Складской учёт: какие остатки действительно важны в цветочном бизнесе

Для стабильной и прибыльной работы цветочного магазина мало просто продавать букеты — нужно чётко понимать, что находится на складе, в каких количествах, как быстро это расходуется и что приносит убытки. Правильно выстроенный складской учёт позволяет контролировать закупки, избежать «зависших остатков», повысить оборачиваемость товаров и сохранить прибыль.

Зачем нужен складской учёт в цветочном магазине

Многие владельцы цветочного бизнеса интуитивно понимают, что «на складе должно быть в порядке». Но что конкретно означает порядок, и почему складской учёт в цветочном магазине — это не просто бюрократия, а реальный инструмент прибыли? Давайте разберёмся.

Склад — это зеркало финансового и операционного состояния магазина. Здесь хранятся деньги в товарной форме: от роз и тюльпанов до упаковки и декора. Если вы не знаете, сколько и чего у вас осталось, — вы не знаете, сколько вы действительно заработали, потратили и потеряли.

1. Склад = замороженные деньги. Каждая единица товара на складе — это ваши вложенные средства. Неучтенные остатки = деньги, которые «висят в воздухе».

Пример: на складе лежат 5 рулонов упаковочной бумаги по 150 ₽, 20 декоративных открыток по 30 ₽ и 40 метров ленты. Если вы не знаете об их наличии — вы закажете новое и заморозите еще больше средств. А старое залежится, испортится или будет утеряно.

2. Точный учёт = честная себестоимость. Без учёта вы не можете точно рассчитать, сколько стоит собрать букет. Флорист может использовать 2 метра плёнки вместо 1, добавить табличку или тишью, и каждый раз это будет стоить вам больше. Но если это нигде не отражается — вы не видите, где теряете маржу.

Важно: учёт остатков позволяет учитывать упаковку, декор, расходники — и строить точную себестоимость. Только в этом случае вы можете рассчитать реальную наценку и рентабельность каждого товара.

3. Помогает закупать ровно то, что нужно. Без складского учёта закуп превращается в угадайку: «на глаз», «на всякий случай», «вдруг пригодится». В итоге заказываете лишнее, забываете о том, что уже есть, тратите время на лишнюю сортировку и в какой-то момент обнаруживаете просроченные товары.

4. Предотвращает срывы заказов. Когда в системе написано, что на складе 40 роз, а по факту — 28, заказ срывается. Курьер не может доставить букет, клиент разочарован, сотрудник оправдывается, магазин теряет лицо. Складской учёт помогает:

• Заранее понять, чего не хватает;

• Отследить, какие цветы заканчиваются;

• Выстроить логистику поставок;

• Избежать ситуаций «обещали — не смогли».

5. Основа для анализа и управления. Нельзя управлять тем, что не измерено. Склад — это то место, где фиксируется: скорость движения товаров, количество списаний, популярность ассортимента, запасы перед праздниками и в «низкий сезон».

Складские отчеты позволяют понять, какие цветы продаются лучше и быстрее, какие материалы чаще списываются, что зависает на месяцами и где можно оптимизировать закупки или заменить позиции.

6. Контроль потерь, списаний и краж. Когда товары не учитываются, они легко исчезают. Сначала — один рулон, потом — упаковка открыток, затем — целая партия коробок. Всё это — прямые убытки.

С учетом каждый товар на складе закреплён, движение — зафиксировано, а списание — объяснено. Снижается риск воровства, недобросовестного отношения, халатности.

7. Экономия времени и порядка. Когда учёт построен правильно, вы не тратите часы на «перебрать, пересчитать, посмотреть». Вы открываете систему и точно знаете:

• Сколько осталось плёнки и сетки;

• Какие розы подходят к списанию;

• Сколько коробок осталось к 8 марта.

Это даёт уверенность в завтрашнем дне — вы управляете, а не тушите пожары.

8. База для автоматизации. Автоматизация учёта возможна только там, где есть порядок. Вы не сможете внедрить CRM, считать себестоимость, формировать отчёты, если остатки записаны от руки на стикерах.

