов, отправляет курьера с партией цветов, предупреждает о проблемах.
В реальном мире у поставщика может работать менеджер, от которого часами ждешь ответа. От профессионализма менеджера зависит, насколько быстро обработают вашу претензию и насколько свежие цветы вам доставят.
Обычно уже при первой поставке можно увидеть, насколько профессиональный менеджер работает у поставщика:
- Покажет, что есть на складе, предложит альтернативы цветам, которые вы хотите, если их нет
- Подробно ответит на все интересующие вас вопросы
- Сфотографирует цветы перед отправкой, если попросите
- Урегулирует претензии без лишней волокиты и бумажек
- В ответ на запрос пришлет прайс-лист, хорошо если еще актуальный
- Долго отвечает, игнорирует сообщения
- Скажет, что у него нет камеры
- Запросит документ с подписью
Еще один из вариантов проверить — почитать отзывы в интернете. Отзывы субъективны, но помогут сформировать мнение.
Конечно, персональный менеджер — только один из факторов, на который стоит обратить внимание при выборе поставщика. Иногда приходится мириться с недружелюбным менеджером ради низких цен.
Несколько лет назад на 8 Марта была ситуация: не пришли ранункулюсы «Элеганс» по предзаказу. Менеджер заранее предупредил об этом.
Я обзвонила других поставщиков: ни у кого не было этих цветов. Оказывается, в Италии случился неурожай. Для меня эта позиция была очень важна, она входила в рецепты почти всех букетов из каталога к 8 Марта.
Поставщик предложил на замену ранункулюсы Ханой, но они были гораздо дороже и рушилась вся моя математика рецептов. Но мне пошли навстречу и сделали на них скидку 30% и организовали бесплатную доставку. Я ценю такое отношение ко мне поставщика.
Убедитесь, что поставщик оперативно обрабатывает претензии
Почти все поставщики принимают претензии по поводу качества продукции. Претензия — это жалоба, что привезли некачественный товар. Например, пришли тюльпаны с плесенью.
Если поставщик удовлетворит претензию, вам вернут деньги.
Узнавайте у менеджера, на какие виды цветов он не принимает претензии
Одни поставщики принимают претензии на все цветы, другие — только на определенные сорта. Например, некоторые не вернут деньги за дорогие и капризные цветы вроде пионов и розы Вайт О’Хара. Узнавайте об этом у менеджера до заказа.
Важно проверить, что поставщик принимает претензии в удобной форме. У некоторых такой порядок, что не хочется связываться.
Я работаю с несколькими поставщиками и у всех в принятии претензий свои тонкости.
У одних — бюрократическим кошмар: нужно заполнить несколько форм, ждать рассмотрения, а затем распечатать, подписать, отправить обратно ответный документ. Деньги возвращают только в течение недели.
У других — достаточно просто прислать фото испорченного товара своему менеджеру в мессенджер.
Чтобы узнать, как поставщик обрабатывает претензии, достаточно позвонить на горячую линию. Чем проще форма, по которой принимают претензии, тем лучше.
А это пример замороченной претензии:
А к ней даже есть памятка, чтобы не запутаться (но даже в самой памятке запутаться — нечего делать):
Выберите основного поставщика
Иногда собственники цветочных дробят заказы и распределяют их на разных поставщиков. Этот может принести такие проблемы:
- Придется договариваться с каждым поставщиком отдельно.
- Нужно отдельно встречать каждую доставку.
- В случае некачественных поставок потребуется отсылать несколько претензий.
- Стоимость доставки умножается на количество заказов.
Наш совет — выбирайте основного поставщика, у которого будете закупать 60−90% товара. Поставщикам выгодно давать таким заказчикам дополнительные бонусы: скидки, отсрочки, бесплатную доставку. Да и работать с одним и тем же менеджером проще, чем писать сразу пятерым.
Два случая, когда удобно сотрудничать с несколькими поставщиками
- Разница между ценами у разных поставщиков настолько большая, что выгоднее сотрудничать с поставщиком только ради поставки нескольких видов цветов. Например, если какой-то стебель составляет половину ваших продаж, то выгоднее сотрудничать с поставщиком, у которого именно этот цветок дешевле чем у остальных. Даже разница в 15% уже даст значительную экономию.
- Хотите перестраховаться и точно получить цветы в срок. Так бывает, когда украшаете праздник и всё рассчитано до стебля, а заменить цветы нельзя. Например, договорились, что на свадьбе должны быть только белые пионы. Если один поставщик подведет, другой поставит цветы вовремя.
