Содержание
За 8 Марта цветочный магазин получает среднюю месячную выручку, но и нагрузка на всех сотрудников выше раз в 20–30. Надо отслеживать заказы по интернету, собирать букеты для клиентов, которые зашли в магазин сами, вести учет проданных цветов. В статье о том, как максимально упорядочить эту нагрузку с помощью системы автоматизации цветочного бизнеса Посифлора.
Как понять, могу ли я ещё принимать предзаказы по конкретному цветку?
Проблема. Во время праздников в магазине много предзаказов. Может сложиться ситуация, когда на складе ещё много цветов, но если учесть, сколько надо для уже принятых заказов, то цветов не хватит.
Решение. В Посифлоре вносите полный состав предзаказа каждый раз, когда это возможно. В таком случае система помечает зарезервированными стебли, которые помещаются в заказ, и вы всегда видите реальное положение дел. В планшете видно в ассортименте, сколько зарезервировано товаров:
Чтобы сравнить остатки и резерв в административной панели, перейдите «Склад» → «Обзор склада»:
Как быстро добавлять цветы в заказы?
Проблема. Много категорий и товаров, поэтому долго искать нужный товар.
Решение. Наведите порядок в категориях, используйте избранное и приоритетность. Возможно, есть категории и товары, которые вы уже давно не используете и не продаете, или те, которые точно не будут нужны в праздники. Скройте их или удалите:
Создайте категории по видам цветов. Например: «Тюльпан», «Мимоза», «Розы». Так флористу не нужно будет искать нужный сорт тюльпана в категории, где свалены все цветы:
Если создать категории по видам цветов, то в будущем будет легче просмотреть отчет. Например, на следующие праздники вы можете посмотреть сколько, тюльпанов продали на 8 Марта в прошлом году.
Как создавать категории товаров?
Как редактировать категории товаров?
Как переместить товар из одной категории в другую?
Используйте избранное для дополнительных товаров: упаковка, открытки, доставка. В эту папку можно попасть из любой категории и подкатегории, поэтому там удобно размещать все, что нужно в каждом заказе:
Как на планшете добавить товар в избранное?
Используйте приоритетность для самых популярных товаров внутри категории. Для 8 Марта это тюльпаны, мимоза, розы, доставка и упаковка. Приоритетные товары размещаются вверху, и флористу легко их найти и добавить в заказ:
Как поместить популярные товары в верх ассортимента?
Как быстро передавать заказы из интернета в магазин?
Проблема. Магазин получает много внешних заказов из интернета или по телефону.
Решение. Создавайте внешние заказы в административной панели. В таком случае заказ появится в приложении, флорист узнает о нем в центре уведомлений и сможет взять в работу:
В заказе будут все необходимые данные кроме состава. Но и состав можно записать в комментариях. Флорист увидит их в приложении и соберет по ним заказ:
Как создать заказ в веб-интерфейсе?
Если эта функция не подключена, обратитесь в отдел аккаунтинга, и ваш персональный менеджер подключит её.
Как быстро узнать кто и сколько покупал на прошлое 8 Марта?
Проблема. Трудно спланировать, сколько заказов будет в праздник.
Решение. Перед праздниками не забудьте добавить в календарь праздничных событий «8 Марта» и выставить верные даты. Каждый год эти даты могут быть разными. Например, 8 марта выпадает на воскресенье или понедельник. Тогда в офисах поздравлять будут в пятницу, а значит, закупать цветы начнут в четверг.
Если праздничное событие настроено, система отметит всех клиентов, которые будут покупать цветы в эти дни. В будущем вы сможете посмотреть, какая нагрузка была в каждом магазине. А перед следующим 8 Марта разослать этим клиентам сообщения, чтобы напомнить о себе.
Что такое праздничные события?
Как настроить праздничные события?
Как увеличить частоту покупок?
Как быстро найти все заказы с доставкой в один район города?
Проблема. Надо выдать курьеру заказы по одному району.
