Как 8 Марта ускорить работу цветочного магазина. 19 лайфхаков работы в Посифлоре

За 8 Марта цветочный магазин получает среднюю месячную выручку, но и нагрузка на всех сотрудников выше раз в 20−30. Надо отслеживать заказы по интернету, собирать букеты для клиентов, которые зашли в магазин сами, вести учет проданных цветов. В статье о том, как максимально упорядочить эту нагрузку с помощью системы автоматизации цветочного бизнеса Посифлора.

Как понять, могу ли я ещё принимать предзаказы по конкретному цветку?

Проблема. Во время праздников в магазине много предзаказов. Может сложиться ситуация, когда на складе ещё много цветов, но если учесть, сколько надо для уже принятых заказов, то цветов не хватит.

Решение. В Посифлоре вносите полный состав предзаказа каждый раз, когда это возможно. В таком случае система помечает зарезервированными стебли, которые помещаются в заказ, и вы всегда видите реальное положение дел. В планшете видно в ассортименте, сколько зарезервировано товаров:

Чтобы сравнить остатки и резерв в административной панели, перейдите «Склад» → «Обзор склада»:

В первой строке видно, что зарезервировано больше, чем есть на складе, а значит, надо срочно докупать товар

Как быстро добавлять цветы в заказы?

Проблема. Много категорий и товаров, поэтому долго искать нужный товар.

Решение. Наведите порядок в категориях, используйте избранное и приоритетность. Возможно, есть категории и товары, которые вы уже давно не используете и не продаете, или те, которые точно не будут нужны в праздники. Скройте их или удалите:

Создайте категории по видам цветов. Например: «Тюльпан», «Мимоза», «Розы». Так флористу не нужно будет искать нужный сорт тюльпана в категории, где свалены все цветы:

Сложно найти нужный цветок в категории, где вместе тюльпаны, розы, пионы, астры, антуриумы и зелень для декора

Если создать категории по видам цветов, то в будущем будет легче просмотреть отчет. Например, на следующие праздники вы можете посмотреть сколько, тюльпанов продали на 8 Марта в прошлом году.

Как создавать категории товаров?

Как редактировать категории товаров?

Как переместить товар из одной категории в другую?

Используйте избранное для дополнительных товаров: упаковка, открытки, доставка. В эту папку можно попасть из любой категории и подкатегории, поэтому там удобно размещать все, что нужно в каждом заказе:

Как на планшете добавить товар в избранное?

Используйте приоритетность для самых популярных товаров внутри категории. Для 8 Марта это тюльпаны, мимоза, розы, доставка и упаковка. Приоритетные товары размещаются вверху, и флористу легко их найти и добавить в заказ:

Как поместить популярные товары в верх ассортимента?

Как быстро передавать заказы из интернета в магазин?

Проблема. Магазин получает много внешних заказов из интернета или по телефону.

Решение. Создавайте внешние заказы в административной панели. В таком случае заказ появится в приложении, флорист узнает о нем в центре уведомлений и сможет взять в работу:

В заказе будут все необходимые данные кроме состава. Но и состав можно записать в комментариях. Флорист увидит их в приложении и соберет по ним заказ:

Как создать заказ в веб-интерфейсе?

Если эта функция не подключена, обратитесь в отдел аккаунтинга, и ваш персональный менеджер подключит её.

Как быстро узнать кто и сколько покупал на прошлое 8 Марта?

Проблема. Трудно спланировать, сколько заказов будет в праздник.

Решение. Перед праздниками не забудьте добавить в календарь праздничных событий «8 Марта» и выставить верные даты. Каждый год эти даты могут быть разными. Например, 8 марта выпадает на воскресенье или понедельник. Тогда в офисах поздравлять будут в пятницу, а значит, закупать цветы начнут в четверг.

Если праздничное событие настроено, система отметит всех клиентов, которые будут покупать цветы в эти дни. В будущем вы сможете посмотреть, какая нагрузка была в каждом магазине. А перед следующим 8 Марта разослать этим клиентам сообщения, чтобы напомнить о себе.

Что такое праздничные события?

Как настроить праздничные события?

Как увеличить частоту покупок?

Как быстро найти все заказы с доставкой в один район города?

Проблема. Надо выдать курьеру заказы по одному району.

Решение. Если город большой и много районов доставки, сделайте теги с районами:

В строке поиска календаря заказов введите название района, и увидите все заказы с доставкой из одного района. Эти заказы передайте одному курьеру, и ему не придется ездить из одного конца города в другой. Так вы сэкономите время и упростите логистику. Вместо районов можно использовать части света: восток, север, запад, юг.

