«Цветочная кухня»: уменьшили списания и автоматизировали доставку

Портрет эксперта
Анна Щавель

Собственник магазинов «Цветочная кухня»

Анна ведет свой бизнес в небольшом городе, население всего 20 тысяч человек. Сначала продавала цветы со склада, потом открыла свой магазин. Работа со склада убедила, что без учета в бизнесе будет хаос. Для магазина Анна сразу решила выбрать систему, которая поможет контролировать работу. Остановилась на Посифлоре. И оказалась права, внедрение учета помогло сэкономить на списаниях 30 тысяч рублей за 4 месяца. И в итоге Анна открыла второй магазин.

Анна рассказала нам, как Посифлора помогла ей уменьшить списания и сэкономить время флористов на сопровождении доставки.

КлиентАнна Щавель, владелец цветочного магазина «Цветочная кухня»
Площадь: 20 кв. м.
Расположение: город Суровикино Волгоградской области
Население — 20 тыс. человек
Ассортиментная матрица: 70% базовые цветы
Средний чек: 1200 рублей
С какой проблемой обратилисьОткрывали цветочный магазин. Нужно было контролировать состояние бизнеса и понимать, как развивать его:
— Понимать и анализировать спрос. На основе спроса точно прогнозировать закупки.
— Понимать и анализировать списания. Уменьшать их.
— Контролировать состояние заказов. Планировать и контролировать поставки клиентам.
РезультатБизнес Анны под контролем и развивается. Открыла второй магазин площадью 60 кв. м.

Проблема: закупали цветы на глаз — из-за этого много списывали или цветов не хватало

Тратили много времени на учет. Продажи записывали в обычной бумажной тетради. Каждый месяц сводили эти данные в таблице. Периодически тетрадь теряли или забывали записать, поэтому данные вносили примерно по памяти. Это отнимало много времени и не давало точной информации по продажам.

Пример записи информации о продажах

Для учета закупок собирали накладные от поставщиков. Могли потерять или не получить некоторые документы, поэтому приходилось уточнять информацию о закупках у поставщиков. Каждый месяц переносили информацию отдельно по каждой накладной в таблицу. Это отнимало много времени и было неудобно для анализа.

Закупали цветы на глаз, опирались на данные по продажам, но, честно говоря, — просто на ощущения. Думали: вот вроде розы продаются, надо еще роз. Иногда закупали с большим запасом, и приходилось много списывать. Как-то закупили 100 пачек хризантем на неделю. Много не продали, потом замучились списывать. Да и денег на этом потеряли.

Забывали об изменениях. Могли закупить другие цветы, потому что у поставщика не было нужных, или цена стала невыгодной, или он предложил более выгодные условия на другие цветы. А через несколько недель, когда сводили данные из накладных и делали анализ, не могли вспомнить и понять, почему так произошло. Не понимали, хорошо это для бизнеса или плохо.

Не разбирались в списаниях. Мы просто списывали все цветы и в общем объеме списаний не обращали внимание на какие-то отдельные сорта. Мы не понимали, на чем конкретно теряем деньги и как это можно было исправить.

Решение: учет продаж в Посифлоре. Закупаем то, что точно продадим, и уменьшаем списания

Когда я выбирала систему автоматизации, думала, что Посифлора для больших магазинов или сетей магазинов. На самом деле она подходит и для небольших магазинов.

С настройкой Посифлоры не было проблем. Посмотрели инструкцию, сами все настроили.

Тратим мало времени на учет. Теперь флористы оформляют все продажи через Посифлору в момент покупки клиентом цветов. Это не занимает много времени, идет параллельно с продажей. В системе сохраняется информация о каждой продаже: флорист, наименование цветов, количество, стоимость и даже покупатель, когда он пользуется бонусной системой.

Информацию из накладных поставщиков флористы вносят в систему в момент доставки цветов: наименование цветов, количество и стоимость. Это также не занимает много времени. Зато мы понимаем, сколько и каких цветов у какого поставщика закупили за любой период: неделя, месяц, квартал или год — и можем провести анализ, как оптимизировать закупки, то есть снизить расходы.

