Содержание
В редакцию пришел вопрос: «Что делать, если боишься делегировать? Переживаю, что сотрудники плохо выполнят работу, нагрубят клиентам или, еще хуже, заберут деньги из кассы и исчезнут. Не уверена, что готова передавать дела, хотя уже очень устала пахать 24/7, как папа Карло».
Чек-лист. Как убрать хаос в делах и расставить приоритеты
Спасибо за такой классный вопрос! За ответом мы обратились к психологу Елене Лосевой, она часто консультирует предпринимателей и помогает им справиться с похожими проблемами.
Подробности в статье.
Учёт и контроль:следите за всем, что происходит в цветочном магазине
Тест на умение делегировать
Не читая статью дальше, поставьте своему помощнику задачу купить ботинки. Не забрать заказ или взять такие же, как на картинке, а именно купить по вашим инструкциям. Выделите себе на это две минуты.
Когда выполните — продолжайте читать ниже.
Вы успешно прошли тест, если указали в своей задаче все эти детали:
- Размер обуви.
- Материал.
- Модель.
- Цвет.
- Бренд.
- Бюджет.
- Тип застежки.
- На каблуке или без.
- Стиль.
- Условия использования, например для теплого или холодного сезона.
- Сроки, когда нужны ботинки.
- Место покупки.
- Условия возврата и обмена.
- Дополнительные требования, например наличие непромокаемой подошвы.
Почему все эти детали важны? Например, потому, что сотрудник может быть уверен, что если и покупать ботинки, то на шнурке. В то время как вы будете ждать от него обуви на замке.
Или для кого-то кажется естественным, что при покупке обуви нужно уточнить условия гарантии, иначе потом могут возникнуть проблемы при возврате.
Получается, для того чтобы успешно поставить задачу, ее нужно разложить на детали, тогда станет понятно, как ее делегировать.
Нормально, если сразу не получится. На то, чтобы научиться делегировать, тоже нужно время. Путем повторения руководитель и сотрудник достигнут успеха. Собственник научится ставить задачи, а его сотрудники их выполнять и оправдывать его ожидания.
для цветочного
магазина
витрина — все в одном месте
Переживаю, что сотрудник плохо выполнит работу
Разберем основные причины, почему могут неправильно выполнять задачи и как этого избежать.
Учитываем, что не все видят мир так же, как и мы. Часто бывает, что ставим задачу и подсознательно считаем, что сотрудник представляет результат так же, как и мы.
Например, думаем, очевидно же, что надо закрыть дверь на ключ, когда последним уходишь из магазина, но на самом деле — не для всех. Например, кто-то привык, что на прошлом месте работы это делали уборщики. Тогда сотрудник даже не подумает о том, что дверь нужно закрыть. Или, очевидно же, что если нужно что-то сделать завтра, то лучше выполнить это утром или днем. Нет, не для всех, в завтрашнем дне — 24 часа, и кто-то решит, что лучше сделать это в пять часов вечера.
Когда думаем, что что-то очевидно, то будто уверены в том, что мы телепаты. И что умеем загружать картинку идеального результата прямо в мозг.
Бывает, что сотрудник отлично показал себя, но все равно что-то смущает. Выясняем что. Может показаться, что это просто паранойя, но не стоит отмахиваться от своих чувств. Даже если пока не получается найти им объяснения.
Лучше разобраться, в чем дело, чтобы сомнения не терзали и не заставляли переживать. А еще такие сомнения могут привести к предвзятому отношению к сотруднику. Тогда будет психологически тяжело выстроить с ним здоровые рабочие отношения. Всегда будете сомневаться в том, что он хорошо выполнит свои задачи.
Для того чтобы понять, что не так, надо выяснить причину своих эмоций. При анализе ситуации, например, можно обнаружить, что сотрудник похож на учителя, который ставил нам тройки в школе. А сам человек, вообще-то, ничего плохого не сделал.
Когда ставим перед сотрудником задачу, и он начинает ее выполнять, то тут раскрываются стороны его личности. И у нас впечатление о том, что с ним что-то не так, либо усилится, либо рассеется. То есть не только ориентируемся на наши чувства, но и проверяем их в деле. Ставим задачи сотруднику и наблюдаем, как он с ними справляется.
Делегирование — это то самое поле, где маленькими шажочками мы проверяем, с кем имеем дело и какую часть работы уже можем ему отдать.
Берем во внимание, что квалифицированных специалистов всегда мало. Каждый год мы слышим о том, что на рынке не хватает хороших сотрудников, — это не повод опускать руки в поисках подходящих для себя.
