Закупка цветов: как рассчитать количество

Вечная дилемма владельцев цветочных магазинов: с одной стороны, хочется поэкспериментировать с новыми цветами и показать клиенту большой ассортимент. А с другой — вдруг не продадим? 

В статье собрали советы владельцев бизнеса о том, как они организуют закупку цветов. Сразу предупреждаем, в статье много говорим о Посифлоре. Просто так правда удобнее делать закупку, чтобы потом не пришлось много списывать. Оцените это сами.

Рецепт букета — по сути, то же самое, что и рецепт блюда. Это описание, какие цветы использовать в букете и в каких пропорциях.

Владелец магазина вместе с шеф-флористом заранее на сезон продумывают, какие букеты будут продавать, из каких цветов. На случай, что каких-то цветов может не быть в наличии, прописывают замены. Например, вместо одного сорта розы используют другой. Поэтому не страшно, если какой-то цветок закончится: понятно, чем его заменить.

В чем преимущество такого метода: 

1.  Флористу не надо выдумывать, какой букет составить для конкретного клиента. В таком случае на выбор и сбор заказа уходит меньше времени, а качество букета и удовлетворенность клиента не страдают.
2. Все букеты уже составлены и сфотографированы. Даже неопытный флорист сможет быстро собрать качественный букет.
3. Используются цветы, которые есть у поставщиков. Ситуация, когда придется бегать по всему городу в поисках подходящих цветов, маловероятна.

Остается только предложить клиенту тот или иной букет в зависимости от повода.

С рецептами удобно отслеживать, какие букеты лучше продаются, и потом принимать решения, какие из них оставить.  Работа по рецептам не отменяет эксперименты с цветами, только они выходят более продуманными. Например, решили попробовать новый букет, сделали его рецепт и начали продавать.

Через время в системе учета смотрим, как часто его покупают и выгодно ли с ним работать. Видим, что букет продается так же как и другие, но в его составе цветы, которые быстро портятся или требуют особенного ухода. Поэтому с таким букетом больше хлопот и списаний и продавать его в итоге невыгодно. 

Работа по рецептам разумнее, потому что люди редко покупают просто цветы, чаще букеты. Но если каждый флорист каждый букет собирает по-разному, узнать, какие букеты продаются чаще, — невозможно.

Если же известно, какие букеты популярны, владелец не принимает решение о закупке на глаз, а точно видит, что у него продается, а что — лучше вывести из ассортимента или заменить.

Работа по рецептам делает закупку проще:

1. Заранее известно, какие стебли и в каком количестве надо купить, чтобы собрать все букеты.
2. Есть план по экспериментальным букетам. Магазин не попадает в ситуацию, когда какие-то цветы продаются раз в три месяца, а в остальное время списываются.
3. На ходовые стебли в букетах предусмотрены аналогичные замены по цене, цвету, фактуре — можно быстро скорректировать заказ, если необходимых цветов не будет в наличии у поставщика.
4. Можно заранее, за 4—5 недель, сформировать заказ у поставщика. Обычно это выходит дешевле, чем покупать по факту. Плюс можно договориться о скидках или рассрочке.

Работа по рецептам: что это за инструмент и как с ним работать

Как внедрить рецепты и увеличить прибыль магазина

Когда мы хотим попробовать что-то новое или расширить ассортимент, закупаем процентов десять новых цветов от общего объема. Потом смотрим, насколько они заходят покупателям.

Точно оценить спрос можно через статистику продаж. Для этого нужно знать, сколько продавали на прошлой неделе и на этой же неделе год назад, процент прироста продаж. Проще всего получить эту информацию, если работаете через систему учета, например в Посифлоре.

Прирост продаж это W / Y × 100 − 100. В этой формуле: W – продажи прошлой недели, Y – продажи за эту же неделю, только год назад, а данные той же недели за прошлый год — Y. Мы сравниваем предыдущую неделю прошлого и текущего года, чтобы узнать на сколько выросли продажи по сравнению с прошлым годом. А так как динамика роста у двух смежных недель примерно одинакова, то и у планируемой недели прирост будет таким же.

Дальше объем закупки вычисляем так: продажи планируемой недели год назад + прирост продаж.

У каждого салона есть план продаж — выручка, которую он планирует заработать за определенный период. Обычно его составляют, ориентируясь на продажи за аналогичный период в прошлом году. Например, если составляют план продаж на октябрь 2022 года, то смотрят продажи за октябрь 2021-го и добавляют к нему процент прироста продаж.

Если известно, на какую сумму хотим продать, можно подсчитать примерную сумму закупки. Для этого нам ещё понадобится наценка и процент среднемесячных списаний, потому что часть цветов мы спишем и это надо учесть при закупке. Последовательность такая:

1. Если наценка в вашем магазине в процентах, ее надо перевести в число. Делается это просто: (процент наценки + 100) / 100.