Так выглядит начало отчета по закупкам. Если много цветов и поставщиков, то отчет может быть на несколько страниц — экранов планшета
Так выглядит конец отчета по закупкам. Можно посмотреть сводные цифры за выбранный период

Теперь можем в любое время получить за несколько минут точную и подробную информацию для анализа продаж или закупок. Для этого нужно заполнить параметры нужного отчета в Посифлоре и нажать кнопку, чтобы вывести его.

Закупаем то, что точно продадим. Каждый месяц формируем в Посифлоре отчет по продажам. В нем смотрим, сколько и каких цветов продали, и прогнозируем закупки по ассортименту и количеству на следующий месяц.

Так выглядит начало отчета по продажам. Отчет может быть на несколько экранов в зависимости от выбранного периода и ассортиментной матрицы. В конце отчета итоги по каждому столбцу

В календаре заказов можем посмотреть, сколько букетов купят по предзаказу, и учесть их в прогнозе закупки.

Экран календаря заказов. На вкладке «Новые» я смотрю предзаказ

С таким учетом продаж мы точно понимаем спрос в каждом магазине и привозим в них цветы, которые покупают. Поэтому у нас небольшие списания.

Даже в небольшом городе в нескольких магазинах может быть разный спрос. Когда открыли второй магазин, оказалось, что там спрос отличается от первого магазина. Если бы не было учета продаж, то мы бы это поняли не сразу. Закупали бы цветы, как для первого магазина, и списывали бы их. Это расходы для бизнеса, которые можно уменьшить.

Не забываем об изменениях. Можем посмотреть, почему изменились цены и ассортимент при закупке. Если цена была невыгодной или не было необходимых цветов, могли поменять поставщика или изменить ассортимент, при этом сразу указывали в комментарии причину изменения. Это помогало потом быстро вспомнить, почему были изменения.

Так мы постоянно закупали розы Эксплорер. Однажды при закупке у поставщика их не оказалось. Мы указали комментарий в программе и начали закупать другие розы. Через некоторое время начали разбираться, почему это произошло. Увидели комментарий и все вспомнили. Очень удобно.

Получаем точную информацию по списаниям. Каждое списание флористы вносят в Посифлору: наименование цветов, количество. Время списания и стоимость заполняются автоматически. В конце месяца выводим за несколько секунд отчет по списаниям. По нему можем понять, на какие списания нужно обратить внимание и разобраться с причиной.

Так выглядит отчет списания товаров

Так, по отчету мы увидели, что списываем много роз Пинкфлойд. Оказалось, что у этих роз небольшой период хранения и невысокий спрос. Мы перестали возить эти розы и не теряем на этом деньги.

Проблема: со скидочной системой теряли деньги и лояльность клиентов

Раньше у нас была система скидок. Мы давали купон с пятью «окошками» для наклеек. Клеили наклейку при каждой покупке. За пятую покупку давали скидку 25%. Причем каждый раз человек мог купить любое количество цветов.

Периодически такая система была невыгодной. Так один парень четыре раза купил по одной недорогой розе. На пятый раз купил 55 роз со скидкой. То есть принес нам за четыре покупки 600 рублей, а с пятой мы снизили цену на четверть. Больше потеряли, чем получили.

Такая система лояльности клиентов была невыгодной для нас

Другой покупатель пришел и заявил, что он наш постоянный клиент, и попросил скидку за это. Мы не могли это проверить и иногда могли дать скидку — потерять деньги.

Решение: подключили бонусную систему в Посифлоре и начали зарабатывать на скидках

В Посифлоре есть система лояльности клиентов — бонусная система. В ней можно настроить:

  • тип идентификатора: фамилия, номер телефона или номер карты;
  • порог входа в систему;
  • количество и типы бонус-групп;
  • процент начисления бонусов с покупки;
  • максимальную оплату бонусами.

Выбрали фамилию в качестве идентификатора. Теперь нашим клиентам не надо носить с собой скидочные карты. Достаточно назвать фамилию. Ее флорист вводит на планшете и получает информацию о клиенте.

Флорист видит, что и когда покупал клиент, какие бонусы есть, а какие уже потратил. Кроме этого, он видит важные события клиента, такие как день рождения. Может напомнить ему об этом и предложить купить букет к этой дате

Установили нулевой порог входа в бонусную систему. Это значит, что клиенту уже с первой покупки начнут начисляться бонусы — 10% от стоимости каждой покупки. Причем флористу не нужно ничего вносить и считать, система начисляет бонусы автоматически при покупке.

