Мастерская «Маков цвет»: «С Посифлорой увеличили выручку на 30%»

Портрет эксперта
Роман Шеховцов

Владелец мастерской «Маков цвет»

Полтора года назад Роман Шеховцов открыл мастерскую «Маков цвет» в Ставрополе. Первое время заказы записывали на листочках, это буквально так: клиент звонил по телефону или приходил в магазин, флорист записывал на листочке, что ему надо, и дальше собирал букет. Потом для учета продаж переносили данные в тетрадь. Число клиентов росло, и со временем Роману стало неочевидно, а приносит ли на самом деле его бизнес доход.

Роман рассказал нам, что было до и что изменилось после перехода на Посифлору.

КлиентМастерская «Маков цвет», Ставрополь — с Посифлорой с сентября 2020-го
Специализируется на продаже букетов
Средний чек 1700 рублей
С какой проблемой обратилисьНе понимали, сколько зарабатывали
Много времени уходило на учет
Трудно было понимать и контролировать списания
Хотелось, чтобы флористы больше времени уделяли клиентам, а не записям
РезультатУвеличили прибыль на 30%
Понимаем, какие цветы заказать, чтобы на них заработать
Вся информация о поставках, заказах, списаниях хранится в одном месте, работать стало быстрее и удобнее
Флористы сосредоточены на общении с клиентами, а не на учете

До Посифлоры никогда точно не знали, сколько у нас денег

Можно сказать, что до Посифлоры мы не вели учет. У меня дома висел ватман, на нем записывал всех поставщиков, сколько денег было потрачено на закупку, а часть информации вообще держал в голове.

Такой формат не показывал реальной картины в бизнесе. И я больше ориентировался на ощущения: вроде бы работаем в прибыль и денег хватает на выплату зарплаты, но четко понять, сколько я зарабатываю, — не мог.

На таком плакате вел учет до Посифлоры

С Посифлорой понимаем, где выгоднее делать закупки

Было. Раньше вся информация о поставках была только в накладных от поставщиков. Их много, и по ним неудобно ориентироваться. Грубо говоря, надо просматривать кучу позиций от разных поставщиков, чтобы понять, у кого выгоднее закупать каждый вид цветка.

Стало. Я вношу данные о поставке в Посифлору и теперь могу посмотреть, какие цветы, в каком количестве, по какой цене и у какого поставщика мы покупали. Такой отчет можно сделать за любой период: неделя, месяц или год. Например, я могу посмотреть у кого и по каким ценам я покупал цветок «Гвоздика красная». Это помогает мне анализировать закупки и понимать, где покупать выгоднее.

Так выглядит отчет о закупках цветка «Гвоздика красная» за период пользования Посифлорой

В день поставки цветов я переношу информацию из накладной поставщика в программу. В каталог Посифлоры загружено много красиво сфотографированных цветов, мне остается только кликнуть по нужному и занести поступившее количество. Если какого-то цветка в каталоге нет, его можно сфотографировать и внести в программу вручную.

Один раз для накладной выбираю поставщика и свой магазин. Потом в поле позиции забиваю часть из названия цветка. Например, для «Розы Баронессы» это «барон». Выбираю нужный цветок, ввожу количество и закупочную цену. Нажимаю два раза Tab и могу вводить следующий цветок

Экономим время на переоценку товар

Было. Когда я вижу, что скоро придет новая поставка, а цветы со старой еще не продали, — я делаю скидку на старую поставку, чтобы продать цветы быстрее. Раньше я менял цену прямо в накладной: перечеркивал старую цену и писал новую. Такой способ занимал много времени и путал флористов. В спешке флорист мог взять цену либо выше, либо ниже нужной позиции. Бывало, что продавали дешевле те цветы, которые стоили дороже.

Стало. В Посифлоре можно быстро поменять цену на всю партию. Флористам не надо ничего запоминать. Они просто заходят в программу, выбирают нужный цветок и видят, что его мы продаем со скидкой.

