«Виола»: вывели убыточный бизнес в плюс

Портрет эксперта
Валерия Калинычева

Владелица салона цветов «Виола»

У Валерии было три цветочных магазина в Подмосковье. В какой-то момент она заметила, что перестало хватать денег на закупку цветов. Однажды она стояла на цветочной базе и вдруг поняла, что рассчитывала купить намного больше цветов, но денег уже нет. Было непонятно, где слабое место: продажи шли, флористы получали зарплату, но денег стало меньше.

После того как перешли на учет в Посифлору, стало ясно, что для спасения бизнеса два магазина придется закрыть. Что изменили — рассказывает владелица магазинов. 

КлиентСалон цветов «Виола», Пушкино, Московская область. 

Ассортимент: цветы, букеты, корзины, розы в колбах, мягкие игрушки, топперы, открытки, светильники. 

Средний чек: 1774 руб.
С какой проблемой обратилисьНе понимали, что происходит с бизнесом и почему перестало хватать денег на закупку.
РезультатЗакрыли убыточные магазины.

В оставшемся магазине ввели программу лояльности и увеличили клиентскую базу на 60%.

Магазин начал приносить прибыль.

Владелица может вести бизнес из дома, а не находиться постоянно в магазине.

Проблема: стало меньше денег, не понимали почему

У меня было три магазина: в Пушкино, Ногинске и Мытищах. Каждый продавал цветы и сопутствующие товары. Из выручки первым делом я платила флористам и ночным продавцам, потом делала закупку, а что оставалось — моя прибыль. 

В какой-то момент я заметила, что после выплаты зарплаты у меня перестало хватать денег на закупку цветов. Пыталась разобраться, что происходит, но оказалось невозможно. 

😢 Учет вели в тетрадях: в одну записывали продажи, в другую — списания, еще была тетрадь по ночным сменам. Всё это создавало иллюзию контроля, но когда понадобилось разобраться, что на самом деле происходит в бизнесе, — мы ничего не понимали: на чем мы на самом деле зарабатываем и сколько, какие у нас списания и почему.

😢 Флористы не учитывали зелень в букетах. Грубо говоря, мы покупали связку зелени, но в стоимости букета не учитывали. Можно сказать, дарили клиентам. 

😢 Цены на букеты ставили с потолка. Было так: приходит клиент, флорист при нем начинает собирать букет, уходит в холодильник, берет нужное количество цветов. Клиенты не любят ждать, поэтому флорист собирает букет на глаз, пытается запомнить количество стеблей, кое-как считает стоимость. В спешке часто ставит выдуманную цену: вспоминает, сколько стоят цветы, прибавляет стоимость упаковки, про зелень и ленту забывает. Если повезло и посчитали правильно, мы оставались в плюсе. Но бывало, что в расчетах ошибались или не успевали записать продажи в тетрадь и в лучшем случае букет выходил в ноль. В общем, это история была неуправляемой. 

😢 Не могла уехать в отпуск. Из-за того, что учет вели, мягко говоря, на коленке, я не могла никуда отлучиться. Мне нужно было постоянно следить: когда делать закупку, каких цветов не хватает, почему вдруг списали целую партию. А раз магазинов три в разных городах Московской области, мне приходилось курсировать между ними. 

😢 Продавцы воровали. У нашего учета было еще одно слабое место. Было невозможно ничего проверить, так что флористы и ночные продавцы могли хитрить. Например, у меня было несколько случаев, когда продавали цветочные композиции и букеты, а в тетрадь не записывали и клали деньги себе в карман. В общем, нужно было полностью перестраивать учет, чтобы понять, что делать с бизнесом дальше.

Каждый месяц вели отдельные тетради для записей по выручке, заказам, списаниям и ночным сменам. Информации было много, и в ней было непросто разобраться

От тетрадей к системе учета: как выбирали и почему не стали подключать 1С 

Первым делом я подумала, что надо избавляться от тетрадей и переходить на Эксель или 1С. Начала изучать, и показалось, что Эксель — это та же тетрадь, только в компьютере. 

С 1С не заладилось, когда я открывала магазин в Мытищах: программа сложная и не заточена под цветочный бизнес. Например, там нет показателей маржинальности витрины, и поэтому мы забывали их учитывать. 

Флористам было сложно работать с 1С, они часто ошибались. Я даже наняла администратора, который за них вводил данные в программу. Это тоже не помогло. 1С больше подходит для опта, когда продают сразу много, например зелень и цветы пучками. А когда у тебя розничный магазин, нужно учитывать 0,1 или 0,2 пучка зелени. От 1С отказались. 

Однажды на оптовой базе увидела, как сотрудница работает в планшете. Она рассказала про Посифлору — программа заточена специально под цветочный бизнес. Через нее можно проводить продажи, смотреть удаленно, кто из флористов и сколько продает, сколько заработали за день, неделю, месяц, — в общем, вся информация в одном месте. 

Оставила заявку на сайте Посифлоры. Со мной общался менеджер Артём, который рассказывал про функции программы, присылал видео с инструкциями, объяснял, как пользоваться. Через месяц я решилась, и мы начали внедрение программы на наши компьютеры.

