Как FloweRom выстроили работу цветочного магазина за границей с Посифлорой

Портрет эксперта
Елена Романова

Флорист и основательница студий FloweRom и The Room

В 2015 году флорист Елена Романова открыла цветочную студию FloweRom в Казахстане. Через три года переехала с семьей в Россию и стала вести бизнес через вотсап. Каждый день по десятку раз писала и звонила флористам — важно было понимать, что происходит в студии. После двух лет постоянного беспокойства решила упростить себе жизнь: выбрала сервис для учета и автоматизации бизнеса.

Своими впечатлениями «до» и «после» перехода на Посифлору Лена поделилась с нами.

КлиентСтудия флористики FloweRom, Петропавловск (Казахстан) — с Посифлорой с июня 2020-го
С какой проблемой обратилисьОсновательница студии Елена Романова поняла, что руководить студией на расстоянии без сервиса автоматизации сложно: по каждому поводу приходится звонить или писать флористам, проводить ежедневные созвоны, случаются накладки, непонятно, сколько денег в месяц уходит на закупку, вся команда нервничает.
РезультатВыстроила работу студии, стала понимать, сколько тратят и сколько получают.

Средний чек вырос на 700 рублей, оборот студии растет на 10% ежемесячно.

Сначала считали цветы и деньги в тетрадках и самодельной программе — было неудобно

Когда открывала свой первый салон в Петропавловске, не думала, что студия вырастет до 1,5 тыс. покупателей, треть из которых — постоянные. Все начиналось как увлечение: сначала я работала флористом, со временем решила запустить свой проект — студию флористики.

Первое время все делала сама: завела страницу в Инстаграме и принимала заказы от знакомых. Со временем мне понадобилась команда — страница салона в Петропавловске выросла до 18 тыс. подписчиков, мы стали получать до 20 заказов в день.

Первые два года работу вели в тетрадях, куда записывали все заказы. Расчеты были условные: оборот студии не считала, была задача зарабатывать каждую неделю больше в среднем в два раза, чем трачу на закупку цветов.

Первые два года записывали все заказы в тетрадях

Затем я решила оцифровать учет и пригласила знакомого программиста сделать программу наподобие 1С, только прямо под мой бизнес. Работали так: я заказывала определенное количество цветов с доставкой на понедельник, за неделю нужно было их все распродать. В конце каждой недели мы записывали итоговую сумму в эту программу, чтобы понимать не оказались ли в минусе.

Программа учета, которую для нас написал знакомый программист, постоянно зависала. Приходилось возвращаться к тетрадкам. Было очень неудобно.

Главная сложность была в том, что все данные надо было вносить вручную: кто-то забывал, кто-то не успевал. Еще эта программа постоянно зависала. Мы вызывали программиста ее починить, но он часто был занят, ждали его по три-четыре дня. Приходилось возвращаться к тетрадкам. Это было очень неудобно.

После переезда в Россию вести дела студии в Казахстане стало еще сложнее

Через три года работы студии вместе с семьей переехала из Казахстана в Россию. Стала руководить на расстоянии. Постоянно писала флористам в вотсапе, им приходилось ежедневно отчитываться: какие букеты продаются, а какие нет, какая поставка пришла, есть ли какие-то проблемы. Уходило много времени на все эти коммуникации, и я нервничала, все ли там хорошо.

Каждое утро начиналось с переписки в вотсапе

У меня есть теплая база клиентов, кто может написать мне напрямую: «Лена, мы хотим букет прямо сейчас». Когда получала такие заказы, писала о них девчонкам. Случались накладки. Например, все были заняты и не могли собрать букет или уже не было тех цветов, что заказали, в наличии. Приходилось выкручиваться. И снова переживать!

До пандемии я навещала студию в Казахстане раз в три месяца. Когда объявили о локдауне, уже не могла приехать и поговорить со всей командой, каждого выслушать, посмотреть, как идут дела. Поняла, что так дальше не пойдет. Решила автоматизировать бизнес и выбрала Посифлору.