2. Делим план продаж на наценку и получаем сумму закупки без учета списаний.

3. Узнаем, на какую сумму нам надо докупить цветов с поправкой на списания. Для этого сумму закупки без учета списаний делим на 100 и умножаем на процент среднемесячных списаний.

4. Узнаем полную сумму закупки: к сумме из пункта 2 прибавляем сумму из пункта 3.

Лучше не планировать одну общую сумму продаж, а разбивать по категориям: монобукеты, составные букеты, коробочки со сладостями и так далее.

До того как мы начали делить статистику по категориям, нам всегда казалось, что больше всего нам приносят составные букеты. Но когда проанализировали в Посифлоре продажи, оказалось, что люди охотнее берут монобукеты. Поняли, что надо больше закупать дорогих цветов типа ранункулюсов или пионовидных роз, потому что они больше всего и пользуются популярностью в монобукетах.

Некоторые владельцы советуют составлять план продаж и закупок не более чем на неделю. Объясняют это тем, что в среднем срезанные цветы живут от семи дней, закупать их на более длительный срок смысла нет. К тому же чем длиннее период, тем сложнее прогнозировать закупку. 

Другие магазины заказывают цветы два раза в неделю. Например, в понедельник и четверг. Если прогноз не сбудется и продаж будет меньше, то и списания не будут огромными. А если каких-то цветов будет не хватать, можно сделать дозаказ. Например, если к четвергу вы увидите, что прогноз по хризантемам не оправдался, сможете уменьшить или увеличить заказ в четверг.

Обычно показатели продаж двух смежных непраздничных недель не отличаются. Если знаете, сколько продали на прошлой неделе, можете прогнозировать текущую неделю с точностью ±15%. Перед новым заказом посмотрите, сколько продали за прошлую неделю, посмотрите остатки и сделайте заказ на основании этих данных.  

Стараемся не перегружать склад, но и не держать полки пустыми. В идеале к понедельнику должно оставаться 30% поставки.

Перед заказом просматривайте списания в отчетах, а не ориентируйтесь по ощущениям. Некоторые владельцы говорят, что иногда кажется, будто очень много списывают какой-то цветок, но по цифрам видят совсем другую картину. 

Если владелец ведет учет в тетради, придется искать все записи по списаниям, выписывать и суммировать их. И так по каждому цветку — это трудоемко. Система автоматизации сделает такой отчет за пару минут.

Если в отчете по списаниям нашли цветок, который списывается больше обычного, скорректируйте будущую закупку. Проще всего сделать так: разделите количество списаний конкретного цветка на два. На эту цифру вам нужно уменьшить закупку в следующий раз. Например, на прошлой неделе вы заказали 350 анигозантусов, 15 осталось и 20 списали из-за порчи. Значит, в этой закупке заказываем 325. Посчитали так: 350 — 15 — (20 / 2).

Эта рекомендация для магазинов, которые ведут клиентскую базу. В этом случае вы знаете предпочтения и памятные даты клиентов. 

Как это работает: например, видим в Посифлоре, что в прошлом сентябре несколько клиентов заказывали у нас букеты. Все они в нашей клиентской базе, а значит мы знаем, для кого они заказывали, по какому поводу, а главное — какие цветы предпочитают. Отлично, теперь мы можем позвонить им или отправить сообщение — все через Посифлору. Скорее всего они купят букеты опять, а мы заранее можем сделать закупку необходимых цветов.

Посифлора помогает отследить остатки, популярный товар и топ списаний. Но, так как сейчас продажа идёт через личный контакт, главное — карточка клиента. Мы видим, у каких клиентов будет мероприятие, и пишем им.

Иногда собственники бизнеса забывают, что фактическое количество цветов в холодильнике и количество свободных цветов — разные числа. Например, на завтра у вас 10 букетов в предзаказе. Они еще не собраны, и цветы, которые для них нужны, стоят в холодильнике. Если это не учесть при закупке, цветов не хватит на предзаказы и на букеты стихийных клиентов. Перед закупкой обязательно уточните, сколько цветов зарезервировано. 

В Посифлоре всё это легко посмотреть: сколько цветов фактически на складе, сколько предзаказов и сколько каких цветов в резерве. Это тоже помогает прогнозировать закупку.

Что делают владельцы цветочных магазинов, если падают продажи — если сделали закупку, как обычно, но почему-то цветы не покупают.

Как организовать учет на складе — чтобы всё автоматически и само, а вы только принимали решение.

Корпоративные заказы на цветы: где найти заказчиков и как с ними работать — дополнительный источник гарантированных продаж. И главное — сразу на большие суммы.

6 советов, как организовать работу с поставщиками — чтобы получить свежие цветы и не оказаться с пустыми полками.