Как 8 Марта ускорить работу цветочного магазина. 19 лайфхаков работы в Посифлоре

За 8 Марта цветочный магазин получает среднюю месячную выручку, но и нагрузка на всех сотрудников выше раз в 20–30. Надо отслеживать заказы по интернету, собирать букеты для клиентов, которые зашли в магазин сами, вести учет проданных цветов. В статье о том, как максимально упорядочить эту нагрузку с помощью системы автоматизации цветочного бизнеса Посифлора.

Как понять, могу ли я ещё принимать предзаказы по конкретному цветку?

Проблема. Во время праздников в магазине много предзаказов. Может сложиться ситуация, когда на складе ещё много цветов, но если учесть, сколько надо для уже принятых заказов, то цветов не хватит.

Решение. В Посифлоре вносите полный состав предзаказа каждый раз, когда это возможно. В таком случае система помечает зарезервированными стебли, которые помещаются в заказ, и вы всегда видите реальное положение дел. В планшете видно в ассортименте, сколько зарезервировано товаров:

Чтобы сравнить остатки и резерв в административной панели, перейдите «Склад» → «Обзор склада»:

Как быстро добавлять цветы в заказы?

Проблема. Много категорий и товаров, поэтому долго искать нужный товар.

Решение. Наведите порядок в категориях, используйте избранное и приоритетность. Возможно, есть категории и товары, которые вы уже давно не используете и не продаете, или те, которые точно не будут нужны в праздники. Скройте их или удалите:

Создайте категории по видам цветов. Например: «Тюльпан», «Мимоза», «Розы». Так флористу не нужно будет искать нужный сорт тюльпана в категории, где свалены все цветы:

Если создать категории по видам цветов, то в будущем будет легче просмотреть отчет. Например, на следующие праздники вы можете посмотреть сколько, тюльпанов продали на 8 Марта в прошлом году.

Как создавать категории товаров?

Как редактировать категории товаров?

Как переместить товар из одной категории в другую?

Используйте избранное для дополнительных товаров: упаковка, открытки, доставка. В эту папку  можно попасть из любой категории и подкатегории, поэтому там удобно размещать все, что нужно в каждом заказе:

Как на планшете добавить товар в избранное?

Используйте приоритетность для самых популярных товаров внутри категории. Для 8 Марта это тюльпаны, мимоза, розы, доставка и упаковка. Приоритетные товары размещаются вверху, и флористу легко их найти и добавить в заказ:

Как поместить популярные товары в верх ассортимента?

Как быстро передавать заказы из интернета в магазин?

Проблема. Магазин получает много внешних заказов из интернета или по телефону.

Решение. Создавайте внешние заказы в административной панели. В таком случае заказ появится в приложении, флорист узнает о нем в центре уведомлений и сможет взять в работу:

В заказе будут все необходимые данные кроме состава. Но и состав можно записать в комментариях. Флорист увидит их в приложении и соберет по ним заказ:

Как создать заказ в веб-интерфейсе?

Если эта функция не подключена, обратитесь в отдел аккаунтинга, и ваш персональный менеджер подключит её.

Как быстро узнать кто и сколько покупал на прошлое 8 Марта?

Проблема. Трудно спланировать, сколько заказов будет в праздник. 

Решение. Перед праздниками не забудьте добавить в календарь праздничных событий «8 Марта» и выставить верные даты. Каждый год эти даты могут быть разными. Например, 8 марта выпадает на воскресенье или понедельник. Тогда в офисах поздравлять будут в пятницу, а значит, закупать цветы начнут в четверг.

Если праздничное событие настроено, система отметит всех клиентов, которые будут покупать цветы в эти дни. В будущем вы сможете посмотреть, какая нагрузка была в каждом магазине. А перед следующим 8 Марта разослать этим клиентам сообщения, чтобы напомнить о себе.

Что такое праздничные события?

Как настроить праздничные события?

Как увеличить частоту покупок?

Как быстро найти все заказы с доставкой в один район города?

Проблема. Надо выдать курьеру заказы по одному району. 

