Содержание
Чек-лист: Документы и оформление для открытия цветочного магазин
Каждый владелец цветочного магазина хотя бы раз ловил себя на мысли: «А что, если завтра придёт налоговая?» Будет ли всё в порядке с документами, учётом, кассой, сотрудниками? Как вести себя, если пришла внешняя проверка, и как вообще к этому готовиться, чтобы избежать штрафов и не закрыть бизнес?
Что такое внешнее налогообложение и чем оно отличается от обычных проверок
Внешнее налогообложение — это не новый налог и не особый режим, а процесс, при котором налоговая инспекция оценивает реальную налоговую нагрузку бизнеса снаружи, сопоставляя отчётные данные с фактической деятельностью магазина. Особенно актуально это для малого бизнеса, включая розничные точки, такие как цветочный магазин, где часто обороты идут через наличные, а процессы не всегда автоматизированы. Чем отличается от других проверок:
| Тип проверки | Что делает налоговая | Где происходит |
| Камеральная | Проверяет отчёты и декларации | У себя, без выезда |
| Внеплановая (по жалобе) | Реагирует на сигнал или аномалию | Может выехать |
| Внешнее налогообложение | Анализирует бизнес «со стороны» | Сопоставляет реальность и отчётность |
| Выездная проверка | Проверяет всё на месте, в магазине | В магазине, в офисе |
При внешнем налогообложении налоговая инспекция изучает:
— Соотношение оборота и кассовых операций;
— Движение по расчётным счетам;
— Активность онлайн-кассы (ККТ) и количество пробитых чеков;
— Декларируемую прибыль и налоги;
— Учет персонала и выплат;
— Видимую коммерческую активность (сайт, соцсети, реклама) — и сравнивает её с отчетной документацией.
Иными словами, инспекция анализирует, насколько ваша реальная работа совпадает с официальными данными. И если что-то не стыкуется — готовит запрос или запускает выездную проверку.
Готовимся к проверке: с чего начать?
Если вы говорите себе: «Готовлюсь к налоговой» — это уже отличный шаг. Главное — не откладывать и не паниковать. Подготовка к внешнему контролю — это проверка вашей дисциплины, учётной культуры и прозрачности.
Шаг 1. Сделайте аудит кассовой дисциплины. Убедитесь, что все оплаты (наличные, карты, СБП, переводы) проходят через онлайн-кассу. Проверьте, не принимались ли платежи на личные карты сотрудников или владельца. Сравните Z‑отчёты, чеки, данные ОФД с поступлениями на расчётный счёт. Удостоверьтесь, что касса зарегистрирована, фискальный накопитель работает, и ОФД активен.
Шаг 2. Проверьте соответствие отчётности реальности. Посмотрите, сколько фактически продано за месяц — совпадает ли это с цифрами в КУДиР, декларациях? Соответствует ли количество оформленных сотрудников тому, сколько реально работает? Есть ли подписанные договоры с теми, кто помогает в точке: флористы, курьеры, продавцы?
Шаг 3. Проверьте складской учёт и остатки. Ведётся ли автоматизированный учёт цветов, упаковки, подарков? Есть ли акты списания на испорченный товар? Соответствуют ли закупки объёмам продаж? Подозрительно, если за месяц пробито 50 чеков, но закуплено 10 000 единиц упаковки — налоговая заметит это расхождение.
Шаг 4. Проверьте кадровую часть. Все ли сотрудники оформлены официально (трудовой договор, ГПХ, самозанятые)? Подаётся ли отчётность по ним (СЗВ‑М, СЗВ-ТД, 6‑НДФЛ)? Уплачены ли взносы? Нелегальное оформление — это одно из первых, на что обращает внимание налоговая.
Документы, которые просят при проверке
Во время проверки инспектор запрашивает конкретный набор документов, причём часть — официально, а часть — «по факту». Если вы готовитесь к проверке заранее, проверьте наличие и актуальность следующих документов.
Регистрационные документы: свидетельство о постановке на учёт в ФНС. Уведомление о переходе на УСН или ПСН. Лицензии, если применимо (например, на торговлю алкогольной продукцией в сопутствующем ассортименте).
Документы по кассе: карта регистрации ККТ. Договор с ОФД. Журнал кассира-операциониста (если ведётся). Z‑отчёты за периоды, реестры кассовых чеков. Документы по возвратам и аннулированным чекам. Акт о неисправности кассы (если были сбои).