Зачем нужны теги заказов?

Как добавить теги заказов?

Как удалить тег заказа?

Как флористу собрать букет без доступа к планшету?

Проблема. В магазине несколько сотрудников, но один планшет.

Решение. В чеке флориста есть вся информацию по заказу, и флорист может с его помощью собрать заказ. Печатайте чеки и отдавайте флористам в работу. Это ускорит работу, так флористам не нужен будет планшет, чтобы посмотреть состав букета или другую информацию по заказу.

После того как флорист соберет букет, он может прикрепить чек к букету, чтобы его можно было быстро найти при передаче клиенту или курьеру. Если в магазине один планшет, то последние цифры номера заказа будут уникальны. Они напечатаны на чеке очень крупно, и их легко рассмотреть даже издалека:

Как флористу собрать букет без доступа к планшету и без чека флориста?

Проблема. В магазине несколько сотрудников, но один планшет и нет времени печатать чек флориста.

Решение. Если не хотите печатать чек флориста, можно использовать приложение для флористов на телефоне. Администратор назначает заказ на конкретного флориста, а флорист видит все свои заказы в телефоне:

В заказе флорист смотрит всю необходимую информацию, чтобы собрать заказ и поменять его статус:

Приложение лучше чеков: нужно только прикрепить флориста к заказу, и заказ автоматически появится у флориста в телефоне. А когда флорист поменяет статус заказа, он автоматически изменится и в системе. Не надо печатать чеки, не надо звать флориста, чтобы отдать их ему, а когда флорист соберет заказ, не надо отвлекать администратора, чтобы тот нашел заказ в приложении и поменял его статус.

Дополнительная польза в том, что флорист видит только заказы, на которые его назначил администратор. Так флористы не соберут два одинаковых букета по одному предзаказу. В будущем сможете посмотреть в отчетах, сколько букетов выполнил каждый флорист.

Со временем функциональность приложения будет расширяться, и совсем скоро флорист сможет сам брать заказ в работу и наполнять его состав.

Как ускорить обработку и передачу заказов курьеру?

Проблема. В спешке может казаться, что некоторые поля заказа можно не заполнять или заполнить потом. В короткой перспективе это поможет выиграть несколько секунд, но может обернуться путаницей, потерей времени на поиски и на попытки разобраться в ситуации.

Решение. Всегда заполняйте все поля доставки. Это поможет быстро находить нужные заказы. Вся информация попадает в чеки доставки и курьерский модуль, а значит, вам не надо ничего объяснять курьеру. Просто отдаете чек доставки или прикрепляете курьера к заказу в курьерском модуле, и у курьера есть необходимая информация, чтобы доставить букет.

Как автоматизировать доставку, чтобы меньше листочков, путаницы и переписки с курьерами?

Проблема. Уходит много времени на передачу объяснения с курьерами, они постоянно теряют листочки с адресами, а флористы забывают, какой курьер какие заказы доставляет.

Решение. Используйте курьерский модуль

С помощью курьерского модуля вы прикрепляете курьера к заказу, вся необходимая для доставки информация появляется у него в телефоне. Курьер может позвонить клиенту, автоматически построить маршрут по адресу, поменять статус заказа:

Как настроить доставку: назначить заказы на курьера, отслеживать статус, а курьеру смотреть всю информацию в телефоне?

Если у вас нет постоянных курьеров, но вы планируете в праздники работать с одними и теми же курьерами, заранее внесите их в систему и покажите, как работать с курьерским модулем.

Как добавить курьера в Посифлору?

В календаре заказов всегда можно увидеть, какие заказы у какого курьера, в каком они статусе, сколько заказов у каждого. Эта информация поможет ответить клиенту на вопрос о статусе заказа или равномерно распределить нагрузку на курьеров:

Как посмотреть все доставки и загруженность курьеров?

Как в Приложении добавить курьера в заказ?

Как быстро назначить курьера нескольким заказам?

Как курьеру смотреть в телефоне информацию о заказах?

Как ускорить прием заказов в магазине при большом наплыве клиентов?

Проблема. В магазин приходят сразу несколько клиентов, и каждый хочет оформить заказ побыстрее.

Решение. На период праздников подключите больше планшетов и компьютеров.

Если вы работаете не первый год, то уже знаете примерную нагрузку по заказам в праздники. Если это у вас первое 8 Марта, рассчитывайте, что выручка за праздники будет равняться средней месячной, а нагрузка в 20−25 раз больше средней дневной.