Цифровой склад — это не только удобство. Это точка роста: для масштабирования, франшизы, второй точки, корпоративных продаж.

Категория 1. Цветы (срезка, горшечные, зелень)

Цветы — главная и самая капризная часть склада. Это скоропортящийся товар с ограниченным сроком хранения, высокой себестоимостью и прямым влиянием на впечатление клиента. Что критично:

— Остатки по каждой позиции: сорт, длина, цвет, количество.

— Партии: дата поступления, срок хранения.

— Скорость реализации: сколько штучек продано за день/неделю.

— Правильность списаний: все увядшие цветы должны быть зафиксированы.

Что бывает при отсутствии учёта:

• Продажа несвежего товара — клиент недоволен, репутация страдает.

• Закуп цветов, которые уже есть — заморозка оборотных средств.

• Недостаток на складе — невозможность собрать нужный букет.

Пример ошибки: в системе нет актуального остатка по гортензии. Флорист продаёт букет с ней, но цветка на складе нет — заказ срывается, курьер уезжает ни с чем.

Как организовать: учитывать цветы в штуках, партиях и сроках хранения. Проводить инвентаризацию срезки раз в 2–3 дня. Использовать автоматизацию учёта: Posi­flo­ra позволяет видеть остатки по каждой позиции, срок хранения, историю продаж и списаний.

Категория 2. Упаковка

Плёнка, калька, тишью, коробки, корзины, бумажные пакеты — упаковка влияет на внешний вид букета и входит в его себестоимость. Что важно учитывать:

• Остатки рулонов (в метрах);

• Количество коробок, пакетов (в штуках);

• Нормы расхода на один букет.

Проблемы при слабом учёте:

— Перерасход упаковки: флорист использует 2,5 м вместо нормы в 1,5 м.

— Отсутствие нужной плёнки или коробки в момент заказа.

— Закуп ненужной упаковки: залежавшиеся остатки.

Пример: флорист не находит упаковочную плёнку нужного цвета. Заказ отправляют в случайной обертке. Клиент отказывается, доставка оплачена впустую.

Как контролировать: учёт по метражу в системе. Привязка упаковки к составу каждого букета. Инвентаризация 1 раз в месяц + выборочная проверка каждую неделю.

Категория 3. Расходники

Клей, тейп-лента, шпагат, флористическая проволока, ножницы, скотч — мелкие, но обязательные вещи, без которых не собрать ни один букет. Особенности:

• Расходуются постоянно, мелкими партиями;

• Часто теряются, не списываются;

• Легко «уходят» незаметно — особенно если нет контроля.

Почему важны: объём потерь по ним часто недооценивается. Влияют на скорость сборки, удобство и дисциплину. Часто закупаются впрок без понимания остатков.

Пример: флорист не находит тейп-ленту в нужный момент. Идёт в ближайший магазин, покупает втридорога из кассы. Не оформляется как расход — деньги теряются.

Что делать: условный учёт — контроль количества упаковок. Еженедельная сверка ключевых позиций. Назначение ответственного за расходные материалы.

Категория 4. Декор и аксессуары

Таблички, игрушки, деревянные вставки, шишки, перья, бусины, декоративная сетка — то, что добавляет индивидуальность букету и увеличивает средний чек. Основные риски:

• «Зависание» — материалы лежат месяцами;

• Переплата — закуп дорого, а используются редко;

• Плохая видимость остатков — сложно понять, есть ли нужный декор в наличии.

Пример: закуплено 100 декоративных птичек. Продаются только с определённым букетом, в среднем 1–2 в месяц. Через полгода — половина сломана, морально устарела.

Как организовать учёт: поштучно, каждая партия фиксируется в системе. Указывать, в какие товары добавлен декор. Анализ популярности: если декор не используется — убрать из матрицы.

Категория 5. Подарки и сопутствующие товары

Шоколад, свечи, открытки, мягкие игрушки, вино (если разрешено) — повышают средний чек и усиливают впечатление от заказа. Особенности:

• Имеют срок годности;

• Хранятся не всегда в охлаждённой зоне;

• Могут уходить «мимо кассы» (вручение в подарок, ошибки при пробитии).