При выборе основного поставщика важно, чтобы его ассортимент совпадал с ассортиментом нашего магазина по максимуму.
Зарабатывайте больше на цветочном бизнесе — подпишитесь на рассылку
Не работайте только по предзаказу
Обычно поставщики покупают цветы на Голландском аукционе. А заказчики покупают цветы у самого поставщика двумя способами: по предзаказу или через свободную продажу.
По предзаказу — это когда мы заранее отправляем поставщику список нужных цветов. Поставщик собирает предзаказы от клиентов и на аукционе закупает цветы для всех.
Предзаказ практически всегда гарантируют поставку. Если в цветочном салоне есть цветы-постояльцы, которые нужны всегда и используются в большинстве букетов, лучше покупать по предзаказу. Будете уверены, что цветы точно придут.
Как не переплатить при предзаказе
Поставщик не мгновенно покупает цветы на аукционе по предзаказу. Цены лотов меняются, и до покупки вы не будете знать их стоимость. Ориентируйтесь на прайсы прошлых и позапрошлых недель — примерно в этих пределах и будет цена.
Есть исключения. В предпраздничные дни или конце сезона определенных цветов цена может подскочить. Чтобы не покупать цветы по завышенной цене, используйте стоп-цену — максимальную цену, по которой вы готовы купить. Если стебель на аукционе будет дороже, поставщик просто откажется от покупки.
Стоп-цена указывается в документе на предзаказ.
Свободная продажа (флористы называют ее «свободкой») — это когда поставщик покупает цветы на аукционе не только под предзаказы своих клиентов, но и для свободной продажи через свой склад.
Вот когда удобно покупать цветы по свободной продаже:
- Нет плана закупки цветов — не знаете, какие букеты будут чаще всего заказывать в этом месяце.
- Срочно нужны цветы определенного вида, а заказывать по предзаказу долго.
Если у поставщика большой выбор свободных продаж, вы практически всегда сможете найти что-то интересное на замену.
Нюансы свободной продажи
В день поставки ассортимент разнообразнее и свежее. Через несколько дней после поставки все красивые стебли разберут и выбирать будет не из чего.
Цветы приходят на склад поставщика в один и тот же день. Узнайте у менеджера, какое расписание в их компании.
В прайсах может быть неактуальная информация по наличию цветов. Обычно у поставщика нет точного списка цветов в свободной продаже. Поэтому в прайсе могут содержаться некорректные цены или цветы, которые на самом деле не продаются. Уточняйте о наличии цветов у менеджера.
Мой магазин находится в Ростове-на-Дону, и у меня нет возможности прийти на склад в Москве и выбрать цветы. Но ведь разные пачки одного и того же сорта выглядят по-разному: на каких-то могут быть замятые лепестки, какие-то слишком закрытые или открытые, мелкие или крупные и другие нюансы. Приходится полагаться на менеджера в том, какие цветы он отправит. Поэтому с ним важны личные отношения.
Мне попадались разные менеджеры: и те, кто готов прислать фото каждой пачки перед отправкой и сфотографировать склад, чтобы понять ассортимент, и те, кто отказывал в фото вообще.
Узнавайте детали сотрудничества до заключения договора
Перед заключением договора позвоните поставщику на горячую линию и задайте такие вопросы:
- Какие условия хранения цветов на складе?
- Есть ли у поставщика система лояльности?
- Может ли поставщик дать отсрочку?
- Как часто поставляют цветы?
- Как товар поставляют в ваш город?
Условия хранения цветов на складе. Чем хуже цветы хранят, тем меньше времени они простоят в магазине. У крупных поставщиков за этим следят: кварцуют холодильники, регулярно меняют воду. Такие цветы хранятся дольше.
Предположим, вам попался профессиональный менеджер, который присылает фотографии стеблей перед отправкой. Но, к сожалению, фото не дает всей информации о состояния цветка.
Если вы вам привозят на первый взгляд свежие цветы и они через через пару дней вянут в холодильнике — это не норма, надо менять поставщика. Возможно, на его складе не соблюдаются гигиенические правила хранения цветов.
Чтобы с поставщиком не возникло таких проблем, можно перед тем, как вы начали сотрудничать, съездить к нему на склад и посмотреть, как хранятся цветы. Об этом можно договориться с менеджером или по горячей линии.
На что обращать внимание на складе поставщика
Внимательно осмотрите цветы, обращайте внимание на такие детали:
- Подгнившие цветы стоят рядом со свежими. Хорошие цветы могут заразить плесенью.
- На баках, в которых стоят цветы, есть налет.