С одного планшета комфортно обрабатывать до 200 заказов в день. Если ожидаете больше, подключите в магазине на праздничные дни дополнительные устройства.

Вы можете подключить к каждому магазину любое количество устройств. Путаницы с заказами не будет, потому что если с одним заказом кто-то работает, то он блокируется и никто не сможет вносить изменения.

Приложение POSiFLORA можно установить на планшет iPad и компьютер с ОС Windows.

Как установить и обновить приложение Посифлоры для Windows?

Как подключить устройство к Посифлоре?

Подключить и отключить устройство к системе не сложно и не долго. Поэтому можно подключить дополнительные устройства только на праздники. Для этого можно даже, например, попросить на время планшет у родных или друзей.

Зарабатывайте больше на цветочном бизнесе — подпишитесь на рассылку

Каждую неделю присылаем новую подборку статей без спама

Как быстро разобраться, сколько заказов уже готово и сколько осталось сделать?

Проблема. Представьте, что в ночь перед праздником у вас 300 предзаказов. Как понять, сколько уже готово? Как рассчитать силы и нагрузку на людей? Если сейчас пойти спать, то завтра успеем собрать все заказы?

Решение. Используйте статусы заказов:

Как поменять статус заказа?

Если в магазине сотрудники меняют статус заказов, всегда можно видеть, сколько заказов готово, сколько у курьера, а сколько ещё надо собрать:

Статусы заказов в приложении. Заказы отсортированы от ранних к поздним. Если нажать на шапку столбца, сортировка поменяется на порядок от поздних к ранним
Статусы заказов в административной панели

Как смотреть статистику по заказам в административной панели?

Как уменьшить время на выдачу предзаказов клиенту?

Проблема. Много клиентов приходят за предзаказами в одно время, образуются очереди.

Решение. Берите предоплату, когда принимаете предзаказ.

Предзаказ на 8 Марта обычно делают заранее. В это время нет большой нагрузки и наплыва клиентов. Можно спокойно оформить предзаказ, внести все данные, провести предоплату, выдать сдачу. В дни праздника нужно будет только отдать заказ и не тратить на это время.

Посмотреть, какие заказы оплачены, можно в календаре заказов:

Как в приложении внести предоплату за предзаказ?

Как распечатать и провести через налоговую авансовый чек?

Работа с кассой в приложении POSiFLORA

Как быстро найти предзаказ?

Проблема. Приходится долго искать предзаказ, чтобы изменить статус, передать курьеру или провести оплату.

Решение. Используйте поиск и фильтрацию.

Чтобы быстрее находить нужные заказы, используйте поиск и фильтрацию.

Поиск поможет, когда надо найти один конкретный заказ, чтобы выдать его клиенту или внести в него изменения. Например, в инстаграме клиент спрашивает, как дела с его заказом. Чтобы не переспрашивать и не уточнять, введите в строке поиска его ник, и вы увидите карточку заказа:

Система будет искать по нику аккаунта в инстаграм, если ник клиента есть в его карточке

Вы можете искать заказ по следующим данным:

  • имя клиента,
  • фамилия клиента,
  • номер телефона клиента,
  • адрес электронной почты клиента,
  • ник клиента в инстаграме,
  • номер заказа,
  • адрес доставки,
  • содержимое комментария заказа,
  • содержимое комментария доставки.

Как найти заказ в приложении?

Фильтрация поможет, когда надо увидеть все заказы с определенными характеристиками. Например, вы хотите увидеть все заказы на доставку без оплаты:

Как в приложении найти заказы по заданным критериям?

Как посмотреть все доставки и загруженность флористов?

Как быстро узнать, сколько цветов надо докупить, и передать эту информацию другому?

Проблема. Надо быстро узнать, докупать или нет и когда это лучше сделать.

Решение. Используйте отчет «Товары в предзаказах». В административной панели перейдите в «Отчеты», нажмите «Создать отчет» и создайте отчет «Товары в предзаказах»:

Так вы узнаете реальное количество свободных цветов в вашем магазине. А еще этот файл можно выгрузить и передать другому человеку:

Как создать отчет по товарам в предзаказах?

Как создать отчет по предзаказам?

Как понять, хватает ли на складе цветов для заказа?

Как в административной панели быстро понять положение с заказами?

Проблема. В таблице с заказами очень много информации, в которой теряешься.

Решение. Настройте столбцы во вкладке «Заказы».

