Как вести учет онлайн-продаж букетов

В современном флористическом бизнесе продажи всё чаще происходят не через кассу офлайн-точки, а через интернет-магазин, мессенджеры и маркетплейсы. Чтобы избежать путаницы в деньгах, товарах и заказах, необходим грамотный учет онлайн-продаж. Эта статья — пошаговая инструкция, как навести порядок: от кассовых операций до учета доставки и налоговой отчётности.

Зачем нужен учет онлайн-продаж

Игнорирование учета интернет-продаж ведет к убыткам: букет выдали, деньги не зафиксировали, клиент оплатил, но не получил заказ. Также неправильный учет чреват налоговыми рисками и ошибками в бухгалтерии. Особенно если у вас несколько каналов: сайт, социальные сети, маркетплейсы. Все эти онлайн-продажи должны отражаться в единой системе.

Учет онлайн-продаж помогает:

— Отследить оплату и доставку;

— Вести отчетность для налогов и бухгалтерии;

— Понимать прибыльность;

— Сократить ошибки при сборе и отправке букетов;

— Автоматизировать расчеты и синхронизировать склад.

Планируете выйти на онлайн-рынок, но не знаете, с чего начать? В статье «Онлайн-продажи цветов: быстрый старт» вы найдёте пошаговый разбор ключевых этапов запуска интернет-продаж. Материал будет полезен тем, кто хочет грамотно и без потерь интегрировать онлайн-канал в структуру своего цветочного бизнеса.

Централизуйте все онлайн-заказы

Ведение учета онлайн-продаж невозможно без консолидации заказов из разных каналов. Даже если вы продаете букеты только через один сайт — заказы могут поступать в виде звонков, сообщений в соцсетях или через мессенджеры. Каждый такой заказ нужно учитывать, иначе возникает хаос: заказы теряются, оплаты не фиксируются, доставка путается.

Что нужно сделать:

1) Подключить CRM или товароучётную систему, поддерживающую многоканальность.

2) Настроить интеграции с сайтом (через виджет или API) и формами заявок.

3) Запустить социальные сети мессенджеры (ВКонтакте, What­sApp, Telegram). 

4) Взаимодействовать с агрегаторами (Яндекс Маркет, OZON, Wild­ber­ries, Deliv­ery Club, Sber­Mar­ket и др.). Коллтрекингом, если есть входящие звонки.

Почему это важно:

• Учет онлайн-продаж должен быть полным, а не выборочным.

• Менеджер (или флорист) видит все заказы в одном окне: нет риска забыть оформить доставку или не пробить чек.

• Можно в реальном времени отслеживать статус каждого заказа: «принят», «оплачен», «в доставке», «доставлен».

Например: у клиента оформлен заказ в социальной сети: букет на 3 000 рублей. Без системы вы рискуете забыть ввести этот заказ в отчётность. С CRM заказ автоматически попадает в учёт, фиксируется онлайн-оплата, создаётся задача для курьера.

Настройте кассовые операции и онлайн-оплату

Все онлайн-продажи требуют корректного отражения в кассовых операциях — согласно 54-ФЗ, даже если вы не принимаете наличные в офлайн-магазине. Отсутствие чека может привести к штрафам от налоговой.

Что нужно сделать: установить онлайн-кассу (физическую или облачную) с фискальным накопителем. Настроить автоматическое пробитие чеков при оплате через сайт или ссылку. Обеспечить отправку чеков покупателю: по SMS или e‑mail.

В CRM должно быть видно: оплачено или нет. Способ оплаты, дата/время транзакции, а также чековый номер. Некоторые платформы позволяют выставлять ссылку на оплату, которая автоматически активирует кассу и отправляет чек клиенту.

Какие типы оплат учитывать:

— Онлайн-оплата картой или через сервисы (СБП, Apple Pay, Google Pay и пр.);

— Наличные курьеру (в этом случае кассовый чек можно пробивать вручную, но он обязателен);

— Банковский перевод или предоплата.

Каждая операция должна быть зафиксирована в кассе, чтобы соблюсти требования закона и вести корректный учет онлайн-продаж.

Интегрируйте систему с платёжными системами

Даже если у вас есть касса, без интеграции с платёжными шлюзами учёт будет ручным и неудобным. Принимая оплату онлайн, важно, чтобы статус автоматически подтягивался в CRM, чек формировался, а данные передавались в отчётность.