Например, сейчас пионы стоят дорого, но скоро начнется сезон и приедут пионы дешевле. Старую партию нужно успеть продать, поэтому мы решили снизить цены на пионы. С Посифлорой это делать удобно.

Цену можно поменять как на всю партию, так и на отдельный цветок. Если у цветка появился дефект и мы решили продавать его со скидкой, то флорист может поменять цену цветка в программе.

Флорист меняет цену на поврежденный цветок, чтобы продать его дешевле

Учитываем даже мелкие расходы

Было. Раньше не учитывал покупку ваз, секаторов, средств по уходу за цветами в расходах. Считал, что эти незначительные траты ни на что не влияют. Реальной картины я не видел.

Стало. Когда я начал вносить даже мелкие расходы в Посифлору, увидел, что траты на цветы — это основная, но не единственная статья расходов. Сейчас в любой момент я могу оценить, во сколько мне обходится обслуживание цветов. Я захожу в программу и могу посмотреть свои расходы, за месяц, за год или за все время работы. Благодаря этому я вижу, зарабатываю ли я и есть ли возможность вкладываться в бизнес дальше.

Вношу в программу любые расходы

Понимаю, сколько цветов списывается и по какой причине

Было. Мы не понимали, сколько продали и сколько списали цветов. В результате мы могли закупить вместо двух коробок красных роз три, так как закупочная цена была низкой. Иногда большую часть цветов списывали. Тогда мы не понимали, выгодная для нас была эта сделка или нет. Делать еще раз такую закупку или нет.

Стало. В Посифлоре я вижу, в каком количестве, по какой причине и на какую сумму списываются цветы. Отчет можно создать по конкретному поставщику, номеру партии и сорту цветов. В отчете я вижу, на какие списания нужно обратить внимание, чтобы понять их причину. Если у цветка небольшой период хранения и маленький спрос, то мы больше его не закупаем и не теряем на нем деньги.

Отчет по списанию

Расчет зарплаты флористам занимает 10 минут

Было. Раньше я открывал тетрадь, суммировал заказы у каждого флориста, вычитал доставку и другие расходы из этой суммы. Потом вычислял процент, который плачу конкретно этому флористу. Такой расчет занимал много времени, были случаи, что ошибался.

Расчет зарплаты без Посифлоры

Стало. Теперь я считаю зарплату флористам за 10 минут. Выбираю диапазон чисел, когда работал конкретный флорист, и создаю по нему отчет. Удобно, что сразу можно убрать стоимость доставки и исключить какие-то товары. В программе видно, кто в какие смены выходил, сколько букетов собрал, на какую сумму.

Мне нравится, что все прозрачно и нет недопонимания в коллективе. Если у кого-то возникнут вопросы по зарплате, я в любой момент могу распечатать отчет и показать сотруднику.

Отчет о работе флориста за выбранный период

Стали быстрее оформлять заказы

Было. Флористы принимали заказы по телефону. В инстаграме и вотсапе заказ принимал администратор. Записывал на листик, затем пересылал информацию флористам. Иногда флористы забывали вносить данные в тетрадь или писали неразборчиво. Для курьера делали запись на отдельном листочке. Было много путаницы и лишней работы. Приходилось дергать флориста, у которого выходной день, чтобы разобраться с заказом. Бывало, из-за этого возникали конфликты в коллективе.

Первые 10 месяцев записывали все заказы в тетрадях

Стало. Мы отправляем клиенту ссылку, и он по форме вносит данные по заказу: кто получатель, есть ли доставка, как подписать открытку. Вся информация тут же попадает в программу. В этом случае ошибок меньше.

Форма, по которой клиент вносит свои данные

Флорист видит заказ в программе и сразу понимает, все ли цветы есть в наличии. Каждый клиент записан с телефоном. Если чего-то не хватает, то можно созвониться и предложить замену.