Тех, кто умеет хорошо работать, всегда меньшинство. Базовые знания и навыки легче получить. Они есть в широком доступе, их можно почерпнуть из открытых источников или во множестве курсов для новичков.
Для того чтобы стать опытным и востребованным специалистом, потребуется постоянная практика и изучение все новых и новых навыков. Например, флористу потребуется собрать пару сотен круглых букетов, прежде чем он научится собирать их быстро и правильно. Или изучить основы фотографирования для того, чтобы делать продающие фото букетов.
Все это требует времени и усилий, и чем больше специалист прилагает их в работе и самообучении, тем более продвинутым он становится. Так устроен мир.
Тех, кто умеет готовить яичницу, в миллионы раз больше, чем тех, кто сможет правильно приготовить рыбу фугу. Новичков-флористов всегда больше, чем опытных специалистов по флористике.
Для наглядности рынок труда можно представить в виде пирамиды. На ее вершине будут самые квалифицированные специалисты. Для того чтобы оказаться на их месте, нужно годами обучаться и практиковаться в сфере цветочного бизнеса. Но далеко не каждый готов для этого потратить столько же сил и времени. Поэтому на вершине пирамиды будет очень мало специалистов, а у ее основания — много.
Менеджер свяжется и познакомит вас с Посифлорой
Вдруг своруют деньги и идеи?
Когда владелец бизнеса делегирует обязанности по магазину, то вместе с ними ему иногда приходится и открывать сотруднику свои секреты. Это может быть что угодно: клиентская база, контакты уникального поставщика или какое-то техническое ноу-хау. И чем выше должность сотрудника, тем больше таких секретов он может узнать.
Сотрудник становится в курсе того, что владелец с таким трепетом создавал в своей жизни. Конечно же, эти опасения не безосновательны. Очень много людей, которым делегировали полномочия, рано или поздно из этого бизнеса уходили и создавали аналогичные. Уже по шаблону того предпринимателя, у которого трудились. У подчиненного, которому даешь доступ ко всему, велик соблазн это утянуть и сделать так же.
Полностью обезопасить себя от этого не удастся, но вот что можно сделать, чтобы снизить шансы такого исхода.
Нанимаем людей, которых «можем обнять». Нанимайте людей с безупречной репутацией. Проверяйте их на малых задачах. Управление завязано на межличностных отношениях. Если между вами и тем, кого нанимаете, не выстроено доверие, то все безнадежно, тогда есть риск, что ваши идеи украдут.
Если на этапе установления отношений с сотрудником не сложилось «химии», а возникло ощущение, что он какой-то мутный, то такое сотрудничество, скорее всего, обречено. Например, когда вы не поверили своему чутью, а наняли человека, потому что других не было.
Нанимаем новичков, они часто становятся преданными специалистами. Например, вчерашних студентов. Тех, кто только научился флористике, но еще нигде не работал. В самом начале обычно сложно найти работу, и везде нужен опыт.
Берем кого-то, у кого горят глаза, и начинаем с ним сотрудничать. Даем ему базу и шанс проявить себя. Смотрим, как у него устроено мышление, как он находит решение. Из таких людей часто вырастают преданные сотрудники, специалисты, чьей карьерой мы потом восхищаемся.
При делегировании придется рисковать, не может быть иначе. Набирать сотрудников и проверять их в деле. Иначе бизнес не получится развить. Один предприниматель не сможет эффективно управлять крупным бизнесом.
Только лавочник может позволить себе ничего не делегировать. Когда все, чем нужно управлять, — это магазин в пару квадратных метров. И даже здесь в одиночку он, скорее всего, будет работать 24/7.
У меня еще мало опыта, чтобы начать делегировать
Сейчас, наверное, будет банальная фраза, но никто никогда не готов делегировать. Единственный выход в этой ситуации — начать это делать. Нормально, если что-то будет не получаться. Собственник бизнеса не равно успешный наставник, а делегирование — это такой же навык, как и любой другой. Для того чтобы его освоить, нужно учиться и практиковаться.
В освоении теории могут помочь две книги: «Инструменты руководителя. Понимай людей, управляй людьми» Владимира Зимы и «Руководить просто, но есть нюансы. 95 честных историй о менеджменте» Игоря Гайдукова. Для обучения лучше использовать современный опыт и труды управленцев. Совсем старые книги могут быть уже не актуальны.
После прочтения остается только практиковаться. Как и в любом деле, со временем начнет получаться лучше и лучше, если пробовать и прилагать усилия.
А можно вообще не делегировать?
Да, можно, но при определенном контексте. Например, у предпринимателя цветочный магазин, он в нем швец, и жнец, и на дуде игрец. Магазин примерно на 15 м², и при соблюдении строгой самодисциплины получается в нем не пахать 24/7, а придерживаться баланса между работой и личной жизнью. Если хочется оставаться в таком же режиме навсегда, то можно ничего не менять.