Как это реализовать:

1) Подключите платёжные системы напрямую через CRM или CMS: Робокасса, PayAny­Way. Stripe (если работаете с зарубежными клиентами). Тинькофф или Сбербанк (если есть эквайринг).

2) Настройте вебхуки — автоматические сигналы, передающие информацию об успешной оплате.

3) Проверьте, чтобы данные о заказе (сумма, номер, способ оплаты) автоматически фиксировались в вашей товароучетной системе.

Что даёт интеграция:

• Моментальное подтверждение оплаты без ручной проверки.

• Автоматическое закрытие заказа и передача его в доставку.

• Минимизация ошибок и задержек.

• Правильное формирование налоговой базы.

• Возможность смотреть аналитику по всем способам оплаты.

Например, клиент оплачивает заказ картой на сайте. Платёжная система подтверждает перевод, чек формируется, данные автоматически фиксируются в CRM — сотрудникам не нужно перепроверять или вручную вносить сумму. Это и есть полноценный, прозрачный учет онлайн-продаж.

Настройте учет доставки

Учет доставки — один из самых недооценённых этапов в учёте онлайн-продаж. Многие цветочные магазины считают, что главное — собрать букет и принять оплату, а дальше курьер «сам как-нибудь разберётся». 

В результате возникают проблемы: заказ доставлен не вовремя, потерялся или уехал не туда, а бизнес теряет клиента и деньги. Почему это важно:

— Доставка — это часть сделки, а не отдельная услуга. Её стоимость и статус влияют на общую прибыльность заказа. 

— Без учета доставки невозможно понять, какой процент заказов был выполнен вовремя.

— Если доставка платная — её нужно учитывать в кассовых операциях.

Отсутствие статистики по доставке не позволяет анализировать эффективность логистики и выявлять слабые места (например, перегруз конкретного курьера, частые опоздания по определённым адресам).

Отражайте онлайн-продажи в товароучетной системе

Учет онлайн-продаж невозможен без корректного списания товаров со склада. Если букет оформлен и оплачен, но товар по факту остался на складе в системе — это искажение данных. Особенно важно вести учёт, если магазин работает с большими объёмами заказов или имеет не один, а несколько каналов продаж.

Зачем это нужно:

• Контроль остатков: вы всегда знаете, сколько осталось роз, упаковки, лент, декора.

• Предотвращение «зависания» товара — исключаются случаи, когда товар в системе есть, а по факту уже продан.

• Правильный анализ себестоимости и маржи.

• Защита от хищений и пересорта.

• Корректная инвентаризация и планирование закупок.

Что делать:

1) Свяжите CRM или платформу интернет-магазина с товароучётной системой (например, POSi­FLO­RA).

2) Настройте автоматическое списание расходных материалов (цветы, ленты, сетка, упаковка) по шаблону букета или вручную — по фактическому составу заказа.

3) При продаже отображайте не только готовый букет как товар, но и его состав, чтобы система могла корректно списывать каждую позицию.

4) Отдельно учитывайте расходные материалы по упаковке, открыткам и сопутствующим товарам — они также должны списываться при продаже.

Если используется калькуляция композиций — система сама спишет нужное количество каждого материала при закрытии онлайн-продажи.

Ведите учет и отчетность по налогам

Любой доход от онлайн-продаж подлежит налогообложению. Ошибка многих флористов — считать, что если продажа прошла через социальные сети или мессенджер, её можно не учитывать. Это рискованно: налоговая отслеживает обороты по расчётным счетам, использует интеграции с ОФД и видит, если оборот не соответствует официальной отчетности.

Что нужно учесть:

1) Все кассовые операции по онлайн-продажам должны быть зарегистрированы в ОФД.

2) Все оплаты (включая СБП, переводы по номеру телефона и эквайринг) — это доход, который отражается в декларациях.

3) Если вы на УСН, важно правильно вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР).

4) При ОСНО — обязателен НДС, поэтому корректное формирование счетов-фактур и актов особенно важно.

5) Продажа подарочных сертификатов, предоплаты и брони — это тоже отдельные налоговые события, которые должны фиксироваться корректно.

Как упростить:

— Интегрируйте CRM с бухгалтерскими системами (например, МойСклад + Контур.Бухгалтерия или 1С).

— Автоматизируйте выгрузку всех онлайн-продаж в отчётность.

— Используйте кассу с поддержкой автоматической передачи данных в налоговую (ФФД 1.2).

— Ведите отдельный учёт продаж по онлайн и офлайн-каналам, чтобы анализировать эффективность.