Отчетность и бухгалтерские документы: КУДиР (книга учета доходов и расходов). Декларации по УСН / НДС / ПСН (в зависимости от режима). Расчеты по страховым взносам (РСВ). 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ по сотрудникам. Платежки об уплате налогов. Авансовые отчеты и накладные на закупки.
Документы по сотрудникам: штатное расписание. Приказы о приёме и увольнении. Трудовые договоры / ГПХ-договоры. Акты выполненных работ (для ГПХ). Отчётные формы СЗВ‑М, СЗВ-ТД. Табель учёта рабочего времени. Документы по выплатам и удержаниям налогов.
Закупки и товар: счета и накладные на закупку цветов, упаковки, аксессуаров. Акты списания испорченного товара. Договора с поставщиками. Инвентаризационные ведомости.
Прочее: договор аренды помещения или торгового места. Договора с курьерскими службами (если есть). Подтверждения рекламных расходов (счета на продвижение в соцсетях, у блогеров и т.п.). Документы на использование торгового бренда (если есть).
Советуем хранить документы не менее 4 лет, даже если срок хранения по отдельным формам короче. Если вы заранее соберете и упорядочите этот список, налоговая проверка не станет стрессом — наоборот, она может пройти быстро и без последствий.
Хотите узнать, как изменится налогообложение при УСН и что важно учесть с 2025 года? В статье «НДС на УСН: что изменится в налогах для бизнеса» подробно рассматриваются новые правила: кому нужно платить НДС, какие существуют льготные ставки 5 %, 7 %, 20 % и когда применяется каждая из них. Также объясняется, как подготовиться к изменениям и правильно вести учёт для вашего бизнеса.
Что проверяет налоговая особенно строго
Налоговая инспекция не просто «смотрит бумаги» — она ищет закономерности, аномалии и несостыковки, особенно в розничной торговле, где высокий оборот может соседствовать с низкими официальными доходами. Для цветочного магазина это критично, особенно в праздничные и сезонные периоды. На что особенно обращают внимание:
1) Кассовая дисциплина: все ли продажи проведены через ККТ? Есть ли чеки по онлайн-оплатам? Совпадают ли данные фискального накопителя с отчётностью? Если расчёты идут через личные переводы, а по кассе — ноль чеков, это сигнал для проверки.
2) Онлайн-продажи и сайт: активен ли ваш интернет-магазин? Есть ли реклама в соцсетях? Работает ли онлайн-оплата? Если вы декларируете 50 000 рублей оборота, но у вас настроена корзина и реклама с трафиком — возникнут вопросы.
3) Сотрудники и выплаты: сколько сотрудников оформлено официально? Соответствуют ли выплаты по отчётности фактическим расходам? Есть ли договора, табели, СЗВ‑М? Наличие самозанятых или неоформленных «курьеров» и «флористов» — частая причина штрафов.
4) Обороты и закупки: есть ли разрыв между закупками и продажами? Не закупаете ли вы больше, чем продаёте «официально»? Если тратите сотни тысяч на цветы и упаковку, а доход декларируете минимальный — это вызывает подозрение.
5) Регулярность отчётности и уплаты налогов: есть ли просрочки по сдаче деклараций? Уплачены ли взносы и налоги в срок? Даже один сбой в отчётности может запустить автоматическую камеральную проверку.
Готовимся заранее: что сделать ещё
Даже если документы в порядке, важно системно подойти к подготовке. Вот дополнительные действия, которые помогут снизить риск штрафов:
Проведите внутреннюю ревизию. Сравните Z‑отчеты кассы с фактическим оборотом. Проверьте все оплаты по расчетному счету — особенно за периоды пиковых продаж (8 марта, 14 февраля и т.д.). Проведите инвентаризацию остатков.
Отладьте документооборот. Храните электронные и бумажные копии всех договоров, чеков, актов. Назначьте ответственного за подготовку и контроль документации. Создайте единый архив документов в облаке (Google Drive, Dropbox и т.п.).
Обновите учетную систему. Подключите автоматизацию (учёт продаж, списание товара, напоминания о сроках сдачи отчётности). Настройте сквозную аналитику: продажи — закупки — остатки — налоги. Проверьте, соответствует ли режим налогообложения реальной нагрузке.
Проконсультируйтесь с бухгалтером. Лучше заранее уточнить нюансы, чем разбираться после получения акта нарушения. Проверьте — правильно ли учтены подарки, акции, возвраты. Получите рекомендации по снижению налоговой нагрузки (в рамках закона!).
