Automatizar el negocio floral: cómo organizar el control de las reservas

Euge­nio Kashcheev, fun­dador de Posi­flo­ra, expli­ca cómo fun­ciona el soft­ware de con­tabil­i­dad y qué ven­ta­jas apor­ta a las empre­sas.

Por qué hemos creado Posiflora

Cuan­do empezamos a desar­rol­lar la floris­tería “Buket­naya”, nos enfrenta­mos a dos prob­le­mas:

1. No entendíamos lo que pasa­ba con el nego­cio. ¿Cuán­tos tal­los quedan en stock? ¿Cuán­do hac­er una com­pra? ¿Por qué han aumen­ta­do las can­cela­ciones? ¿La tien­da fun­ciona con ben­efi­cios o con pér­di­das? ¿Qué flo­res dan ben­efi­cios y cuáles dan pér­di­das en fun­ción de los números, no de los sen­timien­tos?
2. Todo esta­ba lig­a­do a la gente. Había que estar en la tien­da todo el tiem­po: con­trolan­do las exis­ten­cias, los pedi­dos y el tra­ba­jo de los floris­tas.

Al prin­ci­pio inten­ta­mos con­tro­lar todo con un cuader­no y una hoja de cál­cu­lo de Excel, pero era difí­cil. Entonces decidi­mos conec­tar un sis­tema de gestión de almacenes, pero ninguno de los pro­gra­mas nos con­venía. En todas partes tuvi­mos que inver­tir dinero en la revisión del sis­tema. 

Entonces me di cuen­ta de que el mer­ca­do carecía de un sis­tema espe­cial­iza­do para floris­tas, así que empezamos a desar­rol­lar Posi­flo­ra. En este artícu­lo expli­caré cómo fun­ciona y cómo resuelve el prob­le­ma del con­trol de las exis­ten­cias.

Cómo hemos trabajado sin Posiflora

Al prin­ci­pio, llevábamos los reg­istros en el almacén uti­lizan­do un cuader­no y una hoja de cál­cu­lo de Excel. Cuan­do lle­ga­ba una nue­va entre­ga, el com­prador trans­fer­ía man­ual­mente los datos del albarán del provee­dor a la hoja de cál­cu­lo con los bal­ances de exis­ten­cias. Así, teníamos una lista aprox­i­ma­da de bienes.

Los floris­tas tenían que actu­alizar la disponi­bil­i­dad diari­a­mente. Esto resultó ser imposi­ble. Durante las vaca­ciones, debido al rit­mo frenéti­co, dejamos de lle­var la con­tabil­i­dad y con­ta­mos la recau­dación en la caja reg­istrado­ra. Había una sen­sación per­sis­tente de que nos habíamos per­di­do algo.

Sin autom­a­ti­zación: no sabe­mos cuán­tas exis­ten­cias ten­emos

• Com­pras caóti­cas. Cada vez que com­pre flo­res de su gus­to y en can­ti­dades arbi­trarias, en lugar de com­prar las flo­res que los clientes piden con más fre­cuen­cia.
• Recar­gas con­tin­uas. No se puede plan­i­ficar exac­ta­mente cuán­tos días de flo­res serán sufi­cientes.
• Miedo a no poder aten­der un pedi­do. Las flo­res siem­pre se agotan, a veces hay que anu­lar pedi­dos y perder la fidel­i­dad de los clientes.
• No se pueden plan­i­ficar las ven­tas para las fechas espe­ciales. Si com­pras más flo­res de las que nece­si­tas, no se venderán. Y si com­pra menos, ten­drá que renun­ciar a parte de sus pedi­dos y perderá ben­efi­cios. Durante las fechas espe­ciales, los may­oris­tas tienen pre­cios más altos, pero lo más impor­tante es que sim­ple­mente no hay tiem­po para com­prar, todo el mun­do está ocu­pa­do reco­gien­do pedi­dos.
• Es difí­cil seguir el ras­tro de la mer­cancía. Un vende­dor puede vender flo­res o envas­es no a través de la caja reg­istrado­ra y tomar el dinero para sí mis­mo. Nun­ca hemos tenido vende­dores de este tipo tra­ba­jan­do para nosotros, pero esta situación se da con fre­cuen­cia en el mer­ca­do.