Экран календаря заказов. На вкладке «Новые» виден предзаказ

В итоге — меньше конфликтных ситуаций. Особенно с курьерами. Были случаи, когда администратор неразборчиво писал адрес или телефон клиента, а все недовольство курьера выливалось на флориста, который передал заказ. Теперь чек для курьера мы печатаем из программы, и вероятность ошибки минимальна.

Чек доставки для курьера. Тут вся необходимая информация: адрес, получатель, заказчик, нюансы заказа

Флористам стало проще принимать смену. Все готовые букеты в холодильнике с чеками, где указана информация, чтобы передать заказ получателю. Не надо ходить по холодильнику, объяснять сменщику, для кого какой букет, и запоминать детали.

В холодильнике все букеты с чеками

Сначала флористы думали, что с программой будет сложнее, что не разберутся. Теперь они без автоматизации работать не хотят. Смеются: «Работать в хаосе по бумажкам — это не наш уровень».

Роман Шеховцов
Владелец мастерской «Маков цвет» в Ставрополе

Больше не теряем деньги из-за путаницы с оплатой букетов

Было. Возникали проблемы с контролем оплаты букетов. У нас можно оплатить букет по предоплате, в рассрочку или в момент получения. Были случаи, что человек приходил забирать букет и говорил, что оплачивал две недели назад, а мы не понимали, где его деньги, кто принял оплату, кому из флористов считать этот заказ в зарплату.

Стало. В Посифлоре мы видим, оплачен заказ или нет. Флорист принимает заказ, вносит его в программу, делает пометку, что оплаты заказа не было. Удобно, что все неоплаченные заказы можно посмотреть в одном месте.

В этом окне видны все неоплаченные заказы
Карточка неоплаченного заказа. Как только клиент оплатит заказ, программа уберет использованные стебли из наличия и пробьет кассовый чек
Карточка оплаченного заказа

Появилась бонусная программа для постоянных клиентов. Теперь зарабатываем на скидках

Было. До Посифлоры никаких скидок не было. Я скептически относился к бонусной программе. Не хотелось усложнять жизнь ни себе, ни клиентам скидочными карточками, а как работать по-другому, мы не знали.

Стало. С первой покупки клиенты автоматически попадают в бонусную программу. Людям нравятся скидки, тем более не надо с собой носить скидочные карты. Клиент говорит последние четыре цифры своего номера телефона, и мы видим, сколько у него начислено бонусов. Бонусами можно оплатить часть покупки. Удобно, что в чеке видно, сколько бонусов идет к списанию и какая будет скидка на следующую покупку.

Чек клиента

Мне нравится, что я сам могу установить, с какой покупки клиент попадает в бонусную систему, процент начисления бонусов с покупки, максимальную оплату бонусами.

Так выглядит настройка бонусной программы

Больше и не думаем записывать что-то на листочках или ватманах

Благодаря автоматизации учета у меня есть точная информация по закупкам, продажам и списаниям. Я понимаю, какие цветы заказать, чтобы на них заработать. Это помогло мне увеличить выручку на 30%.

Все данные по заказу можно найти в программе. Повысилось качество обслуживания. Флорист сосредоточен на клиенте, а не думает, как не забыть записать данные. Уменьшились конфликты и непонимание в коллективе.

Зарабатывайте больше на цветочном бизнесе — подпишитесь на рассылку

Каждую неделю присылаем новую подборку статей без спама
Портрет автора
Анна Ходыко
5 месяцев назад
Расскажите, как вы ведете учет в магазине?

Посмотрите систему изнутри

Ваше сообщение успешно отправлено!
Представьтесь пожалуйста
Оставьте свой номер для связи
Нажимая на кнопку, вы даете согласие
на обработку персональных данных.

Получите ответ по смс

Ваше сообщение успешно отправлено!
Представьтесь пожалуйста
Укажите номер, на который придет ответ
Нажимая на кнопку, вы даете согласие
на обработку персональных данных.