Если хочется расширять магазин, в целом свой бизнес и открывать новые филиалы, один человек уже не потянет это без проблем. Он неизбежно начнет что-то не успевать, будет расти количество недовольных клиентов и негативных отзывов о его магазине.
Чем больше такой бизнес, тем сложнее им управлять в одиночку: не выйдет в один день принять поставку цветов, расставить их на витрине и сделать хорошую дневную выручку.
Все потому, что для управления цветочным бизнесом требуется выполнять большой пул задач по управлению, продвижению, контролю поставок, учету склада, бухгалтерии и продажи цветов. С таким объемом работы один человек эффективно просто физически не может справиться.
Что будет, если ничего не делегировать
Владелец не передает никому обязанности по бизнесу и продолжает все делать сам. Что с ним будет дальше?
Он перегрузится и выгорит. Рано или поздно семья обвинит его в том, что единственное, что его интересует, — это работа. Рано или поздно такой человек придет к тому, что он стареет, а у него нет чего-то важного.
Люди, которые привязаны к своей работе, очень рискуют. Тем, что работа становится их единственным источником радости, вдохновения и времяпрепровождения, а когда этот источник иссякнет, то они останутся у разбитого корыта. В жизни таких людей, как правило, нет друзей, любимых людей, путешествий, развлечений и хобби.
Когда строите бизнес и думаете, что он будет вас кормить, оказывается, что бизнес съедает вас. Он съест вашу жизнь и не подавится!
Трудоголики у нас в почете, их страшно любят во всем мире. Ими гордятся и считают образцами для подражания, но, как правило, они выходят на пенсию очень демотивированными. Настолько, что просто спиваются, подвергаются деменции и плохо заканчивают. Трудоголизм несет в себе очень большие риски.
Молодым читателям это скорее покажется бредом. У них большие цели на жизнь: им надо открыть магазин, родить ребенка и подняться — у всех своя мотивация. Но факт остается фактом: работа заканчивается быстрее, чем жизнь.
Понимаете, когда я работаю с трудоголиками и спрашиваю, как они себя последний раз радовали, то они на меня смотрят пустыми и уставшими глазами. О чем ты говоришь, женщина? Что ты вообще бормочешь?
Они работают по 14–16 часов. Совершенно невротизированы, у них испорчен сон, нередко есть проблемы с питанием. Они имеют избыточный вес, потому что постоянно едят на ходу, что в голову взбредет, без разбору. Либо они, наоборот, истощаются и худеют. Имеют какие-то расстройства в этом отношении. В общем говоря, люди очень быстро сгорают.
Они забывают, что бизнес ненасытен. И что лучше бы оставить за собой право иметь еще хотя бы десяток по-настоящему важных удовольствий: баня, рыбалка, друзья, караоке, катание на велике, бассейн и так далее. То, что делает вас живым. И вот ради того, чтобы почувствовать эту жизнь, надо научиться делегировать.
Бывает, что в бизнесе временно все равно приходится все тянуть на себе. Например, когда только открыл свой магазин и бюджет еще не позволяет кого-то нанимать, даже на сдельной основе. Но тут важно помнить, что нет ничего более постоянного, чем временное. Составьте план, что и когда сделаете, чтобы перестать все делать самому. Если не поставите здесь для себя конечную дату, то делегирование может так никогда и не произойти.
Средний чек вырос на 700 рублей: в первый месяц работы с Посифлорой было 1 500, после 10 месяцев — 2 200 руб. Оборот растет ежемесячно на 10%.
Тоже хочу так
Флорист и основательница студий FloweRom и The Room
Покажем, как работает Посифлора — система учета для цветочного бизнеса
Разберем задачи вашего магазина
Посчитаем, как Посифлора поможет вам зарабатывать больше
Мы свяжемся с вами и проведем
личную презентацию для вас
Как понять, что уже пора делегировать
Если вы выполнили задачу уже больше двух раз и понимаете, что будете ее выполнять в третий и пятый раз, то уже нужно искать человека, которому ее можно делегировать. В магазине цветов это, например, продажи, встреча поставок или сборка коллекций.
Сначала отдаете маленький фронт работы и контролируете, чтобы все прошло успешно. И в один прекрасный день настанет тот момент, когда у вас будет очень важная поставка цветов в четыре утра, а на приеме будете не вы, а ваш сотрудник. А вы будете спокойно спать и даже не проснетесь, потому что в этом сотруднике уже уверены.
Рано или поздно этот момент настанет, если хорошо подготовиться самому и подготовить людей.
