Сезонные сотрудники и бухгалтерия: как оформить, оплатить и не нарваться на штрафы

Цветочный бизнес живет по ритму сезонов. Весной — шквал заказов, летом — свадьбы, осенью — День учителя, зимой — Новый год. В эти периоды одной команды не хватает, и на помощь приходят сезонные сотрудники. Но вместе с ними приходит и головная боль: как их правильно оформить, как платить налоги, как вести учет персонала, чтобы не получить штрафы.

+250% к чеку в цветочном — что делать, чтобы клиенты платили больше

Оставьте свой номер и получите
подарок вместе с записью вебинара

Телефон

Смотреть запись

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

Все готово!

Посмотреть запись вебинара можно по кнопке ниже.

Смотреть запись

Наталья Лютаревич

бизнес-консультант, руководила флористическими проектами в «Макси Флора», «Л’Этуаль», Bull­doz­er Group

Смотреть запись

Почему важно правильно оформлять сезонных сотрудников

Во флористике — как и в любой сфере с пиковыми нагрузками — сезонные сотрудники становятся спасением. На 8 Марта, 14 февраля, 1 сентября или в дни свадебного бума постоянная команда просто не справляется с объёмом. Привлечь временный персонал — отличная идея. Но если этот процесс не оформить по закону, последствия могут быть крайне серьёзными.

1) Закон требует трудового оформления. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 16), любые фактические трудовые отношения — даже устные — приравниваются к трудовому договору. Если человек выполняет работу по графику, под контролем и в интересах работодателя — он не может считаться просто «помощником». Его необходимо оформить официально. Без договора — нарушение.

2) Штрафы за нелегальный найм — высокие При выявлении нарушений:

• На ИП — штраф от 5 000 до 30 000 ₽;

• На юридическое лицо — от 50 000 до 100 000 ₽;

• При повторном нарушении — до 200 000 ₽ и приостановка деятельности.

Кроме этого, налоговая вправе доначислить налоги, страховые взносы, пени и штрафы за каждого неоформленного сотрудника за весь срок его работы.

3) Риски при проверках. Цветочный бизнес — под наблюдением. В сезон налоговая, инспекция труда и фонды нередко проводят выборочные проверки. Увидев рост оборота или появление временных торговых точек, контролирующие органы могут запросить данные по персоналу.

Если договора нет, а чек от кассы есть, курьер на фото с формой магазина — это уже доказательство трудовых отношений.

4) Защита самого работодателя. Правильное оформление — это ещё и ваша защита от споров: если сезонный работник испортил заказ, пропал с предоплатой. Если пожаловался в трудовую инспекцию или суд. А также, если требует выплаты «по договорённости».

Только с официальным договором можно предъявить требования, привлечь к ответственности, доказать договорённости.

5) Упрощенная бухгалтерия. При официальной работе все выплаты видны: они входят в учёт персонала, списываются как расходы, отражаются в отчётности, учитываются при расчёте налогов. Это важно при проверках и анализе эффективности пиковых периодов.

Кого считать сезонным сотрудником

Сезонный сотрудник — это человек, которого вы нанимаете на короткий срок для выполнения работ, связанных с пиковым спросом. Он не является частью вашей постоянной команды, но временно помогает бизнесу справиться с наплывом клиентов.

Основные признаки сезонного сотрудника:

— Временная занятость — от 1 дня до нескольких недель;

— Работа в периоды роста продаж: в праздники, в сезон свадеб, выпускных и т.п.;

— Выполнение типовых или вспомогательных задач: упаковка, доставка, оформление, продажа;

— Отсутствие долгосрочных обязательств со стороны работодателя;

 — Оплата по фиксированной ставке, за смену или сдельно.

Часто привлекаемые категории:

Если человек находится на объекте, выполняет функции персонала и получает оплату — это сотрудник. Сезонный, временный, сменный — неважно. И вы несёте за него ответственность по закону.

Способы оформления сезонных сотрудников

Правильное оформление сезонных сотрудников — основа безопасной работы в период пиковых продаж. В зависимости от длительности, характера работы и формата взаимодействия с персоналом, вы можете выбрать один из трёх легальных способов. Ниже — подробное сравнение каждого варианта с примерами, плюсами и рисками.