Решение. Если город большой и много районов доставки, сделайте теги с районами:
В строке поиска календаря заказов введите название района, и увидите все заказы с доставкой из одного района. Эти заказы передайте одному курьеру, и ему не придется ездить из одного конца города в другой. Так вы сэкономите время и упростите логистику. Вместо районов можно использовать части света: восток, север, запад, юг.
Как флористу собрать букет без доступа к планшету?
Проблема. В магазине несколько сотрудников, но один планшет.
Решение. В чеке флориста есть вся информацию по заказу, и флорист может с его помощью собрать заказ. Печатайте чеки и отдавайте флористам в работу. Это ускорит работу, так флористам не нужен будет планшет, чтобы посмотреть состав букета или другую информацию по заказу.
После того как флорист соберет букет, он может прикрепить чек к букету, чтобы его можно было быстро найти при передаче клиенту или курьеру. Если в магазине один планшет, то последние цифры номера заказа будут уникальны. Они напечатаны на чеке очень крупно, и их легко рассмотреть даже издалека:
Как флористу собрать букет без доступа к планшету и без чека флориста?
Проблема. В магазине несколько сотрудников, но один планшет и нет времени печатать чек флориста.
Решение. Если не хотите печатать чек флориста, можно использовать приложение для флористов на телефоне. Администратор назначает заказ на конкретного флориста, а флорист видит все свои заказы в телефоне:
В заказе флорист смотрит всю необходимую информацию, чтобы собрать заказ и поменять его статус:
Приложение лучше чеков: нужно только прикрепить флориста к заказу, и заказ автоматически появится у флориста в телефоне. А когда флорист поменяет статус заказа, он автоматически изменится и в системе. Не надо печатать чеки, не надо звать флориста, чтобы отдать их ему, а когда флорист соберет заказ, не надо отвлекать администратора, чтобы тот нашел заказ в приложении и поменял его статус.
Дополнительная польза в том, что флорист видит только заказы, на которые его назначил администратор. Так флористы не соберут два одинаковых букета по одному предзаказу. В будущем сможете посмотреть в отчетах, сколько букетов выполнил каждый флорист.
Обновление. Теперь функциональность приложения расширенна, и флорист может сам брать заказ в работу и наполнять его состав.
Как работать в мобильном приложении флориста?
Как ускорить обработку и передачу заказов курьеру?
Проблема. В спешке может казаться, что некоторые поля заказа можно не заполнять или заполнить потом. В короткой перспективе это поможет выиграть несколько секунд, но может обернуться путаницей, потерей времени на поиски и на попытки разобраться в ситуации.
Решение. Всегда заполняйте все поля доставки. Это поможет быстро находить нужные заказы. Вся информация попадает в чеки доставки и курьерский модуль, а значит, вам не надо ничего объяснять курьеру. Просто отдаете чек доставки или прикрепляете курьера к заказу в курьерском модуле, и у курьера есть необходимая информация, чтобы доставить букет.
Как автоматизировать доставку, чтобы было меньше листочков, путаницы и переписки с курьерами?
Проблема. Уходит много времени на передачу объяснения с курьерами, они постоянно теряют листочки с адресами, а флористы забывают, какой курьер какие заказы доставляет.
Решение. Используйте курьерский модуль
С помощью курьерского модуля вы прикрепляете курьера к заказу, вся необходимая для доставки информация появляется у него в телефоне. Курьер может позвонить клиенту, автоматически построить маршрут по адресу, поменять статус заказа:
Если у вас нет постоянных курьеров, но вы планируете в праздники работать с одними и теми же курьерами, заранее внесите их в систему и покажите, как работать с курьерским модулем.
Как добавить курьера в Посифлору?
В календаре заказов всегда можно увидеть, какие заказы у какого курьера, в каком они статусе, сколько заказов у каждого. Эта информация поможет ответить клиенту на вопрос о статусе заказа или равномерно распределить нагрузку на курьеров:
Как посмотреть все доставки и загруженность курьеров?
Как в Приложении добавить курьера в заказ?
Как быстро назначить курьера нескольким заказам?
Как курьеру смотреть в телефоне информацию о заказах?
Как ускорить прием заказов в магазине при большом наплыве клиентов?
Проблема. В магазин приходят сразу несколько клиентов, и каждый хочет оформить заказ побыстрее.