При следующих покупках клиент может получить скидку — оплатить бонусами 50% от покупки. Это здорово повышает лояльность: клиенты знают, что потом они у нас точно купят дешевле, и приходят вновь.

Бонусная система выгодней скидочной, как с финансовой стороны, так и со стороны лояльности клиента

Одному нашему постоянному покупателю не хватало денег на букет, который ему понравился. Он забыл про бонусную систему. Попросил продать букет и сказал, что занесет деньги позже. Мы увидели в Посифлоре, что у этого клиента есть бонусы и их хватит, чтобы оплатить букет. Покупатель был очень рад этому.

Мы перестали терять деньги на скидках. Раньше кто угодно мог сказать, что он наш постоянный клиент, и попросить скидку за это. Мы не могли это проверить и очень настойчивым давали ее. А теперь мы можем это проверить. Так, с требованиями скидки к нам пришел один покупатель. Флорист уточнил его фамилию и увидел в системе, что у него была всего одна покупка. В скидке ему вежливо отказали и не потеряли деньги на этом.

Проблема: флористы тратили много времени на сопровождении доставки

Вот так наши флористы сопровождали доставку раньше

Флористы писали на листочке данные по доставке и отдавали курьеру вместе с цветами. Курьер в течение дня звонил флористам и сообщал состояние доставки — доставил или не доставил. Флористы помечали это, потом искали контакты каждого заказчика и звонили ему. В эти моменты была очередь на кассе. Флористы отвлекались и потом путались в своих заметках.

Это создавало проблему, особенно в праздничные дни. Мы практически лишались одного флориста, он работал только на сопровождении доставки.

Решение: Посифлора сама сопровождает доставки, флористы не тратят время на нее

Теперь флористы не тратят время на доставку

Теперь флористы не пишут вручную данные о доставке. Чек доставки печатают из Посифлоры за пару секунд. На этом работа флориста по сопровождению заканчивается.

На чеке доставки есть вся необходимая информация: дата доставки, адрес, получатель и заказчик

Курьер не звонит флористу и не отвлекает его. Он сам отмечает состояние доставки со своего смартфона в Посифлоре. Потом сразу из программы сам звонит клиенту. Не тратит время на поиск контактов.

Курьер смотрит на своем смартфоне заказы на доставку
Курьер отмечает в смартфоне, когда доставил или не доставил заказ
Курьер также может посмотреть и спланировать доставку заказов на следующие дни

Результат

Учетная система помогает мне развивать бизнес — снижать расходы и увеличивать доходы. У меня есть точная информация по закупкам, продажам и списаниям. Я ее постоянно анализирую и понимаю, где сильные и слабые места. Слабые улучшаю, а сильные показываю клиентам.

Так, одним из слабых мест были списания. Я поработала с ними и уменьшила списания на 30 тысяч рублей за 4 месяца.

Система автоматизации помогает эффективнее использовать ресурсы. Флористы теперь не тратят время на сопровождение доставки и могут обслужить больше клиентов. Так растет прибыль моего бизнеса.

Бизнес развивается и растет — я открыла второй магазин.

Посифлора помогает в контроле за бизнесом. Я могу вести учет и анализировать состояние каждого магазина и бизнеса в целом. Для этого мне не нужно ездить в каждый магазин, я могу это делать удаленно. Смотреть через смартфон или ноутбук, что на сегодня продано, а что нет. Что нужно дозаказать, а что в избытке. В каком состоянии заказы и т. д. Это экономит время и помогает в развитии бизнеса.

Портрет автора
Андрей Клюшников
6 месяцев назад
Выскажите все, что думаете об этом:

Посмотрите систему изнутри

Ваше сообщение успешно отправлено!
Представьтесь пожалуйста
Оставьте свой номер для связи
Нажимая на кнопку, вы даете согласие
на обработку персональных данных.

Получите ответ по смс

Ваше сообщение успешно отправлено!
Представьтесь пожалуйста
Укажите номер, на который придет ответ
Нажимая на кнопку, вы даете согласие
на обработку персональных данных.
Заказать звонок
Открыть чат