Увидела в Инстаграме рекламу разных сервисов автоматизации, стала пробовать. Выбрала Посифлору: понравился визуал и то, что программа предназначена именно для цветочного бизнеса.

Подключала к сервису сразу две студии: одну в Казахстане и новый магазин The Room в Екатеринбурге. Информацию об остатках, заказах, аналитику продаж, учет доходов и расходов — теперь все вижу в планшете 24/7.

Расскажу подробнее, как автоматизация помогла мне решить проблемы и выстроить работу студии, находясь в другой стране.

Теряли деньги, когда клиенты забывали оплатить заказ → теперь ведем учет должников

Было. Петропавловск — город небольшой, все всех знают. Поэтому у нас бывают случаи, когда клиенты просят сейчас забрать цветы, а оплатить потом. Говорят: «Я знаю Лену, деньги занесу». Здесь так принято, мы никогда не были против. Все на доверии: ни я, ни флористы не записывали всех, кто должен. Случалось, что должники забывали о долге, в итоге мы теряли деньги. Сколько в итоге потеряли, сложно представить.

Иногда получаю сообщения от клиентов с просьбой забрать цветы сейчас, а оплатить потом. У нас так принято

Стало. Когда подключили Посифлору, начали вести учет всех должников. Это удобно: флорист принимает заказ, вбивает его в программе и оставляет пометку, что этот клиент еще должен оплатить. Я вижу всех должников в своем смартфоне, находясь в другой стране. Если кто-то из них забывает о долге, то пишу с напоминанием. Обычно занимаюсь этим сама, чтобы флористы не теряли на это время.

Если клиент просит оплатить цветы потом, то оформляем заказ в долг
В этом окне я вижу всех, кто еще не оплатил заказ

Не понимала, сколько трачу → теперь вижу все расходы и доходы в своем планшете

Было. Цветы — далеко не последняя статья расходов владельца студии флористики. Еще нужно покупать сопутствующие товары: подкормки, флорпену, бумагу, ленты и т. д. Время от времени нужно тратиться на ремонты, менять лампочки, ремонтировать лайтбоксы и т. д. До перехода на Посифлору я не понимала, как все эти траты правильно учитывать. В итоге нигде не записывала и не могла понять, сколько трачу в целом.

Смотрю все данные о продажах студии в Казахстане, находясь в своей российской студии The Room

Ежемесячную выручку тоже раньше не считала. Было понимание, что нужно продавать каждую неделю больше, чем закупили, но оборот студии я не могла определить. Допустим, примерно понимала: закупаем на 0,6 млн тенге, надо продать на 1,2−1,3 млн тенге за неделю. Продавали — хорошо, не продавали — с помощью акций старались улучшить показатели. Поскольку не понимала, сколько всего трачу за неделю, то сложно было понять, в плюсе ли я.

Стало. Начала считать все расходы. Это удобно: флористы забивают все сопутствующие товары при продаже в программе: бумагу, ленты и т. д. Оказалось, что я трачу в месяц больше, чем предполагала.

Чтобы посмотреть расходы, захожу в раздел с отчетами. Задаю временные рамки и узнаю показатели

Теперь я вижу аналитику продаж месяц за месяцем. Это знание мне позволяет предпринимать какие-то действия, чтобы подтянуть продажи и не проседать по выручке. Например, смотрю, что июнь был слабенький — 3,8 млн тенге, а в июле хорошо поработали — 4 млн. В августе пока получается 3,6 млн тенге, т. е. мы даже не догоняем июнь. Мы тут же делаем акции, скидки, какие-то интересные предложения и за последнюю неделю добиваем выручку до планового значения — 4 млн тенге. Теперь я слежу, чтобы оборот рос с каждым месяцем.

Ежедневно смотрю в Посифлоре выручку, чтобы понять, выполняем ли план

Не было никакой аналитики → теперь вижу, какие цветы лучше продаются

Было. Раньше закупала цветы, которые хорошо разбирают за неделю. Сложно было определить из другой страны и без аналитики продаж, какие хорошо идут, какие застаиваются. У меня было представление о продажах только со слов флористов. Сотрудники не всегда успевали оперативно среагировать, чтобы быстрее продавать застоявшийся цветок, и ничего не предпринимали. Мы не считали списания, но их было много.