Решение. На период праздников подключите больше планшетов и компьютеров.
Если вы работаете не первый год, то уже знаете примерную нагрузку по заказам в праздники. Если это у вас первое 8 Марта, рассчитывайте, что выручка за праздники будет равняться средней месячной, а нагрузка в 20–25 раз больше средней дневной.
С одного планшета комфортно обрабатывать до 200 заказов в день. Если ожидаете больше, подключите в магазине на праздничные дни дополнительные устройства.
Вы можете подключить к каждому магазину любое количество устройств. Путаницы с заказами не будет, потому что если с одним заказом кто-то работает, то он блокируется и никто не сможет вносить изменения.
Приложение POSiFLORA можно установить на планшет iPad и компьютер с ОС Windows.
Как установить и обновить приложение Посифлоры для Windows?
Как подключить устройство к Посифлоре?
Подключить и отключить устройство к системе не сложно и не долго. Поэтому можно подключить дополнительные устройства только на праздники. Для этого можно даже, например, попросить на время планшет у родных или друзей.
Как быстро разобраться, сколько заказов уже готово и сколько осталось сделать?
Проблема. Представьте, что в ночь перед праздником у вас 300 предзаказов. Как понять, сколько уже готово? Как рассчитать силы и нагрузку на людей? Если сейчас пойти спать, то завтра успеем собрать все заказы?
Решение. Используйте статусы заказов:
Если в магазине сотрудники меняют статус заказов, всегда можно видеть, сколько заказов готово, сколько у курьера, а сколько ещё надо собрать:
Как смотреть статистику по заказам в административной панели?
Как уменьшить время на выдачу предзаказов клиенту?
Проблема. Много клиентов приходят за предзаказами в одно время, образуются очереди.
Решение. Берите предоплату, когда принимаете предзаказ.
Предзаказ на 8 Марта обычно делают заранее. В это время нет большой нагрузки и наплыва клиентов. Можно спокойно оформить предзаказ, внести все данные, провести предоплату, выдать сдачу. В дни праздника нужно будет только отдать заказ и не тратить на это время.
Посмотреть, какие заказы оплачены, можно в календаре заказов:
Как в приложении внести предоплату за предзаказ?
Как распечатать и провести через налоговую авансовый чек?
Работа с кассой в приложении POSiFLORA
Как быстро найти предзаказ?
Проблема. Приходится долго искать предзаказ, чтобы изменить статус, передать курьеру или провести оплату.
Решение. Используйте поиск и фильтрацию.
Чтобы быстрее находить нужные заказы, используйте поиск и фильтрацию.
Поиск поможет, когда надо найти один конкретный заказ, чтобы выдать его клиенту или внести в него изменения. Например, в инстаграме клиент спрашивает, как дела с его заказом. Чтобы не переспрашивать и не уточнять, введите в строке поиска его ник, и вы увидите карточку заказа:
Вы можете искать заказ по следующим данным:
- имя клиента,
- фамилия клиента,
- номер телефона клиента,
- адрес электронной почты клиента,
- ник клиента в инстаграме,
- номер заказа,
- адрес доставки,
- содержимое комментария заказа,
- содержимое комментария доставки.
Фильтрация поможет, когда надо увидеть все заказы с определенными характеристиками. Например, вы хотите увидеть все заказы на доставку без оплаты:
Как в приложении найти заказы по заданным критериям?
Как посмотреть все доставки и загруженность флористов?
Как быстро узнать, сколько цветов надо докупить, и передать эту информацию другому?
Проблема. Надо быстро узнать, докупать или нет и когда это лучше сделать.
Решение. Используйте отчет «Товары в предзаказах». В административной панели перейдите в «Отчеты», нажмите «Создать отчет» и создайте отчет «Товары в предзаказах»:
Так вы узнаете реальное количество свободных цветов в вашем магазине. А еще этот файл можно выгрузить и передать другому человеку:
Как создать отчет по товарам в предзаказах?
Как создать отчет по предзаказам?
Как понять, хватает ли на складе цветов для заказа?
Как в административной панели быстро понять положение с заказами?