Решение. Если город большой и много районов доставки, сделайте теги с районами:

В строке поиска календаря заказов введите название района, и увидите все заказы с доставкой из одного района. Эти заказы передайте одному курьеру, и ему не придется ездить из одного конца города в другой. Так вы сэкономите время и упростите логистику. Вместо районов можно использовать части света: восток, север, запад, юг.

Зачем нужны теги заказов?

Как добавить теги заказов?

Как удалить тег заказа?

Как флористу собрать букет без доступа к планшету?

Проблема. В магазине несколько сотрудников, но один планшет.

Решение. В чеке флориста есть вся информацию по заказу, и флорист может с его помощью собрать заказ. Печатайте чеки и отдавайте флористам в работу. Это ускорит работу, так флористам не нужен будет планшет, чтобы посмотреть состав букета или другую информацию по заказу.

После того как флорист соберет букет, он может прикрепить чек к букету, чтобы его можно было быстро найти при передаче клиенту или курьеру. Если в магазине один планшет, то последние цифры номера заказа будут уникальны. Они напечатаны на чеке очень крупно, и их легко рассмотреть даже издалека:

Как флористу собрать букет без доступа к планшету и без чека флориста?

Проблема. В магазине несколько сотрудников, но один планшет и нет времени печатать чек флориста.

Решение. Если не хотите печатать чек флориста, можно использовать приложение для флористов на телефоне. Администратор назначает заказ на конкретного флориста, а флорист видит все свои заказы в телефоне:

В заказе флорист смотрит всю необходимую информацию, чтобы собрать заказ и поменять его статус:

Приложение лучше чеков: нужно только прикрепить флориста к заказу, и заказ автоматически появится у флориста в телефоне. А когда флорист поменяет статус заказа, он автоматически изменится и в системе. Не надо печатать чеки, не надо звать флориста, чтобы отдать их ему, а когда флорист соберет заказ, не надо отвлекать администратора, чтобы тот нашел заказ в приложении и поменял его статус.

Дополнительная польза в том, что флорист видит только заказы, на которые его назначил администратор. Так флористы не соберут два одинаковых букета по одному предзаказу. В будущем сможете посмотреть в отчетах, сколько букетов выполнил каждый флорист.

Как работать в мобильном приложении флориста?

Как ускорить обработку и передачу заказов курьеру?

Проблема. В спешке может казаться, что некоторые поля заказа можно не заполнять или заполнить потом. В короткой перспективе это поможет выиграть несколько секунд, но может обернуться путаницей, потерей времени на поиски и на попытки разобраться в ситуации.

Решение. Всегда заполняйте все поля доставки. Это поможет быстро находить нужные заказы. Вся информация попадает в чеки доставки и курьерский модуль, а значит, вам не надо ничего объяснять курьеру. Просто отдаете чек доставки или прикрепляете курьера к заказу в курьерском модуле, и у курьера есть необходимая информация, чтобы доставить букет.

Как автоматизировать доставку, чтобы было меньше листочков, путаницы и переписки с курьерами?

Проблема. Уходит много времени на передачу объяснения с курьерами, они постоянно теряют листочки с адресами, а флористы забывают, какой курьер какие заказы доставляет.

Решение. Используйте курьерский модуль

С помощью курьерского модуля вы прикрепляете курьера к заказу, вся необходимая для доставки информация появляется у него в телефоне. Курьер может позвонить клиенту, автоматически построить маршрут по адресу, поменять статус заказа:

Как настроить доставку: назначить заказы на курьера, отслеживать статус, а курьеру смотреть всю информацию в телефоне?

Если у вас нет постоянных курьеров, но вы планируете в праздники работать с одними и теми же курьерами, заранее внесите их в систему и покажите, как работать с курьерским модулем.

Как добавить курьера в Посифлору?

В календаре заказов всегда можно увидеть, какие заказы у какого курьера, в каком они статусе, сколько заказов у каждого. Эта информация поможет ответить клиенту на вопрос о статусе заказа или равномерно распределить нагрузку на курьеров:

Как посмотреть все доставки и загруженность курьеров?

Как в Приложении добавить курьера в заказ?

Как быстро назначить курьера нескольким заказам?

Как курьеру смотреть в телефоне информацию о заказах?

Как ускорить прием заказов в магазине при большом наплыве клиентов?