Учет онлайн-продаж в бухгалтерии — это защита от штрафов, упрощённая отчетность и прозрачность перед контролирующими органами.

Автоматизируйте повторяющиеся действия

Когда объём онлайн-заказов растёт, ручная обработка становится узким местом. Каждый этап — оформление заказа, пробитие чека, уведомление курьера, списание товара, заполнение отчета — может занимать до 10–15 минут. Если таких заказов 30 в день — это 5–7 часов рутины. Что можно автоматизировать:

Действие	Автоматизация
Пробитие чека	Онлайн-касса + CRM
Уведомление покупателя	Email / SMS / What­sApp интеграции
Уведомление курьера	Автоматическая задача в Telegram-боте или в приложении
Списание товара	Настройка калькуляций букетов
Обновление остатков	Синхронизация CRM и складской программы
Выгрузка данных в бухгалтерию	Интеграция с 1С, Контур, МойСклад и пр.

Автоматизация позволяет не просто экономить время, но и минимизировать человеческий фактор: забытые чеки, недоведённые до конца заказы, несвоевременная доставка — всё это негативно сказывается на репутации цветочного магазина.

Как это внедрить:

• Выберите CRM-систему, в которой уже есть автоматизации (например, POSi­FLO­RA).

• Настройте правила обработки заказов: статусы, напоминания, шаблоны уведомлений.

• Подключите облачную кассу и платёжные шлюзы.

• Назначьте ответственного за контроль бизнес-процессов: кто и на каком этапе проверяет корректность выполнения задач.

Какие ошибки допускают цветочные магазины

Ошибки в учёте онлайн-продаж — частая причина убытков и конфликтов с клиентами. Вот наиболее распространённые:

1) Нет единой системы для заказов. Заказы приходят из мессенджеров, звонков, социальных сетей, но не фиксируются централизованно. В итоге: одни заказы теряются. Одни и те же букеты собираются дважды. Клиенту отвечают с опозданием.

2) Не пробиваются чеки по онлайн-продажам. Если не ведёте кассовые операции, налоговая может оштрафовать вас на сумму до 10 000 рублей за каждый непробитый чек. При повторном нарушении — штрафы и блокировка кассы.

3) Учет доставки не ведётся. Без фиксации статуса доставки сложно контролировать, были ли заказы выполнены вовремя, какие курьеры задерживаются, кто чаще всего ошибается в адресах.

4) Продажи не отражаются в товароучёте. Часто списание товара происходит только «по факту», а не в момент отгрузки. В результате:

— Вы не знаете реальные остатки;

— Закупаете не то, что нужно;

— Теряете деньги на списаниях «вслепую».

5) Ведение учёта в Excel или вручную. Такая схема может работать до 5 заказов в день, но дальше начинаются ошибки, потери и недовольные клиенты. Excel не даёт аналитики, не автоматизирует процессы и не формирует отчётность.

Что даёт грамотный учет онлайн-продаж букетов

Ведение чёткого и прозрачного учёта — это не просто формальность, а основа эффективной работы и роста цветочного бизнеса. Вот конкретные выгоды, которые получает магазин:

Контроль над процессами. Вы в реальном времени видите, сколько заказов поступило, сколько из них оплачено, какие доставлены, а какие отменены.

Финансовая прозрачность. Каждая оплата проходит через кассу, отражается в CRM, учитывается в бухгалтерии. Это снижает риски налоговых проверок и потерь.

Эффективное управление складом. Благодаря товароучёту вы точно знаете, сколько у вас осталось цветов, упаковки, открыток. Закупки становятся точнее, списания — обоснованными.

Снижение ошибок. Автоматизация исключает «человеческий фактор»: заказы не теряются, клиенты не забываются, чеки пробиваются автоматически.

Рост повторных продаж. Клиент, который получил букет вовремя, с чеком и уведомлением, с большей вероятностью вернётся. А система сама напомнит ему о новом заказе — на день рождения или 8 марта.

Аналитика для развития. Вы видите: средний чек, прибыльность каналов продаж. Эффективность курьеров, возвраты и недостачи. Эти данные помогают развивать бизнес, а не просто «выживать».

Вести учет онлайн-продаж букетов — это не просто формальность, а реальный инструмент управления бизнесом. От кассовых операций до учета доставки — каждая деталь влияет на прибыль и лояльность клиентов. Используйте пошаговую инструкцию, внедряйте автоматизацию, интеграции с платежными системами, следите за отчетностью — и ваш цветочный магазин будет работать слаженно, как часы.