Как вести учет флористических материалов: ленты, сетки, упаковка

Правильный учёт флористических материалов — одна из основ устойчивой работы цветочного магазина. Ленты, упаковочная бумага, флористическая сетка, шпагат и декоративные элементы — это не только «расходники», но и полноценная часть себестоимости каждого букета. Их неучтённый расход, кражи, пересортица или банальное забывание — прямые убытки. А значит, учет упаковки и лент должен быть встроен в ежедневную систему работы.

Почему важен учет расходных материалов в цветочном магазине

Во многих цветочных магазинах расходные материалы: упаковка, ленты, сетка, шпагат, декоративные вставки воспринимаются как мелочи, не заслуживающие пристального внимания. Но именно они ежедневно используются в каждом заказе, формируют визуальное восприятие букета и влияют на себестоимость, уровень сервиса и финансовую устойчивость бизнеса. Когда их учёт не налажен, магазин начинает терять деньги и контроль.

Рассмотрим подробнее, почему учёт флористических материалов — это не прихоть, а необходимость.

Влияют на себестоимость и прибыль. Даже если вы не учитываете упаковку отдельно при расчёте стоимости букета, её расход неизбежно закладывается в вашу маржу. Один метр пленки может стоить 10–15 рублей, атласная лента — 3–5 рублей за метр, декоративная сетка — до 20 рублей за отрез. В пересчете на сотни заказов в месяц это десятки тысяч рублей «в никуда», если вы не контролируете расход.

Пример: если на упаковку одного букета тратится 35 ₽, а магазин продаёт 500 букетов в месяц — это уже 17 500 ₽ расходов. Без учёта вы не сможете точно понять, сколько вы на самом деле зарабатываете.

Определяют стандарты качества и визуальный стиль. Флористика — визуальный бизнес. Упаковка создает первое впечатление, формирует позиционирование магазина. 

Но только при наличии учёта и норм расхода вы сможете обеспечить единый стандарт: чтобы один флорист не тратил 1 м пленки, а другой — 3 м на аналогичный букет. Упаковка — это дисциплина. Без контроля возникает визуальный разнобой, хаос и непредсказуемость в себестоимости.

Позволяют избежать дефицита и простоев. Когда учёт упаковки и расходных материалов не ведётся, нередко возникают ситуации, когда в самый пик продаж внезапно заканчивается нужная плёнка, сетка или лента. Заказ срывается, клиент уходит недовольным, а магазин теряет лояльность и деньги.

Учёт позволяет:

— Заранее видеть, какие материалы подходят к концу;

— Формировать список на закуп;

— Не закупать лишнее и не хранить залежавшиеся позиции.

Предотвращают кражи и хищения. Расходные материалы — это лакомый кусок для неучтенного выноса. Пачка тишью, моток ленты или упаковочная плёнка могут спокойно покинуть магазин, если их никто не считает. В отличие от цветов, они легко «растворяются» в потоке и не вызывают подозрений.

Магазины без четкой системы учета теряют до 10–15% упаковки в месяц.

Контроль остатков, движение по складу и назначение ответственного помогают значительно сократить такие потери.

Формируют прозрачную работу и подотчетность. Без учёта расходных материалов невозможно:

• Рассчитать себестоимость букета, пример расчета: 

Итого упаковка на 1 букет: 34,3 ₽. Это реальный вклад в себестоимость, который нужно учитывать.

• Понять, сколько упаковки ушло на продажи, а сколько — бесцельно;

• Сравнить расход по флористам (у кого перерасход, у кого — сдержанный стиль);

• Выявить ошибки в сборке (например, избыточное использование ленты).

Учет — это инструмент управления. Он дает объективные цифры, на основе которых можно внедрять стандарты, оптимизировать закупки, настраивать премии и бонусы, обучать сотрудников и сформировать план работы.

Необходим для автоматизации. Если хотите внедрить CRM или систему, которая будет рассчитывать полную себестоимость букета, делать списания и формировать отчеты по остаткам — вам необходимо указывать упаковку и расходные материалы в составе каждой позиции. Только при учете по метражу и поштучно можно:

— Точно рассчитать себестоимость;

— Сравнивать наценку и маржу;

— Списывать упаковку автоматически при продаже;

— Отслеживать реальную динамику остатков.

Даже если начать с минимального: считать ленты по метрам и фиксировать остатки пленки раз в неделю — это уже даст эффект. А при переходе к полной автоматизации вы сможете точно знать, куда уходят ваши деньги — и как их сохранить.

Как организовать учет флористических материалов

Чтобы учёт флористических материалов стал частью стабильной работы цветочного магазина, важно не просто завести таблицу или формально списывать рулоны — а выстроить систему, которая работает ежедневно и не зависит от настроения сотрудников. Такая система должна быть понятной, прозрачной и простой в использовании, но при этом — точной и регулярной. Ниже — пошаговый план, как организовать учет упаковки, лент, сетки, шпагата и другого декора.

Шаг 1. Разделите расходные материалы по способу учета. Как и в бухгалтерии, первым делом важно определить, что и как мы будем считать. Разбейте все материалы по трем категориям: 

Это сразу упрощает процесс — вы понимаете, что критично для себестоимости, а что можно считать обобщенно.

