A menudo me encuentro con anuncios de sistemas de automatización de negocios de flores. ¿Lo necesito?

Портрет эксперта
Eugenio Kashcheev

Fundador de POSiFLORA y copropietario de «Bukétnaya»

A veces nos pre­gun­tan algo así: “Lle­vo los reg­istros en Excel. Aquí hemos ven­di­do un ramo, lo cel­e­bramos. Pero a veces me encuen­tro con anun­cios de algún tipo de sis­tema de autom­a­ti­zación. Me pre­gun­to cómo me ayu­da eso.”La his­to­ria se basa en el ejem­p­lo de Posi­flo­ra — es un sis­tema de autom­a­ti­zación del nego­cio de las flo­res que creamos. Otros sis­temas de autom­a­ti­zación tienen un prin­ci­pio sim­i­lar, pero es mejor averiguar más sobre las fun­ciones.

La respuesta: un sistema de automatización ayuda al empresario a saber qué hacer para ganar más dinero

En resumen, un sis­tema de autom­a­ti­zación empre­sar­i­al es una her­ramien­ta para el empre­sario. Ayu­da a enten­der qué esfuer­zos con­ducen a resul­ta­dos. Es decir, lo que hay que hac­er para que la tien­da gane más dinero.

  • ¿Qué flo­res son pop­u­lares y cuáles son más propen­sas a perder­se?
  • ¿Volverá un cliente después de un error de la floris­tería?
  • ¿Cuán­tas flo­res hay que alma­ce­nar para que el 8 de mar­zo gane y no pier­da toda su fuerza?
  • ¿Cuán­to dinero se gana con los ramos de novia?
  • ¿Cuán­to dinero gano con las peonías y cuán­to con las rosas?
  • ¿Por qué han aumen­ta­do las ven­tas: pub­li­ci­dad con­tex­tu­al o pub­li­ci­dad en Google maps?
  • ¿Merece la pena pro­lon­gar la pub­li­ci­dad en Google maps durante otros tres meses?

Por supuesto, un sis­tema de autom­a­ti­zación no es una píl­do­ra mág­i­ca que aumen­tará los ben­efi­cios por sí sola. Veamos cómo fun­ciona.

¿Quieres mantener un registro correcto de tu tienda?

POSi­FLO­RA mantiene automáti­ca­mente los reg­istros en la tien­da y cam­bia la disponi­bil­i­dad de las exis­ten­cias después de cada com­pra. El propi­etario siem­pre sabe qué flo­res, en qué can­ti­dad y a qué pre­cio vende la floris­tería. Deja una solic­i­tud y te mostraremos cómo puedes uti­lizar el sis­tema para man­ten­er una cuen­ta en tu tien­da.

El sistema calcula por sí mismo todos los indicadores empresariales importantes

Los empre­sar­ios no sue­len ten­er sufi­cientes manos para con­tro­lar todo a la vez. Así que prestan aten­ción a las áreas más prob­lemáti­cas. Por ejem­p­lo, si un florista renun­cia, tienes que hac­er todo el esfuer­zo y bus­car uno nue­vo. Y si un provee­dor fal­la en la entre­ga, busque un reem­pla­zo urgente.

Los propi­etar­ios de floris­terías nos dicen a menudo que no saben exac­ta­mente cuán­to ganan y, lo que es más impor­tante, qué les afec­ta. ¿Por qué ayer la recau­dación era de $390 y hoy sólo $160? Sólo se pueden adiv­inar las razones, lo que sig­nifi­ca que es imposi­ble saber cómo pro­ced­er en el futuro.

El sis­tema de autom­a­ti­zación cal­cu­la por sí mis­mo los indi­cadores de nego­cio. A modo de ejem­p­lo, se expli­ca cómo fun­ciona Posi­flo­ra:

  • Adquirir flo­res y mate­ri­ales: pon­er­los al alcance del pro­gra­ma
  • El florista ha con­fec­ciona­do un ramo y lo ha expuesto en la vit­ri­na de la tien­da online.
  • Vendió el ramo — las flo­res que forma­ban parte del ramo se dedu­jeron automáti­ca­mente del sur­tido. Todas las ven­tas se reg­is­tran en el pro­gra­ma.
  • Al final del día se ve, cuán­to dinero en una caja, el resto de cada flor en un almacén. Puedes ver un resumen de cuán­to ha gana­do cada florista, quién tiene qué y cuál es la fac­tura media.
  • No es nece­sario lle­var todo a mano en una tabla de Excel y con­tar. El sis­tema elab­o­ra informes con los parámet­ros que ust­ed nece­si­ta.
Vit­ri­na en el pro­gra­ma Posi­flo­ra