- В баках грязная вода.
Спросите:
- Как часто поставщик меняет воду в баках?
- Чистят ли баки моющими средствами? Это помогает цветам дольше храниться.
- Кварцуют ли холодильники?
Оцените ассортимент своими глазами. Так поймете, сможете ли выбрать цветы на замену, если не будет ходовых стеблей.
Система лояльности поставщика. Выгодно, если у поставщиков накопительная система или фиксированная скидка. Но не всегда удобно, если скидка зависит от суммы прошлой закупки.
У разных поставщиков свои системы лояльности, а у кого-то их нет вообще. Кто-то оставляет скидки в праздники, а кто-то — нет.
Я работаю с несколькими. Мне больше всего нравится фиксированная скидка 15% на любой объем заказа.
Если намерены сотрудничать долго, узнайте:
- Есть ли у поставщика система лояльности и как она действует.
- Как выйти на максимальный бонус и насколько это будет выгодно.
Так вы сможете экономить на заказах цветов.
Отсрочка. Некоторым цветочникам удобно работать по отсрочке: покупаете товар, продаете и только после этого платите поставщику. Спросите у менеджера, при каких условиях вы сможете получить отсрочку.
Частота поставок напрямую влияет на качество стеблей в вашем магазине. Если поставщик привозит цветы два раза в неделю, можно покупать быстропортящиеся цветы каждые 3−4 дня маленькими порциями. И в магазине всегда будут свежие цветы.
Есть поставщики, которые поставляют цветы только раз в неделю. Если покупаете цветы с коротким сроком жизни, такой поставщик вам не подойдет.
Способ доставки в ваш город. Поставщики доставляют:
- Машиной — оптимальный вариант. В таких машинах есть рефрижератор, и цветы не страдают во время перевозки. Кроме того, можно попросить доставлять цветы прямо в магазин.
- Самолетом. Перелет не портит цветы, но придется встречать поставку в аэропорт. Иногда рейсы бывают в неудобное время, например, в 4 утра.
- Рейсовым автобусом. Обычно так доставляют цветы в отдаленные места. Товар нужно встречать, а транспортировка откладывает свой отпечаток на цветы. Они могут испортиться, если их перевозят в мороз или жару.
Водитель не всегда может приехать в назначенное время. На дорогах случаются разные ситуации: аварии, пробки, прокол шины. Если не хотите встречать товар ночью, вот что можно сделать:
Мой личный лайфхак: по возможности делайте технический холодильник с отдельным входом.
Иногда нам цветы привозят в нерабочее время магазина — ночью или очень рано утром. Я просто отправляю водителю видео, как попасть в технический холодильник и куда класть цветы. Так и работаем, это очень удобно!
Сравнивайте цены у разных поставщиков
Цена на один и тот же цветок у разных поставщиков может отличаться. Иногда на несколько рублей, а иногда существенно.
Если вы только выбираете поставщика, с которым хотите сотрудничать, запросите у менеджера прайс со свободной продажи.
Обращайте внимание не только на цену, но и на качество цветов. Иногда по низкой цене могут продавать цветы, которые хранили в неподходящих условиях. Попросите менеджера прислать фотографию цветов.
Обычно у поставщиков нет конкуренции за лучшую цену. Нет смысла каждый раз отслеживать динамику позиций — если нашли поставщика с привлекательной ценой, закупайте цветы у него.
Еще бывает так. Вы сработались с одним поставщиком и постоянно и много заказываете у него. При этом знаете, что есть другие поставщики, с более привлекательными условиями. Например, у одного значительно ниже цена на пионы. Но договариваться с новым поставщиком, а потом разбивать заказ на несколько частей не хочется. Тогда попробуйте договориться с нынешним о других условиях сотрудничества. Поставщик может пойти навстречу и снизит цену на определенные цветы, даст перманентную скидку или отсрочку.
Обращайте внимание на акции: есть шанс купить качественные и дешевые цветы
Иногда поставщикам везет и они покупают на аукционе определенные виды цветов по низким ценам. Чтобы успеть их продать, они объявляют акции.
Так вы сможете закупить больше стеблей, чем обычно. Или поэкспериментировать с теми цветами, которые никогда не покупали — вдруг они будут пользоваться успехом у покупателей.
Заведите себе правило иногда посещать оптовый рынок. Там можно найти цветы по выгодной цене.
У поставщиков бывает позиция «Микс» — это когда им приходит коробка разных сортов на усмотрение садовника. В таких коробках цветы получаются гораздо дешевле и для поставщика, и для собственника цветочного.