Проблема. В таблице с заказами очень много информации, в которой теряешься.
Решение. Настройте столбцы во вкладке «Заказы».
По умолчанию Посифлора показывает все столбцы во вкладке «Заказы»:
Не всегда нужны все столбцы. К тому же они не помещаются на один экран, и нужно перемещать таблицу влево, чтобы найти нужную информацию. Это затрудняет быстрый поиск и просмотр.
В Посифлоре можно настроить, какие столбцы отображать, а какие спрятать. Чтобы в напряженные праздничные дни быстро находить и просматривать нужную информацию, оставьте только важные столбцы:
Как настроить столбцы во вкладке «Заказы»?
Как быстро добавлять товары в заказ?
Проблема. Много времени уходит на поиск товаров.
Решение. Используйте сканер штрихкода.
С помощью сканера штрихкода можно быстро поместить товар в приходную накладную или в заказ. Если добавлять товар в заказ вручную, то надо открыть ассортимент, найти категорию и потом товар. С помощью сканера добавить товар можно за секунду. Особенно хорошо это решение подходит для сопутствующих товаров. Например, для ваз или цветочных горшков.
Как подключить и использовать сканер штрихкодов?
Как избавить флористов от внесения данных клиентов и получателя заказа?
Проблема. Много времени уходит на внесение данных о доставке.
Польза. Используйте форму для создания внешних заказов.
Чтобы добавить клиента к заказу, заполнить все контактные данные, адрес и время доставки, нужно от двух минут и больше. Десять заказов это уже не меньше двадцати минут. Это время можно сэкономить, если дать возможность клиенту сделать это самому с помощью ссылки на форму внешнего заказа. По ссылке клиент попадает в форму, которую легко понять и заполнить:
С помощью внешних заказов клиент сам заполняет адрес доставки, дату, время, имя и фамилию, номер телефона, и заказ появляется в приложении на планшете.
Если клиента нет в вашей базе данных, он добавляется в вашу CRM в Посифлоре. Сотруднику уже не надо тратить на это время. Эти данные будут использованы в чеке доставки, курьерском модуле и в карточке заказа.
Ссылку на внешний заказ можно отослать клиенту в мессенджере, оставить на сайте под кнопкой «Оформить заказ» или распечатать в виде QR-кода и повесить в магазине:
Как быстро формировать и принимать заказы с сайта или соцсетей с помощью внешних заказов?
Как продавать букеты в один клик?
Проблема. Много времени уходит на то, чтобы внести букет с витрины в заказ.
Решение. Используйте Витрину приложения, чтобы продавать букеты в один клик.
Заранее поместите в Витрину приложения букеты для свободной продажи. Флористу не надо собирать букет, вносить состав или корректировать цену, если букет уже в Витрине. Такой букет добавляется в заказ одним нажатием на кнопку «В корзину»:
Что такое Витрина и зачем она нужна?
Как добавить букет на Витрину?
Как быстро добавить в заказ состав стандартного букета?
Проблема. В магазине есть стандартные букеты, состав которых в заказ приходится каждый раз добавлять по одному цветку.
Решение. Используйте спецификации для быстрого добавления букета в заказ.
Спецификация — это стандартный букет, который можно добавить в заказ или на витрину одним действием. Администратор заранее создает стандартные букеты, и они появляются в категории «Спецификация» каталога продуктов:
С помощью спецификации флорист добавляет в заказ сразу целый букет со всеми видами цветов, количеством стеблей, упаковкой, украшениями и ценой. Ему теперь не надо создавать в заказе букет, добавлять в него цветок за цветком, устанавливать количество стеблей и цену:
Чтобы ускорить работу в праздники, продумайте и создайте спецификации заранее.
Как создать стандартный букет в спецификации?
Как в приложении добавить в заказ стандартный букет?
Как редактировать спецификацию?
Если понадобится изменить количество или цену, то это можно будет сделать прямо в заказе:
Как в заказе изменить количество и цену товара?
А ещё у нас есть статья «Как организовать сборку и доставку букетов на 1 сентября». В ней даны общие советы, которые подойдут для любого праздника.