Проблема.  В магазин приходят сразу несколько клиентов, и каждый хочет оформить заказ побыстрее. 

Решение. На период праздников подключите больше планшетов и компьютеров.

Если вы работаете не первый год, то уже знаете примерную нагрузку по заказам в праздники. Если это у вас первое 8 Марта, рассчитывайте, что выручка за праздники будет равняться средней месячной, а нагрузка в 20–25 раз больше средней дневной.

С одного планшета комфортно обрабатывать до 200 заказов в день. Если ожидаете больше, подключите в магазине на праздничные дни дополнительные устройства.

Вы можете подключить к каждому магазину любое количество устройств. Путаницы с заказами не будет, потому что если с одним заказом кто-то работает, то он блокируется и никто не сможет вносить изменения.

Приложение POSi­FLO­RA можно установить на планшет iPad и компьютер с ОС Win­dows.

Как установить и обновить приложение Посифлоры для Win­dows?

Как подключить устройство к Посифлоре?

Подключить и отключить устройство к системе не сложно и не долго. Поэтому можно подключить дополнительные устройства только на праздники. Для этого можно даже, например, попросить на время планшет у родных или друзей.

Как быстро разобраться, сколько заказов уже готово и сколько осталось сделать?

Проблема. Представьте, что в ночь перед праздником у вас 300 предзаказов. Как понять, сколько уже готово? Как рассчитать силы и нагрузку на людей? Если сейчас пойти спать, то завтра успеем собрать все заказы?

Решение. Используйте статусы заказов:

Как поменять статус заказа?

Если в магазине сотрудники меняют статус заказов, всегда можно видеть, сколько заказов готово, сколько у курьера, а сколько ещё надо собрать:

Как смотреть статистику по заказам в административной панели?

Как уменьшить время на выдачу предзаказов клиенту?

Проблема. Много клиентов приходят за предзаказами в одно время, образуются очереди.

Решение. Берите предоплату, когда принимаете предзаказ.

Предзаказ на 8 Марта обычно делают заранее. В это время нет большой нагрузки и наплыва клиентов. Можно спокойно оформить предзаказ, внести все данные, провести предоплату, выдать сдачу. В дни праздника нужно будет только отдать заказ и не тратить на это время.

Посмотреть, какие заказы оплачены, можно в календаре заказов:

Как в приложении внести предоплату за предзаказ?

Как распечатать и провести через налоговую авансовый чек?

Работа с кассой в приложении POSi­FLO­RA

Как быстро найти предзаказ?

Проблема. Приходится долго искать предзаказ, чтобы изменить статус, передать курьеру или провести оплату.

Решение. Используйте поиск и фильтрацию.

Чтобы быстрее находить нужные заказы, используйте поиск и фильтрацию.

Поиск поможет, когда надо найти один конкретный заказ, чтобы выдать его клиенту или внести в него изменения. Например, в инстаграме клиент спрашивает, как дела с его заказом. Чтобы не переспрашивать и не уточнять, введите в строке поиска его ник, и вы увидите карточку заказа:

Вы можете искать заказ по следующим данным:

• имя клиента,
• фамилия клиента,
• номер телефона клиента,
• адрес электронной почты клиента,
• ник клиента в инстаграме,
• номер заказа,
• адрес доставки,
• содержимое комментария заказа,
• содержимое комментария доставки.

Как найти заказ в приложении?

Фильтрация поможет, когда надо увидеть все заказы с определенными характеристиками. Например, вы хотите увидеть все заказы на доставку без оплаты:

Как в приложении найти заказы по заданным критериям?

Как посмотреть все доставки и загруженность флористов?

Как быстро узнать, сколько цветов надо докупить, и передать эту информацию другому?

Проблема. Надо быстро узнать, докупать или нет и когда это лучше сделать.

Решение. Используйте отчет «Товары в предзаказах». В административной панели перейдите в «Отчеты», нажмите «Создать отчет» и создайте отчет «Товары в предзаказах»:

Так вы узнаете реальное количество свободных цветов в вашем магазине. А еще этот файл можно выгрузить и передать  другому человеку:

Как создать отчет по товарам в предзаказах?

Как создать отчет по предзаказам?

Как понять, хватает ли на складе цветов для заказа?

