Как FloweRom выстроили работу цветочного магазина за границей

В 2015 году флорист Елена Романова открыла цветочную студию FloweRom в Казахстане. Через три года переехала с семьей в Россию и стала вести бизнес через вотсап. Каждый день по десятку раз писала и звонила флористам — важно было понимать, что происходит в студии. После двух лет постоянного беспокойства решила упростить себе жизнь: выбрала сервис для учета и автоматизации бизнеса.

Своими впечатлениями «до» и «после» перехода на Посифлору Лена поделилась с нами.

Клиент	Студия флористики FloweRom, Петропавловск (Казахстан) — с Посифлорой с июня 2020-го
С какой проблемой обратились	Основательница студии Елена Романова поняла, что руководить студией на расстоянии без сервиса автоматизации сложно: по каждому поводу приходится звонить или писать флористам, проводить ежедневные созвоны, случаются накладки, непонятно, сколько денег в месяц уходит на закупку, вся команда нервничает.
Результат	Выстроила работу студии, стала понимать, сколько тратят и сколько получают. Средний чек вырос на 700 рублей, оборот студии растет на 10% ежемесячно.

Сначала считали цветы и деньги в тетрадках и самодельной программе — было неудобно

Когда открывала свой первый салон в Петропавловске, не думала, что студия вырастет до 1,5 тыс. покупателей, треть из которых — постоянные. Все начиналось как увлечение: сначала я работала флористом, со временем решила запустить свой проект — студию флористики. 

Первое время все делала сама: завела страницу в Инстаграме и принимала заказы от знакомых. Со временем мне понадобилась команда — страница салона в Петропавловске выросла до 18 тыс. подписчиков, мы стали получать до 20 заказов в день. 

Первые два года работу вели в тетрадях, куда записывали все заказы. Расчеты были условные: оборот студии не считала, была задача зарабатывать каждую неделю больше в среднем в два раза, чем трачу на закупку цветов.

Затем я решила оцифровать учет и пригласила знакомого программиста сделать программу наподобие 1С, только прямо под мой бизнес. Работали так: я заказывала определенное количество цветов с доставкой на понедельник, за неделю нужно было их все распродать. В конце каждой недели мы записывали итоговую сумму в эту программу, чтобы понимать не оказались ли в минусе. 

Главная сложность была в том, что все данные надо было вносить вручную: кто-то забывал, кто-то не успевал. Еще эта программа постоянно зависала. Мы вызывали программиста ее починить, но он часто был занят, ждали его по три-четыре дня. Приходилось возвращаться к тетрадкам. Это было очень неудобно.

После переезда в Россию вести дела студии в Казахстане стало еще сложнее

Через три года работы студии вместе с семьей переехала из Казахстана в Россию. Стала руководить на расстоянии. Постоянно писала флористам в вотсапе, им приходилось ежедневно отчитываться: какие букеты продаются, а какие нет, какая поставка пришла, есть ли какие-то проблемы. Уходило много времени на все эти коммуникации, и я нервничала, все ли там хорошо. 

У меня есть теплая база клиентов, кто может написать мне напрямую: «Лена, мы хотим букет прямо сейчас». Когда получала такие заказы, писала о них девчонкам. Случались накладки. Например, все были заняты и не могли собрать букет или уже не было тех цветов, что заказали, в наличии. Приходилось выкручиваться. И снова переживать!

До пандемии я навещала студию в Казахстане раз в три месяца. Когда объявили о локдауне, уже не могла приехать и поговорить со всей командой, каждого выслушать, посмотреть, как идут дела. Поняла, что так дальше не пойдет. Решила автоматизировать бизнес и выбрала Посифлору. 

Подключала к сервису сразу две студии: одну в Казахстане и новый магазин The Room в Екатеринбурге. Информацию об остатках, заказах, аналитику продаж, учет доходов и расходов — теперь все вижу в планшете 24/7.

Расскажу подробнее, как автоматизация помогла мне решить проблемы и выстроить работу студии, находясь в другой стране.

Теряли деньги, когда клиенты забывали оплатить заказ → теперь ведем учет должников

Было. Петропавловск — город небольшой, все всех знают. Поэтому у нас бывают случаи, когда клиенты просят сейчас забрать цветы, а оплатить потом. Говорят: «Я знаю Лену, деньги занесу». Здесь так принято, мы никогда не были против. Все на доверии: ни я, ни флористы не записывали всех, кто должен. Случалось, что должники забывали о долге, в итоге мы теряли деньги. Сколько в итоге потеряли, сложно представить.