Последствия отсутствия учёта:

— Списания просроченного товара;

— Убытки из-за недосчёта;

— Нарушение товарного учёта при ревизии.

Пример: флорист дарит шоколад «от магазина» без согласования. Через месяц обнаруживается, что 18 плиток нет, а в отчётах — всё чисто. Потеря 3 000–4 000 ₽.

Как наладить: Учет товаров поштучно. Контроль сроков годности. Отдельное хранение и маркировка. Инвентаризация каждый месяц.

Что делать с зависшими остатками

Зависшие остатки — это товары, которые находятся на складе дольше обычного срока хранения или оборачиваемости и не участвуют в продажах. Это типичная проблема для цветочных магазинов, особенно в сезонных нишах: материалы закуплены под конкретную дату или тренд, но не ушли в реализацию.

Как распознать зависшие остатки: продукция не списывается и не продаётся дольше 30–60 дней. Нет движения в отчётах учёта остатков. Упаковка повреждена или морально устарела. Цветок потерял товарный вид, но не оформлен в списание. Декор закуплен в большом объёме и не используется.

Причины возникновения: слишком большие закупки «про запас». Закупка под единичные акции без дальнейшего применения. Отсутствие контроля сроков хранения;. Отсутствие учёта, партионного подхода и анализа движения;

Что делать:

1. Проведите ABC-анализ остатков.Разбейте весь склад по оборачиваемости:

А — ходовые позиции (часто покупают);

B — умеренно оборачиваемые;

C — «залежалые» позиции. Категорию C следует либо активизировать в промо, либо списать.

2. Создайте отдельную категорию в учётной системе. Отметьте зависшие остатки в CRM — «на заморозке». Это позволит отслеживать их движение отдельно и исключить из текущих планов закупок.

3. Запустите распродажу или акцию: «Упаковка в подарок» при заказе от 1 500 ₽, «Добавь табличку к букету — бесплатно», «-50% на декор из коллекции прошлого сезона».

4. Используйте в комплимент-букетах. Зависший тишью или лента? Добавьте в букеты, которые уходят на доставку в качестве бонуса.

5. Переработайте или списывайте. Упаковка без товарного вида = списание. Цветы вянут — собрать композиции в витрину со скидкой или разобрать на лепестки (например, для банной соли или наборов для ванны).

6. Измените закупочную стратегию. Проанализируйте, какие позиции зависают регулярно, и сократите закуп до минимума или уберите из матрицы.

Как наладить системный учёт остатков

Настройте автоматизацию учёта. Программа Posi­flo­ra, позволяет учитывать остатки по категориям: цветы, упаковка, декор, расходники. Всё фиксируется в момент продажи — вы видите движение склада в реальном времени.

Регулярно проводите инвентаризацию. Не реже раза в месяц — полную. Каждую неделю — выборочную. Делайте акты списания и корректировки по факту.

Работайте с отчетами. Используйте отчеты по движениям, списаниям, оборачиваемости. Отмечайте критические остатки, прогнозируйте потребности.

Контролируйте партии и сроки. Особенно у цветов и подарков. Первыми использовать те, что поступили раньше (принцип FIFO).

Учите персонал. Флористы должны понимать, зачем нужен складской учёт, как он влияет на выручку, зарплату и общую эффективность.

Посифлора — цветочная программа, которая избавит вас от рутины и приведет заказы в ваш магазин

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

Посмотреть изнутри

Посмотреть изнутри

Ваш запрос принят!

Узнайте обо всех возможностях Посифлоры для вашего бизнеса.

Складской учет — это основа прозрачного, эффективного и прибыльного цветочного бизнеса. Цветочный магазин не может расти, если владелец не знает, что происходит на складе, сколько осталось роз, лент, декора и что «зависло» на полке полгода назад.

Организуйте учет остатков по категориям, используйте автоматизацию учета, регулярно проводите инвентаризации и анализируйте отчеты. Только так вы сможете управлять не просто ассортиментом, а результатом — в цифрах и в прибыли.