Как в административной панели быстро понять положение с заказами?

Проблема. В таблице с заказами очень много информации, в которой теряешься.

Решение. Настройте столбцы во вкладке «Заказы».

По умолчанию Посифлора показывает все столбцы во вкладке «Заказы»:

Не всегда нужны все столбцы. К тому же они не помещаются на один экран, и нужно перемещать таблицу влево, чтобы найти нужную информацию. Это затрудняет быстрый поиск и просмотр.

В Посифлоре можно настроить, какие столбцы отображать, а какие спрятать. Чтобы в напряженные праздничные дни быстро находить и просматривать нужную информацию, оставьте только важные столбцы:

Как настроить столбцы во вкладке «Заказы»?

Как быстро добавлять товары в заказ?

Проблема. Много времени уходит на поиск товаров.

Решение. Используйте сканер штрихкода.

С помощью сканера штрихкода можно быстро поместить товар в приходную накладную или в заказ. Если добавлять товар в заказ вручную, то надо открыть ассортимент, найти категорию и потом товар. С помощью сканера добавить товар можно за секунду. Особенно хорошо это решение подходит для сопутствующих товаров. Например, для ваз или цветочных горшков.

Как подключить и использовать сканер штрихкодов?

Как избавить флористов от внесения данных клиентов и получателя заказа?

Проблема. Много времени уходит на внесение данных о доставке.

Польза. Используйте форму для создания внешних заказов.

Чтобы добавить клиента к заказу, заполнить все контактные данные, адрес и время доставки, нужно от двух минут и больше. Десять заказов это уже не меньше двадцати минут. Это время можно сэкономить, если дать возможность клиенту сделать это самому с помощью ссылки на форму внешнего заказа. По ссылке клиент попадает в форму, которую легко понять и заполнить:

С помощью внешних заказов клиент сам заполняет адрес доставки, дату, время, имя и фамилию, номер телефона, и заказ появляется в приложении на планшете.

Если клиента нет в вашей базе данных, он добавляется в вашу CRM в Посифлоре. Сотруднику уже не надо тратить на это время. Эти данные будут использованы в чеке доставки, курьерском модуле и в карточке заказа.

Ссылку на внешний заказ можно отослать клиенту в мессенджере, оставить на сайте под кнопкой «Оформить заказ» или распечатать в виде QR-кода и повесить в магазине:

Как быстро формировать и принимать заказы с сайта или соцсетей с помощью внешних заказов?

Как продавать букеты в один клик?

Проблема. Много времени уходит на то, чтобы внести букет с витрины в заказ.

Решение. Используйте Витрину приложения, чтобы продавать букеты в один клик.

Заранее поместите в Витрину приложения букеты для свободной продажи. Флористу не надо собирать букет, вносить состав или корректировать цену, если букет уже в Витрине. Такой букет добавляется в заказ одним нажатием на кнопку «В корзину»:

Что такое Витрина и зачем она нужна?

Как добавить букет на Витрину?

Как продать букет с Витрины?

Как быстро добавить в заказ состав стандартного букета?

Проблема. В магазине есть стандартные букеты, состав которых в заказ приходится каждый раз добавлять по одному цветку.

Решение. Используйте спецификации для быстрого добавления букета в заказ.

Спецификация — это стандартный букет, который можно добавить в заказ или на витрину одним действием. Администратор заранее создает стандартные букеты, и они появляются в категории «Спецификация» каталога продуктов:

С помощью спецификации флорист добавляет в заказ сразу целый букет со всеми видами цветов, количеством стеблей, упаковкой, украшениями и ценой. Ему теперь не надо создавать в заказе букет, добавлять в него цветок за цветком, устанавливать количество стеблей и цену:

Чтобы ускорить работу в праздники, продумайте и создайте спецификации заранее.

Как создать стандартный букет в спецификации?

Как в приложении добавить в заказ стандартный букет?

Как редактировать спецификацию?

Если понадобится изменить количество или цену, то это можно будет сделать прямо в заказе:

Как в заказе изменить количество и цену товара?

А ещё у нас есть статья «Как организовать сборку и доставку букетов на 1 сентября». В ней даны общие советы, которые подойдут для любого праздника.