Мастерская «Маков цвет»: «С Посифлорой увеличили выручку на 30%»

Полтора года назад Роман Шеховцов открыл мастерскую «Маков цвет» в Ставрополе. Первое время заказы записывали на листочках, это буквально так: клиент звонил по телефону или приходил в магазин, флорист записывал на листочке, что ему надо, и дальше собирал букет. Потом для учета продаж переносили данные в тетрадь. Число клиентов росло, и со временем Роману стало неочевидно, а приносит ли на самом деле его бизнес доход.

Роман рассказал нам, что было до и что изменилось после перехода на Посифлору.

Клиент	Мастерская «Маков цвет», Ставрополь — с Посифлорой с сентября 2020-го Специализируется на продаже букетов Средний чек 1700 рублей
С какой проблемой обратились	Не понимали, сколько зарабатывали Много времени уходило на учет Трудно было понимать и контролировать списания Хотелось, чтобы флористы больше времени уделяли клиентам, а не записям
Результат	Увеличили прибыль на 30% Понимаем, какие цветы заказать, чтобы на них заработать Вся информация о поставках, заказах, списаниях хранится в одном месте, работать стало быстрее и удобнее Флористы сосредоточены на общении с клиентами, а не на учете

Можно сказать, что до Посифлоры мы не вели учет. У меня дома висел ватман, на нем записывал всех поставщиков, сколько денег было потрачено на закупку, а часть информации вообще держал в голове.

Такой формат не показывал реальной картины в бизнесе. И я больше ориентировался на ощущения: вроде бы работаем в прибыль и денег хватает на выплату зарплаты, но четко понять, сколько я зарабатываю, — не мог. 

Было. Раньше вся информация о поставках была только в накладных от поставщиков. Их много, и по ним неудобно ориентироваться. Грубо говоря, надо просматривать кучу позиций от разных поставщиков, чтобы понять, у кого выгоднее закупать каждый вид цветка.

Стало. Я вношу данные о поставке в Посифлору и теперь могу посмотреть, какие цветы, в каком количестве, по какой цене и у какого поставщика мы покупали. Такой отчет можно сделать за любой период: неделя, месяц или год. Например, я могу посмотреть у кого и по каким ценам я покупал цветок «Гвоздика красная». Это помогает мне анализировать закупки и понимать, где покупать выгоднее.

В день поставки цветов я переношу информацию из накладной поставщика в программу. В каталог Посифлоры загружено много красиво сфотографированных цветов, мне остается только кликнуть по нужному и занести поступившее количество. Если какого-то цветка в каталоге нет, его можно сфотографировать и внести в программу вручную.

Было. Когда я вижу, что скоро придет новая поставка, а цветы со старой еще не продали, — я делаю скидку на старую поставку, чтобы продать цветы быстрее. Раньше я менял цену прямо в накладной: перечеркивал старую цену и писал новую. Такой способ занимал много времени и путал флористов. В спешке флорист мог взять цену либо выше, либо ниже нужной позиции. Бывало, что продавали дешевле те цветы, которые стоили дороже.

Стало. В Посифлоре можно быстро поменять цену на всю партию. Флористам не надо ничего запоминать. Они просто заходят в программу, выбирают нужный цветок и видят, что его мы продаем со скидкой.

Например, сейчас пионы стоят дорого, но скоро начнется сезон и приедут пионы дешевле. Старую партию нужно успеть продать, поэтому мы решили снизить цены на пионы. С Посифлорой это делать удобно.

Цену можно поменять как на всю партию, так и на отдельный цветок. Если у цветка появился дефект и мы решили продавать его со скидкой, то флорист может поменять цену цветка в программе.

Было. Раньше не учитывал покупку ваз, секаторов, средств по уходу за цветами в расходах. Считал, что эти незначительные траты ни на что не влияют. Реальной картины я не видел.

Стало. Когда я начал вносить даже мелкие расходы в Посифлору, увидел, что траты на цветы — это основная, но не единственная статья расходов. Сейчас в любой момент я могу оценить, во сколько мне обходится обслуживание цветов. Я захожу в программу и могу посмотреть свои расходы, за месяц, за год или за все время работы. Благодаря этому я вижу, зарабатываю ли я и есть ли возможность вкладываться в бизнес дальше.

Было. Мы не понимали, сколько продали и сколько списали цветов. В результате мы могли закупить вместо двух коробок красных роз три, так как закупочная цена была низкой. Иногда большую часть цветов списывали. Тогда мы не понимали, выгодная для нас была эта сделка или нет. Делать еще раз такую закупку или нет.

