Содержание
В редакцию пришел вопрос: «Хочу расширять магазин, поэтому мне нужно делегировать часть своих обязанностей. С чего лучше начать? Кому и что можно доверить?».
Спасибо за вопрос. Для того чтобы на него ответить, предлагаем рассмотреть делегирование на двух уровнях. Первый — административный: разобраться, кому и какие функции можно доверить. Второй — психологический: понять, как подготовить себя и сотрудников к делегированию, чтобы оно прошло успешно.
Помогут нам в этом два эксперта: Илья Гайдуков, основатель Mate flowers, он имеет большой опыт в построении и развитии цветочного бизнеса, и Елена Лосева, психолог, среди ее клиентов много предпринимателей.
Гайд. Как собрать постоянную команду, которая проявляет инициативу и помогает бизнесу развиваться
Илья Гайдуков: что и кому можно делегировать в цветочном бизнесе
Для управления цветочным бизнесом нужно решать большой пул задач по управлению, продвижению, контролю поставок, учету склада, бухгалтерии и продаже цветов.
Чем крупнее бизнес, тем больше возникает обязанностей по каждому из этих направлений. Одно дело принять поставку для цветочного павильона, и другое — для сети магазинов в трех городах. Для успешного управления крупным бизнесом нужно нанимать больше людей и делегировать им больше задач. Все меньше процессов завязывать на себе как на владельце бизнеса.
Для того чтобы разобраться, что и кому стоит делегировать, предлагаю отталкиваться от дохода бизнеса.
В магазине с доходом меньше 1 000 000 ₽ в месяц собственник выполняет большую часть задач самостоятельно. Объем продаж пока не позволяет нанять большую команду.
На этом этапе можно делегировать флористику и продажу. Для этого достаточно нанять флористов и менеджеров или универсалов, тех, кто будет собирать букеты и продавать. Все остальные обязанности по магазину можно оставить себе.
В магазине с доходом свыше 1 000 000 ₽ в месяц. Делегируем закупку, нанимаем управляющего для контроля работы флористов и менеджеров по продажам. Также закрепляем за управляющим решение конфликтных и нештатных ситуаций.
По мере роста и развития бизнеса придется набирать все больше людей под каждое направление, появятся отделы продаж, закупок и маркетинга.
Менеджер свяжется и познакомит вас с Посифлорой
Себе оставляем развитие компании, контроль маркетинга и продаж. Можно делегировать отдельные направления, например продвижение магазина в соцсетях или открытие новых филиалов, но глобально стратегию развития своего бизнеса лучше оставить за собой. Контролировать, быть в курсе, что в нем происходит, и при необходимости корректировать.
Вы, как владелец бизнеса, лучше других знаете своих клиентов и что им нужно. Например, вы сможете вовремя остановить маркетолога, если для увеличения продаж он вдруг захочет сделать из вашей премиальной студии лавочку для бабушек. Или решит вложить ваш бюджет в идею, которую вы уже пробовали и знаете, что она не сработает.
Когда знаете свою «суперсилу», то работаете в удовольствие и находитесь в потоке. Если классно разбираетесь в маркетинге, основное внимание направляете туда и кайфуете. А в других сферах ищете в команду хороших людей, которые будут лучше вас справляться с обязанностями и делать ваш бизнес эффективнее.
Да, на старте просто необходимо занимать несколько позиций по работе, не самое приятное, что нужно пройти. Но главная задача постепенно закрыть позиции, которые больше всего выбивают и истощают.
Если долго не делегировать в ущерб себе, то это часто приводит к сильному выгоранию или потере бизнеса. Возможно, и к больничке.
В своем бизнесе в первую очередь я делегировал то, что мне неинтересно: учет, финансовую часть и сборку букетов.
Елена Лосева: как начать делегировать, если страшно отпустить контроль
Если сразу дать новичку открыть филиал магазина, то он, естественно, с этим не справится — это комплексная и большая задача. Новичок просто слишком мало знает о вашем бизнесе, чтобы успешно выполнить ее. Хороший тренер не начинает со сложных пассов, а учит с очень простых движений.
Постепенно проверяйте сотрудника в деле. Например, можно сначала доверить ему уход за цветами. Если справляется, попробовать его в продажах — и так передавать все новые и новые задачи.
Быть готовым к тому, что сотрудник сразу не выполнит работу идеально. Никто не научится в первый же день собирать букеты в нужном темпе и стиле, продавать цветы клиентам и разрешать с ними конфликты. Сотруднику нужно время на то, чтобы адаптироваться к новому месту работы и задачам.
У всех свой темп обучения, поэтому сложно предсказать, когда конкретный сотрудник сможет освоить навыки на нужном уровне. Но если он показывает прогресс в работе, проявляет усердие и энтузиазм, то значит, он на своем месте и, скорее всего, скоро научится выполнять свои обязанности.
Контролируем выполнение делегированных задач. Это не значит, что нужно подлавливать сотрудника в момент, когда он делает что-то не так. Лучше обговорить с ним контрольные точки: на каком этапе вы подключаетесь к работе — договариваетесь, где нужен ваш контроль, проверка или согласование.
Не взваливаем все на одного сотрудника. Бывает, что в магазине есть определенная текучка. Люди приходят и уходят, а кто-то остается и выполняет свою работу хорошо. Этот сотрудник начинает казаться очень надежным, компетентным и лояльным к вашей компании.