1) Срочный трудовой договор

Это стандартная форма для временного трудоустройства. Подходит, если сезонный сотрудник: работает по графику (например, смена 2/2, 5/2). Находится на вашей территории (в магазине, складе, точке продаж). Подчиняется внутреннему распорядку. Работает руками (например, флорист, упаковщик, продавец). Занят не более 2 месяцев или в рамках проекта с чётким сроком.

Как оформлять:

• Составляется письменный договор с указанием срока и причин срочности (например, «на период подготовки и проведения 8 Марта»);

• Обязательно уведомление в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД);

• Ведение табеля учёта рабочего времени;

• Расчёт заработной платы с удержанием НДФЛ (13%) и начислением страховых взносов (30%).

Плюсы: законно, прозрачно, без налоговых рисков. Работник защищён: может взять больничный, обратиться в инспекцию, получить справки. Можно учесть зарплату как расход при налогообложении.

Минусы: больше бумажной работы (приказы, табели, расчёты)Трудно быстро уволить досрочно. Нужно соблюдать нормы охраны труда, отпускных, переработки.

Пример: флорист в дополнительной точке продаж работает с 6 по 10 марта. С ним заключается срочный договор с 5‑дневной занятостью и фиксированной зарплатой.

2) Гражданско-правовой договор (ГПХ)

Заключается не на трудовую функцию, а на результат: оказание услуги или выполнение работы. Подходит, если нет чёткого графика. Оплата идёт за результат (например, «упаковать 300 букетов», «доставить 50 заказов»). Человек работает сам, без подчинения регламенту. Исполнитель приходит по мере необходимости.

Как оформлять:

• Заключается договор подряда или договор оказания услуг;

• Обязателен акт выполненных работ по завершении;

• Из оплаты удерживается НДФЛ (13%);

• Начисляются страховые взносы в ПФР и ФОМС (около 27%);

• Табель не ведётся, трудовая книжка не заполняется.

Плюсы: гибкость: не нужно соблюдать график. Меньше обязательств, проще расторгнуть. Подходит для курьеров, временных сборщиков, внештатных помощников.

Минусы: если инспекция установит, что работа носит признаки трудовых отношений — договор будет переквалифицирован. Без чёткой формулировки задачи сложно защитить себя при споре. Работник не получает «трудового стажа».

Пример: курьер получает 200 ₽ за каждую доставку. Заключён договор ГПХ на 5 дней, по окончании — акт, расчёт, удержание налога, подача СЗВ‑М.

3) Работа с самозанятыми (НПД)

Если временный сотрудник зарегистрирован в налоговой как самозанятый, вы можете сотрудничать с ним без уплаты налогов и взносов со своей стороны. Подходит, если человек официально зарегистрирован в приложении «Мой налог». Оказывает услугу (доставка, упаковка, помощь в продаже). Может выдать чек через приложение или не дублирует функции штатных работников.

Как оформлять:

• Подписывается договор на оказание услуг;

• Исполнитель сам пробивает чек через приложение «Мой налог» и отправляет его заказчику;

• Вы не удерживаете налоги и не подаёте за него отчётность.

Плюсы: нет страховых взносов. Минимум документов. Можно быстро заключить и прекратить сотрудничество.

Минусы: нужно проверять статус на сайте ФНС (https://lknpd.nalog.ru). Если человек не пробил чек — возникают налоговые риски. Не подходит для классических трудовых функций с графиком и подчинением.

Например: упаковщик-фрилансер на 14 февраля помогает оформить букеты на дому. Он зарегистрирован как самозанятый, заключает договор на 3 дня и присылает чек на 9 000 ₽.

Что категорически нельзя делать: 

1) Не заключать договор вообще — на проверке это считается нелегальной занятостью.

2) Давать деньги «в конверте» — нарушение закона и повод для доначислений.

3) Смешивать функции: например, сотрудник в штате и одновременно самозанятый, выполняющий ту же работу.