Стало. В Посифлоре я вижу, в каком количестве, по какой причине и на какую сумму списываются цветы. Отчет можно создать по конкретному поставщику, номеру партии и сорту цветов. В отчете я вижу, на какие списания нужно обратить внимание, чтобы понять их причину. Если у цветка небольшой период хранения и маленький спрос, то мы больше его не закупаем и не теряем на нем деньги.

Было. Раньше я открывал тетрадь, суммировал заказы у каждого флориста, вычитал доставку и другие расходы из этой суммы. Потом вычислял процент, который плачу конкретно этому флористу. Такой расчет занимал много времени, были случаи, что ошибался.

Стало. Теперь я считаю зарплату флористам за 10 минут. Выбираю диапазон чисел, когда работал конкретный флорист, и создаю по нему отчет. Удобно, что сразу можно убрать стоимость доставки и исключить какие-то товары. В программе видно, кто в какие смены выходил, сколько букетов собрал, на какую сумму. 

Мне нравится, что все прозрачно и нет недопонимания в коллективе. Если у кого-то возникнут вопросы по зарплате, я в любой момент могу распечатать отчет и показать сотруднику.

Было. Флористы принимали заказы по телефону. В инстаграме и вотсапе заказ принимал администратор. Записывал на листик, затем пересылал информацию флористам. Иногда флористы забывали вносить данные в тетрадь или писали неразборчиво. Для курьера делали запись на отдельном листочке. Было много путаницы и лишней работы. Приходилось дергать флориста, у которого выходной день, чтобы разобраться с заказом. Бывало, из-за этого возникали конфликты в коллективе.

Стало. Мы отправляем клиенту ссылку, и он по форме вносит данные по заказу: кто получатель, есть ли доставка, как подписать открытку. Вся информация тут же попадает в программу. В этом случае ошибок меньше.

Флорист видит заказ в программе и сразу понимает, все ли цветы есть в наличии. Каждый клиент записан с телефоном. Если чего-то не хватает, то можно созвониться и предложить замену.

В итоге — меньше конфликтных ситуаций. Особенно с курьерами. Были случаи, когда администратор неразборчиво писал адрес или телефон клиента, а все недовольство курьера выливалось на флориста, который передал заказ. Теперь чек для курьера мы печатаем из программы, и вероятность ошибки минимальна.

Флористам стало проще принимать смену. Все готовые букеты в холодильнике с чеками, где указана информация, чтобы передать заказ получателю. Не надо ходить по холодильнику, объяснять сменщику, для кого какой букет, и запоминать детали.

Было. Возникали проблемы с контролем оплаты букетов. У нас можно оплатить букет по предоплате, в рассрочку или в момент получения. Были случаи, что человек приходил забирать букет и говорил, что оплачивал две недели назад, а мы не понимали, где его деньги, кто принял оплату, кому из флористов считать этот заказ в зарплату.

Стало. В Посифлоре мы видим, оплачен заказ или нет. Флорист принимает заказ, вносит его в программу, делает пометку, что оплаты заказа не было. Удобно, что все неоплаченные заказы можно посмотреть в одном месте. 

Было. До Посифлоры никаких скидок не было. Я скептически относился к бонусной программе. Не хотелось усложнять жизнь ни себе, ни клиентам скидочными карточками, а как работать по-другому, мы не знали.

Стало. С первой покупки клиенты автоматически попадают в бонусную программу. Людям нравятся скидки, тем более не надо с собой носить скидочные карты. Клиент говорит последние четыре цифры своего номера телефона, и мы видим, сколько у него начислено бонусов. Бонусами можно оплатить часть покупки. Удобно, что в чеке видно, сколько бонусов идет к списанию и какая будет скидка на следующую покупку.

Мне нравится, что я сам могу установить, с какой покупки клиент попадает в бонусную систему, процент начисления бонусов с покупки, максимальную оплату бонусами.

Благодаря автоматизации учета у меня есть точная информация по закупкам, продажам и списаниям. Я понимаю, какие цветы заказать, чтобы на них заработать. Это помогло мне увеличить выручку на 30%.

Все данные по заказу можно найти в программе. Повысилось качество обслуживания. Флорист сосредоточен на клиенте, а не думает, как не забыть записать данные. Уменьшились конфликты и непонимание в коллективе.