Стало. Когда подключили Посифлору, начали вести учет всех должников. Это удобно: флорист принимает заказ, вбивает его в программе и оставляет пометку, что этот клиент еще должен оплатить. Я вижу всех должников в своем смартфоне, находясь в другой стране. Если кто-то из них забывает о долге, то пишу с напоминанием. Обычно занимаюсь этим сама, чтобы флористы не теряли на это время. 

Не понимала, сколько трачу → теперь вижу все расходы и доходы в своем планшете

Было. Цветы — далеко не последняя статья расходов владельца студии флористики. Еще нужно покупать сопутствующие товары: подкормки, флорпену, бумагу, ленты и т. д. Время от времени нужно тратиться на ремонты, менять лампочки, ремонтировать лайтбоксы и т. д. До перехода на Посифлору я не понимала, как все эти траты правильно учитывать. В итоге нигде не записывала и не могла понять, сколько трачу в целом.

Ежемесячную выручку тоже раньше не считала. Было понимание, что нужно продавать каждую неделю больше, чем закупили, но оборот студии я не могла определить. Допустим, примерно понимала: закупаем на 0,6 млн тенге, надо продать на 1,2–1,3 млн тенге за неделю. Продавали — хорошо, не продавали — с помощью акций старались улучшить показатели. Поскольку не понимала, сколько всего трачу за неделю, то сложно было понять, в плюсе ли я. 

Стало. Начала считать все расходы. Это удобно: флористы забивают все сопутствующие товары при продаже в программе: бумагу, ленты и т. д. Оказалось, что я трачу в месяц больше, чем предполагала.

Теперь я вижу аналитику продаж месяц за месяцем. Это знание мне позволяет предпринимать какие-то действия, чтобы подтянуть продажи и не проседать по выручке. Например, смотрю, что июнь был слабенький — 3,8 млн тенге, а в июле хорошо поработали — 4 млн. В августе пока получается 3,6 млн тенге, т. е. мы даже не догоняем июнь. Мы тут же делаем акции, скидки, какие-то интересные предложения и за последнюю неделю добиваем выручку до планового значения — 4 млн тенге. Теперь я слежу, чтобы оборот рос с каждым месяцем.

Не было никакой аналитики → теперь вижу, какие цветы лучше продаются

Было. Раньше закупала цветы, которые хорошо разбирают за неделю. Сложно было определить из другой страны и без аналитики продаж, какие хорошо идут, какие застаиваются. У меня было представление о продажах только со слов флористов. Сотрудники не всегда успевали оперативно среагировать, чтобы быстрее продавать застоявшийся цветок, и ничего не предпринимали. Мы не считали списания, но их было много.

Стало. Сейчас я ориентируюсь на спрос: достоверно знаю, какие цветы продаются лучше, т. к. вижу аналитику продаж по каждому сорту в Посифлоре.

Допустим, недавно проанализировала, что клиенты больше любят кустовые розы, а не хризантемы — их раньше закупали много: они составляли 40% всего ассортимента. Закупочная цена у этих цветов практически одинаковая, так что можно заказывать любимые многими объемные кустовые розы и не тратить больше. Теперь закупаю кустовых роз больше — 30%, хризантем меньше — 10%. Клиенты очень рады.

Аналитика продаж помогает корректировать продажи. Допустим, вижу, что пионы не продаются. Они классные, но дорогие. Я говорю девочкам: «Давайте сделаем наценку всего 20% на каждый цветок и добавим их в сборный букет». Все сразу же их разбирают. В итоге цветы не застоялись и не пропали, мы не ушли в минус. Клиенты в восторге, благодарят за роскошные пионы. Такие моменты теперь быстро регулируются. Даже находясь в России, я вишу в программе сразу: ага, этот не продается — сразу что-то предпринимаю.

Флористы могли сделать один и тот же заказ 2–3 раза → теперь распределяют заказы и не путаются

Было. Флористы путались, кто какой заказ делает. Как это было: все заказы записывали в тетрадь, когда кто-то из девчонок освобождался, то брал очередной в работу. Случалось, что делали один и тот же заказ одновременно. Одна подумала, что другая не сделала, третья решила, что никто не сделал, и тоже стала крутить. В итоге вместо одного букета было два-три. Получалось, что тратили время на напрасно сделанную работу. 

Стало. В Посифлоре видно, за кем какой заказ закреплен. При оформлении карточки заказа флористы вбивают имя ответственного сотрудника. В итоге ничего не теряется, сотрудники не путаются.

Это удобно делать и удаленно. Когда я получаю заявки, то вношу их в программу и назначаю ответственного флориста, при этом никого не тревожу лишний раз по телефону или в мессенджере. Это экономит время.