По умолчанию Посифлора показывает все столбцы во вкладке «Заказы»:

Не всегда нужны все столбцы. К тому же они не помещаются на один экран, и нужно перемещать таблицу влево, чтобы найти нужную информацию. Это затрудняет быстрый поиск и просмотр.

В Посифлоре можно настроить, какие столбцы отображать, а какие спрятать. Чтобы в напряженные праздничные дни быстро находить и просматривать нужную информацию, оставьте только важные столбцы:

Если хотите выгрузить эти данные в файл Excel, нажмите «Скачать найденные»

Как настроить столбцы во вкладке «Заказы»?

Как быстро добавлять товары в заказ?

Проблема. Много времени уходит на поиск товаров.

Решение. Используйте сканер штрихкода.

С помощью сканера штрихкода можно быстро поместить товар в приходную накладную или в заказ. Если добавлять товар в заказ вручную, то надо открыть ассортимент, найти категорию и потом товар. С помощью сканера добавить товар можно за секунду. Особенно хорошо это решение подходит для сопутствующих товаров. Например, для ваз или цветочных горшков.

Как подключить и использовать сканер штрихкодов?

Как избавить флористов от внесения данных клиентов и получателя заказа?

Проблема. Много времени уходит на внесение данных о доставке.

Польза. Используйте форму для создания внешних заказов.

Чтобы добавить клиента к заказу, заполнить все контактные данные, адрес и время доставки, нужно от двух минут и больше. Десять заказов это уже не меньше двадцати минут. Это время можно сэкономить, если дать возможность клиенту сделать это самому с помощью ссылки на форму внешнего заказа. По ссылке клиент попадает в форму, которую легко понять и заполнить:

С помощью внешних заказов клиент сам заполняет адрес доставки, дату, время, имя и фамилию, номер телефона, и заказ появляется в приложении на планшете.

Если клиента нет в вашей базе данных, он добавляется в вашу CRM в Посифлоре. Сотруднику уже не надо тратить на это время. Эти данные будут использованы в чеке доставки, курьерском модуле и в карточке заказа.

Ссылку на внешний заказ можно отослать клиенту в мессенджере, оставить на сайте под кнопкой «Оформить заказ» или распечатать в виде QR-кода и повесить в магазине:

Как быстро формировать и принимать заказы с сайта или соцсетей с помощью внешних заказов?

Как продавать букеты в один клик?

Проблема. Много времени уходит на то, чтобы внести букет с витрины в заказ.

Решение. Используйте Витрину приложения, чтобы продавать букеты в один клик.

Заранее поместите в Витрину приложения букеты для свободной продажи. Флористу не надо собирать букет, вносить состав или корректировать цену, если букет уже в Витрине. Такой букет добавляется в заказ одним нажатием на кнопку «В корзину»:

Что такое Витрина и зачем она нужна?

Как добавить букет на Витрину?

Как продать букет с Витрины?

Как быстро добавить в заказ состав стандартного букета?

Проблема. В магазине есть стандартные букеты, состав которых в заказ приходится каждый раз добавлять по одному цветку.

Решение. Используйте спецификации для быстрого добавления букета в заказ.

Спецификация — это стандартный букет, который можно добавить в заказ или на витрину одним действием. Администратор заранее создает стандартные букеты, и они появляются в категории «Спецификация» каталога продуктов:

С помощью спецификации флорист добавляет в заказ сразу целый букет со всеми видами цветов, количеством стеблей, упаковкой, украшениями и ценой. Ему теперь не надо создавать в заказе букет, добавлять в него цветок за цветком, устанавливать количество стеблей и цену:

Чтобы ускорить работу в праздники, продумайте и создайте спецификации заранее.

Как создать стандартный букет в спецификации?

Как в приложении добавить в заказ стандартный букет?

Как редактировать спецификацию?

Если понадобится изменить количество или цену, то это можно будет сделать прямо в заказе:

Как в заказе изменить количество и цену товара?

А ещё у нас есть статья «Как организовать сборку и доставку букетов на 1 сентября». В ней даны общие советы, которые подойдут для любого праздника.

Портрет автора
Андрей Банников
6 месяцев назад
Выскажите все, что думаете об этом:

Посмотрите систему изнутри

Ваше сообщение успешно отправлено!
Представьтесь пожалуйста
Оставьте свой номер для связи
Нажимая на кнопку, вы даете согласие
на обработку персональных данных.

Получите ответ по смс

Ваше сообщение успешно отправлено!
Представьтесь пожалуйста
Укажите номер, на который придет ответ
Нажимая на кнопку, вы даете согласие
на обработку персональных данных.