4 )Использовать самозанятость для работников, которых контролируете по времени и задачам.

Правильное оформление сезонных сотрудников — это защита вашего бизнеса. Не экономьте на документах, потому что штрафы за их отсутствие могут многократно перекрыть всю прибыль от праздников. Лучше один раз подготовить шаблоны, чем рисковать всей выручкой сезона.

Учет персонала: что включить в процесс

Правильный учет персонала — это не только про оплату и налоги, но и про безопасность бизнеса, особенно если вы работаете с временными или сезонными кадрами. Ошибки в документации, отсутствие договоров или неправильное оформление могут обернуться для флориста серьёзными штрафами при проверках.

Вот что нужно включить в процесс учёта сезонных сотрудников:

Договорная база. Срочный трудовой договор или договор ГПХ — обязательно в письменной форме. Укажите: срок работы, вид работ, размер оплаты, режим труда (если применимо). Договор составляется в двух экземплярах, один — сотруднику.

Копии документов: паспорт, СНИЛС, ИНН (желательно). Документ об образовании или квалификации — если требуется. Все документы хранятся в папке персонала и проверяются при первой оплате.

Регистрация в кадровом учёте. ФИО, контактные данные, дата начала и окончания работы. Форма договора (ТД или ГПХ). Табель учёта рабочего времени (для ТД). Акт выполненных работ (для ГПХ).

Уведомления в фонды и ФНС. При приёме по трудовому договору нужно направить уведомление в Пенсионный фонд через форму СЗВ-ТД. При выплате — отражать сотрудника в форме 6‑НДФЛ и СЗВ‑М.

Хранение договоров и отчетов. Договора и акты нужно хранить не менее 4 лет, чтобы при проверке доказать легальность выплат.

Планируете открыть цветочный магазин? Тогда обязательно загляните в статью «Юридические аспекты открытия цветочного магазина: регистрация бизнеса и налогообложение». В ней вы найдёте всё, что нужно знать о документах, правовой форме, выборе системы налогообложения и тонкостях старта — без лишней «юридической воды», только по делу.

Оплата и налоги: что и как платить

Даже если сотрудник работает три дня и получил 5 000 рублей, на эту сумму ртолько заплатить, но и оформить выплату правильно.

1) Если оформлен трудовой договор. Обязательные удержания и отчисления:

Дополнительно: табель учета времени. Расчетный лист по зарплате. Уведомление о приёме (СЗВ-ТД). Сдача отчетности в ФНС, ПФР.

2) Если договор ГПХ. Похож на ТД, но есть отличия:

Важно: по договору ГПХ не полагается отпуск, больничный и переработка. Оплата — только по факту выполнения задачи. Подтверждается актом.

3) Если сотрудник — самозанятый. Вы не платите заспространяются все налоговые и бухгалтерские обязательства. Флористу важно не а него налоги. Самозанятый сам уплачивает 4% или 6% (в зависимости от типа клиента).

Что нужно: проверить статус на сайте ФНС. Заключить договор. Получить чек через приложение «Мой налог». Сохранить договор и чек как доказательство легальности оплаты.

Что будет, если не оформить: штрафы и риски

Привлечение сезонных сотрудников «на словах» — самый короткий путь к штрафам, проверкам и блокировке бизнеса. Особенно если вы принимаете оплату через кассу, работаете публично и активно рекламируете себя в интернете. Основные риски:

ФНС и ГИТ активно проверяют бизнесы с сезонными пиками. Цветочный магазин на 8 Марта — классический объект для внеплановой проверки. Если человек находится на объекте, выполняет функции персонала и получает оплату — это сотрудник. Сезонный, временный, сменный — неважно. И вы несёте за него ответственность по закону.

Сезонные сотрудники — это необходимость для любого флориста в пиковые месяцы. Но чтобы не попасть на штрафы, важно помнить: каждый помощник — это кадр, налог и ответственность. Если вы работаете в рознице, оформляете сезонных сборщиков букетов или курьеров — не оставляйте юридическую часть «на потом». Сегодня — договор, завтра — порядок, а не штрафы.