Появляется соблазн доверить ему больше работы, потому что есть уверенность, что он с ней справится. Если у вас не маленькая лавка пять на пять квадратных метров, то один специалист не в состоянии тянуть и продажи, и бухгалтерию и закупку. Под каждое из направлений нужен отдельный специалист.
Могу через телефон или ноутбук вести учет и анализировать состояние каждого магазина и бизнеса в целом. Мне не нужно ездить в магазин, я делаю это удаленно.
Тоже хочу так
Собственник магазинов «Цветочная кухня»
Покажем, как работает Посифлора — система учета для цветочного бизнеса
Разберем задачи вашего магазина
Посчитаем, как Посифлора поможет вам зарабатывать больше
Мы свяжемся с вами и проведем
личную презентацию для вас
При делегировании придется рисковать, не может быть иначе. Давайте посмотрим на бытовом примере. Я мать троих детей, и каждое делегирование ребенку — огромная зона риска. Например, вот сначала ты водишь его до школы и забираешь оттуда.
В какой-то момент ребенку становится скучно, и он начинает предлагать пойти другим путем. Тут ты понимаешь, что он уже сориентировался.
Спрашиваешь: «А что, ты прямо можешь сам дойти?» Он отвечает: «Конечно». Отвечаешь: «Ну тогда иди впереди, а я буду сзади волочиться». Вот он идет на пятнадцать шагов впереди тебя. Спешит, делает вид, что один, а эта женщина вообще здесь ни при чем.
Он останавливается, смотрит направо-налево, аккуратно перешел дорогу. И думаешь, что, ну может быть, ладно, утром я его отведу спросонья, а вернется пусть сам, но будет звонить мне каждую минуту. А в какой-то день понимаешь, что он уже ушел и пришел сам.
Делегирование ведь идеально описывает тот анекдот, когда мама сначала говорит ребенку: «Иди кушай», затем: «Обед в холодильнике», потом: «Деньги на столе, пойди, купи сосисок», и в итоге она ему говорит: «Иди заработай и купи все, что надо».
Это и есть процесс делегирования. Когда он начинается от простого к сложному. Сначала просто научись кушать, потом готовить, а уж потом зарабатывать, покупать и готовить.
Итак, алгоритм успешного делегирования
- Начать делегировать с простых задач.
- Не ожидать сразу идеальных результатов.
- Контролировать выполнение делегированных задач.
- Постепенно налаживать процесс, пока сотрудник не научится их выполнять.
- Не взваливать все на одного сотрудника.
Часть процессов эффективнее автоматизировать и отдать на аутсорсинг
Всю рутинную работу автоматизируем с помощью программы учета. Например, Посифлора может собирать статистику продаж, посчитать расходы и прибыль, разослать сообщения клиентам.
Посифлора — программа для учета и контроля цветочного бизнеса
Вот что можно доверить программе:
- Финансовый и складской учет.
- Ведение базы клиентов.
- Рассылка СМС по базе клиентов.
- Отслеживание эффективности продвижения.
- Сбор статистики продаж.
- Контроль работы сотрудников магазина и курьеров.
Программа будет сама собирать, учитывать и предоставлять нужную информацию. Программа все сделает за несколько секунд, тогда как вручную все это может занять несколько дней.
Вот примеры того, как это выглядит в Посифлоре:
Что-то отправляем на аутсорсинг. Владелец цветочного бизнеса может прекрасно справиться с наймом флористов или управляющего магазина, но если нужен охранник или бухгалтер, то обычно такие задачи лучше отдавать на аутсорсинг.
Таких специалистов сложно нанимать без знания специфики их профессии. Лучше доверить это компаниям, которые поручаются за результат, с которыми можно заключить договор о материальной ответственности, и спрашивать с них по полной.
Елена Лосева: не делегируем ключевых партнеров и семью
Лучше не доверять сотрудникам ключевые и стратегические вещи, потому что с их утратой можно потерять и весь бизнес. Вот что это может быть.
Секреты фирмы — уникальный поставщик, важный партнер по бизнесу или собственное техническое ноу-хау.
Стратегическое управление деньгами. Не передачу денег инкассаторам и бухучет, а, например, решения о том, во что нужно вложить деньги, чтобы развивать бизнес. Это может быть новое оборудование, ремонт магазина, обучение сотрудников, что-то в этом духе.
Развитие вашего бизнеса. Никогда не делегируем то, как нам развиваться и куда двигаться дальше.
Важные задачи, которые сделаете в первый и, возможно, в последний раз. Например, редактор из блога Посифлоры хочет взять у вас интервью. Лучше поучаствовать в этом самому. Так, как вы это видите и представляете себе.
И самое важное — не делегируем родных и близких: жену, мужа, детей и так далее. Если вы думаете, что я шучу, то нет. Как правило, рано или поздно жены олигархов начинают спать с их водителями.
Просто потому, что жена была «делегирована» водителю, который возит ее то там то сям. Рано или поздно он о ней позаботится во всех смыслах. Посочувствует ее одиночеству и вообще как-то ее утешит. Поэтому, пожалуйста, не делегируйте своих близких.
для цветочного
магазина
витрина — все в одном месте