Cómo llegamos a trabajar después de la automatización

Con Posi­flo­ra, hemos quita­do la con­tabil­i­dad de las flo­res de las manos de los floris­tas y ten­emos una her­ramien­ta que ayu­da a plan­i­ficar las com­pras

1. Cuan­do lle­ga una entre­ga de mer­cancías, recibi­mos un albarán de entre­ga del provee­dor por vía elec­tróni­ca. Lo carg­amos en Posi­flo­ra y éste añade automáti­ca­mente la nue­va mer­cancía a los bal­ances de exis­ten­cias. Todos los datos se guardan en la base de datos. Al mis­mo tiem­po que el albarán, se asig­nan los pre­cios de cada pro­duc­to. El propi­etario sólo tiene que fijar los pre­cios una vez, y ajus­tar­los oca­sion­al­mente en el futuro. Todo esto puede hac­erse a dis­tan­cia des­de un orde­nador o un telé­fono de casa.

2. Aho­ra el florista no nece­si­ta rel­lenar la hoja de cál­cu­lo del inven­tario, ir al almacén para com­pro­bar la disponi­bil­i­dad real y ten­er la lista de pre­cios delante para con­cil­iar el coste de los tal­los. En la fase de pedi­do, el florista sólo tiene que pul­sar un botón en la table­ta con la flor u otro pro­duc­to y luego selec­cionar el número de tal­los desea­do.

3. Después de pagar su pedi­do, Posi­flo­ra car­gará automáti­ca­mente los tal­los uti­liza­dos en el almacén e imprim­irá el reci­bo en la caja. El florista no tiene que hac­er nada: puede con­cen­trarse en el mon­ta­je de los ramos y en la comu­ni­cación con los clientes.

4. En cualquier momen­to, podemos hac­er informes sobre los artícu­los ven­di­dos y ver qué flo­res se com­pran más a menudo.

Con la autom­a­ti­zación: siem­pre se sabe cuán­tos tal­los hay en stock y qué flo­res están en pre­pe­di­do

• Es rápi­do. El florista no nece­si­ta rel­lenar la tabla de inven­tario, com­pro­bar las exis­ten­cias y revis­ar la lista de pre­cios de cada flor. Posi­flo­ra cal­cu­la automáti­ca­mente el pre­cio del ramo y con­cil­ia los sal­dos.
• Es más fácil plan­i­ficar la com­pra. Los sal­dos de las exis­ten­cias pueden com­para­rse con las cifras de ven­tas del año ante­ri­or o con los pedi­dos antic­i­pa­dos.
• Olvi­dar el con­trol de las exis­ten­cias es imposi­ble. Es nece­sario intro­ducir los tal­los usa­dos en el soft­ware para que el florista pue­da hac­er un pedi­do.
• Con­trol de la cir­cu­lación de mer­cancías. El vende­dor no podrá realizar una transac­ción fuera de la caja reg­istrado­ra o inclu­so enrol­lar un rol­lo de papel extra sin que el propi­etario lo sepa.

Trabajar con recetas y plantillas

Para no perder el tiem­po con­tan­do por tal­los, puedes hac­er plan­til­las de ramos con antelación. Para hac­er­lo en Posi­flo­ra, creamos una tar­je­ta de rec­eta con una foto. Ya con­tiene la com­posi­ción: el nom­bre y el número de tal­los del arreg­lo.

En cuan­to el florista añade el patrón a la ces­ta, el soft­ware tiene en cuen­ta automáti­ca­mente todos los tal­los uti­liza­dos. Puedes dejar­lo tal cual o susti­tuir las flo­res y añadir el envolto­rio. Una vez cer­ra­da la transac­ción, el soft­ware elim­i­nará los tal­los ven­di­dos de los sal­dos de las exis­ten­cias.

Tra­ba­jar en las rec­etas facili­ta la vida de la tien­da. Es espe­cial­mente útil en los días fes­tivos en los que no hay tiem­po sufi­ciente para mon­tar ramos de flo­res, como el 1 de sep­tiem­bre o el 8 de mar­zo. En estos días, los ramos están­dar se com­pran con más fre­cuen­cia, por lo que la rapi­dez de la recogi­da es impor­tante en este caso. El florista ve inmedi­ata­mente qué flo­res y cuán­tas nece­si­ta uti­lizar.