Шаг 2. Составьте список всех позиций с единицей измерения. Создайте реестр всех расходных материалов, которые используются в магазине. Для каждой позиции укажите:

• Наименование (например, «Плёнка матовая 60 см, белая»);

• Единицу измерения (м, шт, уп.);

• Стандартную длину/вес рулона или количество в упаковке;

• Количество на складе (остаток на дату начала учёта).

Пример таблицы: 

Важно: остатки лучше пересчитать вручную при запуске учёта. Это обеспечит реальный старт и позволит избежать недоразумений.

Шаг 3. Создайте расходные карты по типам букетов. Чтобы автоматизировать списание упаковки, нужно зафиксировать нормы расхода по каждому типу продукта. Например:

Композиция в коробке среднего размера: плёнка матовая — 1,8 м. Лента репсовая — 1,5 м. Тишью — 2 листа. Табличка — 1 шт.

Мини-букет: пленка — 1 м. Лента — 0,8 м. Открытка — опционально.

Это стандартизирует работу флористов и упростит контроль расхода.

Шаг 4. Внедрите учет в системе Posi­flo­ra. Если используете систему для кассы и продаж, включите в неё и учет расходных материалов. Что можно делать:

• Привязать упаковку к каждой товарной позиции (букету, композиции);

• Автоматически списывать упаковку при продаже;

• Вести учёт остатков: сколько метров, штук или упаковок осталось;

• Смотреть отчёты по расходу за день, неделю, месяц;

• Отслеживать пересортицу и аномальное списание.

Автоматизация учёта снижает нагрузку на администратора, минимизирует ошибки и даёт вам прозрачные данные в любой момент.

Шаг 5. Настройте регулярную инвентаризацию. Невозможно вести точный учёт без сверки факта и системы. Даже при автоматизации упаковка списывается не всегда идеально, особенно если:

— Флористы забывают списывать вручную;

— Были возвраты или сборка «в обход кассы»;

— Сотрудник использует упаковку для «подарка» или личного заказа.

Рекомендуемый подход:

• Раз в месяц — полная инвентаризация: считать все рулоны, декор, аксессуары;

• Раз в неделю — выборочная проверка: ленты, сетка, плёнка;

• Ежедневно — визуальный контроль ключевых позиций (например, лента и плёнка к концу рулона).

Результаты сверки фиксируйте: по каждой позиции указывайте остаток по системе, факт, расхождение, объяснение.

Шаг 6. Назначьте ответственного. Кто-то должен следить за упаковкой. Лучше всего назначить одного ответственного сотрудника — не обязательно администратора, это может быть старший флорист или кладовщик. Его задачи:

• Вести учёт расходных материалов;

• Следить за списанием;

• Проводить инвентаризацию;

• Напоминать о необходимости пополнения запасов;

• Обучать новых сотрудников по нормам расхода.

При необходимости — заведите журнал приёмки/выдачи упаковки: кто что взял, зачем, сколько.

Шаг 7. Отслеживайте показатели и принимайте решения. Не ограничивайтесь фиксацией. Используйте данные учёта для оптимизации:

— Сравнивайте расход по флористам;

— Определяйте норму упаковки на 1 000 ₽ продаж;

— Контролируйте себестоимость и маржинальность композиций;

— Исключайте убыточные упаковки и материалы;

— Планируйте закупки с учётом оборачиваемости.

Пример: если раньше уходило 1 рулон ленты на 20 букетов, а теперь — на 12, возможно, стоит провести обучение и пересмотреть упаковочные стандарты.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли считать упаковку вручную?

Ответ: Если не используете учётную систему, упаковку придётся учитывать вручную: вести журнал, табличку или просто списывать количество рулонов в Excel. Это трудозатратно, но даже минимальный учёт даёт результат — хотя бы понимание, сколько уходит упаковки в неделю.

Вопрос: Что делать с обрезками? 

Ответ: Создайте коробку для остатков, и при сборке мини-букетов — используйте в первую очередь. Можно ввести правило: если кусок меньше 40 см — сразу в утилизацию, больше — в переработку.

Пример таблицы учёта упаковки по метражу:

Учёт флористических материалов — это не «занудство», а реальный способ сэкономить, повысить рентабельность и навести порядок. В цветочном магазине упаковка, ленты и сетки — полноценные ресурсы, которые формируют визуальный стиль, настроение и себестоимость букета.

Посифлора — цветочная программа, которая избавит вас от рутины и приведет заказы в ваш магазин

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

Посмотреть изнутри

Посмотреть изнутри

Ваш запрос принят!

Узнайте обо всех возможностях Посифлоры для вашего бизнеса.

Подходите к учету системно:

• Внедрите учёт по метражу для лент, сеток и бумаги;

• Ведите поштучный учёт для декора и коробок;

• Используйте условный учёт для мелких и универсальных расходников;

• Создайте нормы расхода и карты материалов по каждому типу букета;

• Проводите регулярную инвентаризацию и по возможности — автоматизируйте процесс с помощью CRM.

Такой подход поможет избежать хаоса, сократить потери и повысить прозрачность в работе цветочного магазина.