Стало. Сейчас я ориентируюсь на спрос: достоверно знаю, какие цветы продаются лучше, т. к. вижу аналитику продаж по каждому сорту в Посифлоре.

Допустим, недавно проанализировала, что клиенты больше любят кустовые розы, а не хризантемы — их раньше закупали много: они составляли 40% всего ассортимента. Закупочная цена у этих цветов практически одинаковая, так что можно заказывать любимые многими объемные кустовые розы и не тратить больше. Теперь закупаю кустовых роз больше — 30%, хризантем меньше — 10%. Клиенты очень рады.

Захожу с компьютера в Посифлору и открываю вкладку «Обзор склада». Здесь вижу, как продаются разные сорта цветов

Аналитика продаж помогает корректировать продажи. Допустим, вижу, что пионы не продаются. Они классные, но дорогие. Я говорю девочкам: «Давайте сделаем наценку всего 20% на каждый цветок и добавим их в сборный букет». Все сразу же их разбирают. В итоге цветы не застоялись и не пропали, мы не ушли в минус. Клиенты в восторге, благодарят за роскошные пионы. Такие моменты теперь быстро регулируются. Даже находясь в России, я вишу в программе сразу: ага, этот не продается — сразу что-то предпринимаю.

Флористы могли сделать один и тот же заказ 2−3 раза → теперь распределяют заказы и не путаются

Было. Флористы путались, кто какой заказ делает. Как это было: все заказы записывали в тетрадь, когда кто-то из девчонок освобождался, то брал очередной в работу. Случалось, что делали один и тот же заказ одновременно. Одна подумала, что другая не сделала, третья решила, что никто не сделал, и тоже стала крутить. В итоге вместо одного букета было два-три. Получалось, что тратили время на напрасно сделанную работу.

Стало. В Посифлоре видно, за кем какой заказ закреплен. При оформлении карточки заказа флористы вбивают имя ответственного сотрудника. В итоге ничего не теряется, сотрудники не путаются.

Это удобно делать и удаленно. Когда я получаю заявки, то вношу их в программу и назначаю ответственного флориста, при этом никого не тревожу лишний раз по телефону или в мессенджере. Это экономит время.

Когда оформляем карточку заказа, указываем ответственного флориста: так каждый понимает свой фронт работ

Обычно беру на работу флористов без опыта, а потом всему их обучаю. Я переживала, что новенькие не справятся с сервисом. Когда была самодельная программа, флористы периодически звонили мне в панике: «Программа зависла! Что делать?». С Посифлорой таких проблем нет. Новые сотрудники быстро осваивают работу в ней. Если какие-то вопросы появляются, они пишут нашему менеджеру Алле. Она быстро и доступно все объясняет. Так что я на это время вообще не трачу.

Подпишитесь на блог

Рассылка полезных статей, без спама!

Брали заказов больше, чем могли продать → теперь анализируем загрузку и вовремя останавливаем продажи

Было. В студии в Казахстане порядка 50% заказов мы получаем через Инстаграм. Раньше не рассчитывали, сколько нужно закупать цветов, чтобы закрыть все заказы. Закупали перед праздниками, допустим, 15 тыс. тюльпанов. Казалось, что купили очень много, а в итоге цветов не хватало. Набирали корпоративные заказы — казалось, ну чего там: всего пять тюльпанов в каждом букете, — но весь запас заканчивался. Приходилось бежать в другие салоны или к поставщикам, докупать стебли. В праздники цветы дороже в 1,5−2 раза, да качество хуже.

Стало. Видим наглядно в программе, сколько заказов, сопоставляем с тем, сколько в холодильнике, и не продаем то, чего нет.

В 2021 году 8 марта осталось всего три тюльпана, все остальное продали. Флористы за неделю до праздников принимали заказы и вбивали их в Посифлоре. То есть мы понимали, сколько уже зарезервировано цветов, а сколько еще можем продать. Когда все цветы распродали, то просто вовремя закрыли предпродажи.