Что будет, если не подготовиться
| Нарушение | Последствия |
| Непробитые чеки | Штрафы до 30 000 ₽ + доначисления |
| Отсутствие договоров с персоналом | Штраф до 100 000 ₽ |
| Отсутствие отчётности | Блокировка счета |
| Неучтённые доходы | Дополнительные налоги + пени |
| Нарушения при проверке | Приостановка деятельности до 90 дней |
Помните: внешнее налогообложение — это не беда, а просто этап. Главное — подготовиться. Подготовка к внешнему налогообложению — это не разовая задача, а постоянная культура прозрачного и грамотного ведения дел. Цветочный магазин, который умеет показать свою честность на цифрах, избежит проблем, штрафов и ненужного стресса.
Чек-лист: готовлюсь к налоговой проверке
Чтобы подготовка к внешнему налогообложению и визиту налоговой инспекции не стала стрессом, составьте чёткий план действий. Ниже — чек-лист, с которым можно пройтись по всем ключевым зонам риска в цветочном магазине. Его удобно распечатать или перенести в Google-таблицу с графами «Проверено», «Ответственный», «Комментарий».
1) Касса и онлайн-продажи.
— Все продажи (в том числе по картам и СБП) проходят через зарегистрированную онлайн-кассу (ККТ);
— Устройство зарегистрировано в ФНС, работает исправно, передаёт данные в ОФД;
— Имеется договор с ОФД, Z‑отчёты формируются ежедневно;
— Не используется личная карта для приёма оплаты от клиентов;
— Нет наличных расчётов без чека (в том числе при доставке);
— Чеки по возвратам корректно оформлены и пробиты;
— Онлайн-продажи через сайт и мессенджеры отражаются в кассе.
2) Учёт и бухгалтерия.
— Все расходы имеют документальное подтверждение (накладные, счета, акты, чеки);
— Ведется учёт остатков цветов, упаковки, декора, подарков;
— Проводится списание испорченной продукции с актами;
— Доходы и расходы фиксируются в КУДиР или учетной системе;
— Декларации и отчеты сданы в срок (УСН, 6‑НДФЛ, РСВ и др.);
— Налоги и страховые взносы оплачены своевременно;
— Все рекламные расходы зафиксированы (договоры, чеки, акты);
— Нет расхождений между объёмом закупок и задекларированной выручкой.
3) Персонал и кадровые документы.
— Все сотрудники официально оформлены (трудовой договор / ГПХ / самозанятость);
— Есть табели учёта рабочего времени;
— Выплачены все страховые взносы и НДФЛ;
— Сданы формы СЗВ‑М, СЗВ-ТД;
— Уведомления в ПФР и ФНС поданы;
— Есть документы на выплаты и удержания;
— Приказы о приёме и увольнении — в наличии;
— Отдельно хранятся данные по сезонным сотрудникам.
4) Документы и договоры.
— Договор аренды торговой точки или помещения;
— Лицензии и разрешения (если есть сопутствующая продукция);
— Подтверждения закупок (накладные, счета-фактуры, чеки);
— Договора с курьерскими службами или акты по доставке;
— Все документы отсортированы по датам и категориям;
5) Взаиморасчёты и банк.
— Все расчеты с клиентами и поставщиками проходят через расчетный счет или ККТ;
— Нет движений через личные карты / счета владельцев;
— Платежки по уплате налогов есть за каждый отчетный период;
— Совпадают обороты по кассе и поступления на счёт;
— Все движения по счёту объяснимы и подкреплены документами.
Если по всем пунктам стоит отметка «готово» — ваш цветочный бизнес в порядке. Такой чек-лист — это не просто формальность, а реальный способ избежать штрафов, показать прозрачность своей деятельности. А также создать доверие со стороны налоговых органов и снизить риск доначислений и проверок в будущем.
Налогообложение — не враг, а инструмент. Если вы как флорист, розничный продавец или предприниматель ведёте учёт, оформляете сотрудников, пробиваете чеки и готовитесь к проверке заранее, — никакие штрафы вам не страшны. Постройте процесс работы так, чтобы внешнему налогообложению можно было спокойно сказать: «Я готовлюсь к вам всегда». И тогда бизнес будет не только красивым, как букет, но и устойчивым, как налоговая отчетность.