Обычно беру на работу флористов без опыта, а потом всему их обучаю. Я переживала, что новенькие не справятся с сервисом. Когда была самодельная программа, флористы периодически звонили мне в панике: «Программа зависла! Что делать?». С Посифлорой таких проблем нет. Новые сотрудники быстро осваивают работу в ней. Если какие-то вопросы появляются, они пишут нашему менеджеру Алле. Она быстро и доступно все объясняет. Так что я на это время вообще не трачу. 

Брали заказов больше, чем могли продать → теперь анализируем загрузку и вовремя останавливаем продажи

Было. В студии в Казахстане порядка 50% заказов мы получаем через Инстаграм. Раньше не рассчитывали, сколько нужно закупать цветов, чтобы закрыть все заказы. Закупали перед праздниками, допустим, 15 тыс. тюльпанов. Казалось, что купили очень много, а в итоге цветов не хватало. Набирали корпоративные заказы — казалось, ну чего там: всего пять тюльпанов в каждом букете, — но весь запас заканчивался. Приходилось бежать в другие салоны или к поставщикам, докупать стебли. В праздники цветы дороже в 1,5–2 раза, да качество хуже.

Стало. Видим наглядно в программе, сколько заказов, сопоставляем с тем, сколько в холодильнике, и не продаем то, чего нет. 

В 2021 году 8 марта осталось всего три тюльпана, все остальное продали. Флористы за неделю до праздников принимали заказы и вбивали их в Посифлоре. То есть мы понимали, сколько уже зарезервировано цветов, а сколько еще можем продать. Когда все цветы распродали, то просто вовремя закрыли предпродажи.

Когда все цветы разобрали, флористы закончили работу и пошли по домам. В этом году они спали ночь с 7‑го на 8‑е марта, обычно это бессонная ночь, освободились в 15 часов и еще отдыхали после праздников пять дней. До этого каждый год у нас после праздников было много остатков. Приходилось выходить 9 и 10 марта на работу, чтобы все распродать. После тяжелых праздничных дней было трудно. 

Несмотря на то что в 2021 году работали меньше и закупили на 5 тыс. тюльпанов меньше, заработали столько же, сколько в прошлом году.

Путались в заказах на одинаковые имена → теперь находим клиента по номеру телефона за пару минут

Было. Путались, какой заказ какому клиенту. Когда принимали заявку, то писали в тетради, допустим, «Александр». К концу дня заказов с заказчиком по имени Александр было пять. Флористы теряли время, чтобы выяснить, кому какой букет. Было неприятно и клиентам, и флористам: искали переписку в вотсапе, еще какую-то информацию, чтобы установить, чей заказ. 

Стало. В Посифлоре при оформлении заказа в карточку заявки сразу вносим имя и телефон клиента. Когда он приходит за букетом, то не тратим время, чтобы разыскать информацию. Флорист вбивает номер телефона, сразу видит, какой заказ и что в его составе — все, вплоть до стебля.

Теряли цветы — теряли деньги → теперь ведем учет каждого стебля

Было. Случалось, что флористы при сборке букета добавляли в него больше цветов, чем нужно было изначально. Допустим, планировали 5 роз, а добавили 7 стеблей, а потом забывали учесть эти 2 лишних цветка. В конце недели садились считать, и цифры не сходились. Вспоминали, что забыли посчитать 2 стебля. Клиент платил как за 5 роз в букете, а получал 7. То есть мы теряли деньги.

Стало. Больше не теряем цветы: в Посифлоре ведем учет каждого стебля. Сейчас флористы перед тем как собрать букет, набивают его содержимое в Посифлоре. Допустим, заказали букет на 5 тыс. рублей. Они набирают цветов только на эту сумму: не больше, не меньше. Затем по указанному рецепту собирают букет.

Итог: контролирую все процессы удаленно, средний чек растет

Выстроила работу. Даже находясь в другой стране, я всегда знаю, что происходит в студии, как продаются цветы, кто чем занят и какой статус у всех заказов. 

Научились считать расходы и доходы. Теперь я понимаю, сколько трачу на закупку, и могу это контролировать, вижу, какую выручку получаем ежемесячно, — слежу за тем, чтобы она росла каждый месяц.

Работаем эффективнее. Средний чек вырос на 700 рублей: в первый месяц работы с Посифлорой было 1 500, после 10 месяцев — 2 200 руб. Оборот растет ежемесячно на 10%.

Читайте также: «Первый цветочный»: раньше вели учет на глаз, а потом автоматизировали процессы и увеличили выручку на 15%