Что такое Посифлора: краткий обзор программы

Прозрачный учет в вашем цветочном магазине 

POSiFLORA автоматически учитывает все товары в магазине и меняет наличие остатков на складе после каждой покупки. Владелец всегда знает, какие цветы, в каком количестве и по какой цене продает флорист. Оставьте заявку, и мы покажем, как это работает.

Два часа на внедрение новой системы учета: флористы сначала боялись, а теперь не могут работать иначе 

Когда я сказала флористам, что теперь они будут работать с помощью системы учета, многие испугались. Говорили, что не хотят ничего менять и что с тетрадью удобно. Один 45-летний флорист уволился со словами: «Я с компьютера только пыль протираю».

В реальности внедрение прошло просто: флористы научились работать по-новому за день. Новенькие обучаются базовой работе в программе за два часа. Сначала знакомятся с программой: как войти, как пробить товар, где найти нужный букет, как внести клиента в систему лояльности. На первой смене они работают с опытным флористом. Когда флорист уже умеет пробивать чек и отпускать товар покупателю, он выходит на смену один. 

Теперь флористы фиксируют заказы и проводят оплаты через Посифлору
Новички не сразу запоминают названия цветов, поэтому я распечатываю ценники с названиями через Посифлору на Х‑принтере. Так флористы реже ошибаются 

Убыточные магазины закрыли

Когда не хватало денег, я успела загнать себя в долги. Думала, это просто период такой, надеялась, что скоро все наладится. 

После подключения Посифлоры увидела, что магазины в Мытищах и Ногинске нерентабельны: они не приносят прибыль и уводят бизнес в минус. Убыточные магазины выкачивали ресурсы: аренда, зарплата флористам, коммунальные платежи, закупка цветов, списания. Пришлось их закрыть. Если бы я этого не сделала, то сейчас обанкротилась бы и лишилась всех трех магазинов сразу. 

По результатам инвентаризаций уходим в плюс: списания перекрываются

По ночам у нас работают не флористы, а обычные продавцы-консультанты. Они не так хорошо знают ассортимент, могут путать названия цветов и цены. Из-за этого происходит путаница: продавец отпускает кустовую розу «Бомбастик», а думает, что продал кустовую кенийскую розу. 

В программе указано, что роз «Бомбастик» много и не хватает кустовых кенийских роз, а по факту все наоборот. Это называется пересортицей. Чтобы избежать потери денег при пересортице, нам важно часто делать инвентаризацию. 

РаньшеСейчас
На инвентаризацию уходил весь день, мы не могли позволить себе тратить столько времени, поэтому проводили её раз в 3–4 месяца. Из-за этого не могли вовремя понять, что флористы путают цветы.Инвентаризация занимает 40–60 минут, и мы стали проводить ее раз в 2 недели. Так я быстрее понимаю, какие цветы продавцы путают с другими, и помогаю запомнить их.
Из-за путаницы по итогам инвентаризации выходила пересортица: одного цветка становилось меньше, другого — больше. В итоге мы могли уйти в минус на 100 000 руб.Инвентаризация помогает терять меньше денег из-за ошибок продавцов и перекрывать списания. Я исправляю остатки, прошу продавцов быть внимательнее, клею названия цветов на ценники.
Цены ставили наобум, потому что не понимали, сколько цветов, зелени и упаковки уходит на каждый букет. Не знали, можно ли дать покупателю скидку и в каком размере. Цены рассчитываем исходя из того, что входит в каждый букет: сколько того или иного цветка, сколько зелени и метров ленты, какая упаковка. Размер скидки теперь автоматически определяется бонусной программой.

База постоянных клиентов выросла на 60% 

Раньше у нас было своё мобильное приложение для участия в программе лояльности. Но покупателям было неудобно его скачивать, а многие не хотели занимать память телефона. Тем, кто скачивал приложение, приходилось искать его на телефоне, показывать куар-код продавцу, и только после этого было понятно, сколько накопилось баллов и сколько из них можно списать при покупке.

Когда внедрили Посифлору, приложением пользоваться перестали. Флорист теперь предлагает присоединиться к бонусной системе и получать бонусы за каждую покупку. Стало проще: покупателю нужно только сказать номер телефона. Благодаря этому клиентская база выросла на 60% по сравнению с тем временем, когда у нас было приложение. В результате вырос процент повторных продаж и заказов.

Сейчас 9 из 10 новых покупателей соглашаются участвовать в бонусной программе
Теперь мы точно знаем, сколько выручки приносят повторные продажи 

Результат

Из-за того, что раньше мы не вели подробный учёт, я даже не могу точно назвать цифру или процент, на который увеличилась прибыль магазина с подключением Посифлоры. Но вижу, что сейчас каждый месяц выхожу в плюс. 

С апреля по сентябрь 2022 г. выручка и прибыль увеличились. Раньше вообще не понимали, что происходит с бизнесом 

Посмотрите систему изнутри

Ваше сообщение успешно отправлено!
Представьтесь пожалуйста
Оставьте свой номер для связи
Нажимая на кнопку, вы даете согласие
на обработку персональных данных.

Получите ответ по смс

Ваше сообщение успешно отправлено!
Представьтесь пожалуйста
Укажите номер, на который придет ответ
Нажимая на кнопку, вы даете согласие
на обработку персональных данных.
Заказать звонок
Открыть чат