В программе вижу, сколько всего заказов нужно сделать и сколько уже отработали. В конце рабочего дня картина такая

Когда все цветы разобрали, флористы закончили работу и пошли по домам. В этом году они спали ночь с 7-го на 8-е марта, обычно это бессонная ночь, освободились в 15 часов и еще отдыхали после праздников пять дней. До этого каждый год у нас после праздников было много остатков. Приходилось выходить 9 и 10 марта на работу, чтобы все распродать. После тяжелых праздничных дней было трудно.

В этом году после 8 Марта осталось всего 3 тюльпана — все остальное распродали. Смогли рассчитать благодаря предзаказам. Мы видели в Посифлоре, сколько нужно цветов.

Несмотря на то что в 2021 году работали меньше и закупили на 5 тыс. тюльпанов меньше, заработали столько же, сколько в прошлом году.

Путались в заказах на одинаковые имена → теперь находим клиента по номеру телефона за пару минут

Было. Путались, какой заказ какому клиенту. Когда принимали заявку, то писали в тетради, допустим, «Александр». К концу дня заказов с заказчиком по имени Александр было пять. Флористы теряли время, чтобы выяснить, кому какой букет. Было неприятно и клиентам, и флористам: искали переписку в вотсапе, еще какую-то информацию, чтобы установить, чей заказ.

Стало. В Посифлоре при оформлении заказа в карточку заявки сразу вносим имя и телефон клиента. Когда он приходит за букетом, то не тратим время, чтобы разыскать информацию. Флорист вбивает номер телефона, сразу видит, какой заказ и что в его составе — все, вплоть до стебля.

Вбиваем номер телефона заказчика и сразу видим всю информацию о заказе, в том числе его состав

Теряли цветы — теряли деньги → теперь ведем учет каждого стебля

Было. Случалось, что флористы при сборке букета добавляли в него больше цветов, чем нужно было изначально. Допустим, планировали 5 роз, а добавили 7 стеблей, а потом забывали учесть эти 2 лишних цветка. В конце недели садились считать, и цифры не сходились. Вспоминали, что забыли посчитать 2 стебля. Клиент платил как за 5 роз в букете, а получал 7. То есть мы теряли деньги.

До Посифлоры при сборке букета флористы иногда ошибались: добавляли больше цветов, чем нужно было, а потом не учитывали их при выставлении счета клиенту. В итоге мы теряли деньги.

Стало. Больше не теряем цветы: в Посифлоре ведем учет каждого стебля. Сейчас флористы перед тем как собрать букет, набивают его содержимое в Посифлоре. Допустим, заказали букет на 5 тыс. рублей. Они набирают цветов только на эту сумму: не больше, не меньше. Затем по указанному рецепту собирают букет.

Флорист вбивает в программе состав заказа и строго по нему собирает букет

Итог: контролирую все процессы удаленно, средний чек растет

Выстроила работу. Даже находясь в другой стране, я всегда знаю, что происходит в студии, как продаются цветы, кто чем занят и какой статус у всех заказов.

Научились считать расходы и доходы. Теперь я понимаю, сколько трачу на закупку, и могу это контролировать, вижу, какую выручку получаем ежемесячно, — слежу за тем, чтобы она росла каждый месяц.

Работаем эффективнее. Средний чек вырос на 700 рублей: в первый месяц работы с Посифлорой было 1 500, после 10 месяцев — 2 200 руб. Оборот растет ежемесячно на 10%.

Читайте также: «Первый цветочный»: раньше вели учет на глаз, а потом автоматизировали процессы и увеличили выручку на 15%

Ксения Гаращенко
2 недели назад
Какие задачи вам удалось решить с помощью автоматизации?

Посмотрите систему изнутри

Ваше сообщение успешно отправлено!
Представьтесь пожалуйста
Оставьте свой номер для связи
Нажимая на кнопку, вы даете согласие
на обработку персональных данных.

Получите ответ по смс

Ваше сообщение успешно отправлено!
Представьтесь пожалуйста
Укажите номер, на который придет ответ
Нажимая на кнопку, вы даете согласие
на обработку персональных данных.