Para hac­er el mis­mo tipo de con­tabil­i­dad en Excel, hay que hac­er horas extras: hay que con­fig­u­rar los cam­pos, intro­ducir los datos man­ual­mente y luego elab­o­rar los informes uno mis­mo. Y si haces tu pro­pio sis­tema autom­a­ti­za­do, ten­drías que gas­tar al menos $16 400 sólo en la fase ini­cial. Hici­mos las cuen­tas una vez. Y no hay garan­tía de que el sis­tema fun­cione como debería.

Los sis­temas de autom­a­ti­zación ya prepara­dos ayu­dan a realizar muchos cál­cu­los. No tienes que con­fig­u­rar los cam­pos, el sis­tema ya tiene todo lo que nece­si­tas para tra­ba­jar.

Menos errores mecánicos

Imag­i­na que hay rosas en jar­rones en una tien­da. Todos son rojos, pero las var­iedades son difer­entes. El florista toma una rosa por $4 y la vende por $2 . Parece un error triv­ial, pero el nego­cio está per­di­en­do dinero.

Para evi­tar errores, el propi­etario tiene que venir al pun­to antes del comien­zo del día y dar instruc­ciones: de este jar­rón vender por $4, de este — $2. Pero eso no garan­ti­za que el florista no vuel­va a con­fundir las cosas.

Así es como fun­cionará con un sis­tema de autom­a­ti­zación.

  • El florista ve flo­res resid­uales en el sis­tema: tres rosas de la var­iedad A, cues­tan $4. Y 25 rosas B, se venden por $2.
  • El florista nece­si­ta rosas baratas para el ramo. Si acci­den­tal­mente coge tam­bién un jar­rón con flo­res caras, pien­sa: “Aja, sólo hay tres, y me sobran 25”. Ten­dré que com­pro­bar­lo”.

El florista y el propi­etario tienen los sal­dos reales de las exis­ten­cias delante de ellos: es muy difí­cil perder u olvi­dar algo.

El sistema, como un espejo, muestra todo lo que ocurre en la tienda

Los floris­tas pueden ver todos los pedi­dos de los clientes y su esta­do, y el propi­etario puede seguir en línea lo que ocurre en su pun­to.

  • El cliente pide un ramo de flo­res. El florista crea un pedi­do en el sis­tema y mues­tra los deseos, el pre­supuesto, la fecha de entre­ga, la foto de ref­er­en­cia y el anticipo, si el cliente ha deja­do un anticipo.
  • Imag­inemos que el cliente ha hecho un pedi­do con antelación y nece­si­ta que se le entregue en tres días. Ese día otro florista tiene un turno. Pero los floris­tas no tienen que pasarse la infor­ma­ción de los pedi­dos entre sí. Otro florista lle­ga al tra­ba­jo, entra en el sis­tema y ve los pedi­dos que hay que recoger hoy. Tiene toda la infor­ma­ción delante de él.
  • El propi­etario puede con­tro­lar la cal­i­dad de los ramos. Por ejem­p­lo, se puede intro­ducir una nor­ma que oblig­ue a los floris­tas a adjun­tar fotos de los ramos ter­mi­na­dos a los pedi­dos cer­ra­dos.
  • El propi­etario puede ver en tiem­po real cuán­to dinero hay en la caja, cuán­tos ramos hay en la vit­ri­na y cuán­tas flo­res hay en la nev­era. Esto le facili­ta decidir que es hora de encar­gar nuevas flo­res o invi­tar a un florista más porque no hay sufi­cientes manos.

O en otra situación. El 8 de mar­zo es un día en el que las floris­terías obtienen entre el 15 y el 20% de sus ingre­sos anuales. Para los floris­tas, el día es un gran esfuer­zo. Van al tra­ba­jo pen­san­do: ‘¿Cómo puedo salir ade­lante? Un sis­tema de autom­a­ti­zación puede ayu­dar a repar­tir la car­ga.

  • Sabes que tienes 300 pedi­dos que cobrar. Seis floris­tas están tra­ba­jan­do.
  • El sis­tema de autom­a­ti­zación mues­tra que ya se han mon­ta­do 230 ramos de flo­res y que aún se nece­si­tan 70 más.
  • Así que puede enviar a algunos de los floris­tas a la cama para que puedan aten­der a los clientes ale­gre­mente mañana. El resto de los floris­tas ter­mi­narán de recoger los ramos, pero des­cansarán mañana.

Otra car­ac­terís­ti­ca con­ve­niente es que los pedi­dos no están vin­cu­la­dos a los floris­tas. Un florista puede hac­er un pedi­do de un cliente, otro puede mon­tar un ramo y un ter­cero puede entregárse­lo al cliente. Toda la infor­ma­ción sobre los pedi­dos y los clientes se alma­ce­na en el sis­tema.

Mejores decisiones de gestión

La autom­a­ti­zación debe ten­er un obje­ti­vo claro: aumen­tar los ingre­sos de la empre­sa: 

— reducir los costes;

— aumen­tar los ingre­sos, es decir, hac­er que los clientes com­pren más.

No se puede ganar mucho con la reduc­ción de costes. Pong­amos un ejem­p­lo.

  • Hablar con un cliente poten­cial que está pen­san­do en insta­lar Posi­flo­ra. Pre­gun­to cuán­tos ingre­sos tienen. Por ejem­p­lo, son $8 200.
  • Lo estoy cal­cu­lan­do en mi cabeza: eso sig­nifi­ca que la com­pra ron­da los $3 300.
  • Si las cosas van mal, se can­cela el 20% de las flo­res, lo que supone $650.
  • Si es bueno, se amor­ti­za el 5%, que son $165. Es decir, se ahor­ran $1 970 a lo largo de un año, no sé si es mucho o poco, depende del nego­cio.

Aho­ra, un ejem­p­lo de aumen­to de la fac­turación. Por tér­mi­no medio, cualquier cliente com­pra tres ramos de flo­res al año. Y cualquier propi­etario de una floris­tería quiere que un cliente le com­pre esos tres ramos. Man­ten­er una base de clientes y un sis­tema de fidelización ade­cua­do ayu­dará.

  • Puedes lle­var un excel o una libre­ta o cono­cer al cliente de vista. Pero el florista se olvi­dará de ano­tar a cada cliente.
  • Para cada cliente, puede ano­tar una pref­er­en­cia o una fecha mem­o­rable. Por ejem­p­lo, el 4 de julio es el cumpleaños de mi mujer, no le gus­tan los clave­les.

Un sis­tema de fidelización puede aumen­tar las ven­tas de los clientes habit­uales entre un 10 y un 30%.

¿Quieres conseguir clientes habituales?

Con Posi­flo­ra puedes crear tu pro­pio pro­gra­ma de fidelización. Da pun­tos de bonifi­cación y moti­va a los clientes a realizar nuevas com­pras con boletines per­son­al­iza­dos. Deja una solic­i­tud y te mostraremos lo fácil que es hac­er­lo.

Salario objetivo de los floristas

Hay veces que las rela­ciones con las floris­terías se con­struyen con algu­na sen­sación inter­na del tipo: “Sí, ésta parece ser bue­na, tra­ba­ja mucho”. Sin embar­go, este florista puede estar todo el día en la tien­da y seguir sien­do grosero con los clientes o con­fundir los pedi­dos.

El sis­tema de autom­a­ti­zación mues­tra cuán­do abren los floris­tas los turnos, cuán­tos ramos vende cada per­sona y quién recoge los ramos prob­lemáti­cos con más fre­cuen­cia que los demás. Ayu­da a tratar a los floris­tas de for­ma obje­ti­va y a aumen­tar los salarios en fun­ción de indi­cadores y no de acti­tudes per­son­ales.

Los floris­tas con­cien­ci­a­dos siem­pre están a favor de insta­lar un sis­tema de autom­a­ti­zación. Entien­den que el propi­etario verá sus métri­c­as y quer­rá pagar más.

Reca­pit­ule­mos. Un sis­tema de autom­a­ti­zación no es una píl­do­ra mág­i­ca que ayude a aumen­tar los ben­efi­cios por sí sola. Es una her­ramien­ta que ayu­da a reducir los cál­cu­los ruti­nar­ios y man­uales, a ver el esta­do real de su nego­cio y a tomar deci­siones.

×

Volver a llamar

Deje su número de teléfono y especifique un horario conveniente para llamar.
Nos pondremos en contacto con usted para responder a todas sus preguntas.

Exitoso!

Nosotros te llamamos pronto!

×

Chatea con Posiflora

Responderemos todas las preguntas en tu mensajero favorito.

Elija un mensajero conveniente y comience una conversación ahora mismo

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

Данные отправлены!

Наш менеджер свяжется с вами по указанному номеру телефона