Contenido
A veces nos preguntan algo así: “Llevo los registros en Excel. Aquí hemos vendido un ramo, lo celebramos. Pero a veces me encuentro con anuncios de algún tipo de sistema de automatización. Me pregunto cómo me ayuda eso.”La historia se basa en el ejemplo de Posiflora — es un sistema de automatización del negocio de las flores que creamos. Otros sistemas de automatización tienen un principio similar, pero es mejor averiguar más sobre las funciones.
La respuesta: un sistema de automatización ayuda al empresario a saber qué hacer para ganar más dinero
En resumen, un sistema de automatización empresarial es una herramienta para el empresario. Ayuda a entender qué esfuerzos conducen a resultados. Es decir, lo que hay que hacer para que la tienda gane más dinero.
- ¿Qué flores son populares y cuáles son más propensas a perderse?
- ¿Volverá un cliente después de un error de la floristería?
- ¿Cuántas flores hay que almacenar para que el 8 de marzo gane y no pierda toda su fuerza?
- ¿Cuánto dinero se gana con los ramos de novia?
- ¿Cuánto dinero gano con las peonías y cuánto con las rosas?
- ¿Por qué han aumentado las ventas: publicidad contextual o publicidad en Google maps?
- ¿Merece la pena prolongar la publicidad en Google maps durante otros tres meses?
Por supuesto, un sistema de automatización no es una píldora mágica que aumentará los beneficios por sí sola. Veamos cómo funciona.
¿Quieres mantener un registro correcto de tu tienda?
POSiFLORA mantiene automáticamente los registros en la tienda y cambia la disponibilidad de las existencias después de cada compra. El propietario siempre sabe qué flores, en qué cantidad y a qué precio vende la floristería. Deja una solicitud y te mostraremos cómo puedes utilizar el sistema para mantener una cuenta en tu tienda.
El sistema calcula por sí mismo todos los indicadores empresariales importantes
Los empresarios no suelen tener suficientes manos para controlar todo a la vez. Así que prestan atención a las áreas más problemáticas. Por ejemplo, si un florista renuncia, tienes que hacer todo el esfuerzo y buscar uno nuevo. Y si un proveedor falla en la entrega, busque un reemplazo urgente.
Los propietarios de floristerías nos dicen a menudo que no saben exactamente cuánto ganan y, lo que es más importante, qué les afecta. ¿Por qué ayer la recaudación era de $390 y hoy sólo $160? Sólo se pueden adivinar las razones, lo que significa que es imposible saber cómo proceder en el futuro.
El sistema de automatización calcula por sí mismo los indicadores de negocio. A modo de ejemplo, se explica cómo funciona Posiflora:
- Adquirir flores y materiales: ponerlos al alcance del programa
- El florista ha confeccionado un ramo y lo ha expuesto en la vitrina de la tienda online.
- Vendió el ramo — las flores que formaban parte del ramo se dedujeron automáticamente del surtido. Todas las ventas se registran en el programa.
- Al final del día se ve, cuánto dinero en una caja, el resto de cada flor en un almacén. Puedes ver un resumen de cuánto ha ganado cada florista, quién tiene qué y cuál es la factura media.
- No es necesario llevar todo a mano en una tabla de Excel y contar. El sistema elabora informes con los parámetros que usted necesita.
Para hacer el mismo tipo de contabilidad en Excel, hay que hacer horas extras: hay que configurar los campos, introducir los datos manualmente y luego elaborar los informes uno mismo. Y si haces tu propio sistema automatizado, tendrías que gastar al menos $16 400 sólo en la fase inicial. Hicimos las cuentas una vez. Y no hay garantía de que el sistema funcione como debería.
Los sistemas de automatización ya preparados ayudan a realizar muchos cálculos. No tienes que configurar los campos, el sistema ya tiene todo lo que necesitas para trabajar.
Menos errores mecánicos
Imagina que hay rosas en jarrones en una tienda. Todos son rojos, pero las variedades son diferentes. El florista toma una rosa por $4 y la vende por $2 . Parece un error trivial, pero el negocio está perdiendo dinero.
Para evitar errores, el propietario tiene que venir al punto antes del comienzo del día y dar instrucciones: de este jarrón vender por $4, de este — $2. Pero eso no garantiza que el florista no vuelva a confundir las cosas.
Así es como funcionará con un sistema de automatización.
- El florista ve flores residuales en el sistema: tres rosas de la variedad A, cuestan $4. Y 25 rosas B, se venden por $2.
- El florista necesita rosas baratas para el ramo. Si accidentalmente coge también un jarrón con flores caras, piensa: “Aja, sólo hay tres, y me sobran 25”. Tendré que comprobarlo”.
El florista y el propietario tienen los saldos reales de las existencias delante de ellos: es muy difícil perder u olvidar algo.
El sistema, como un espejo, muestra todo lo que ocurre en la tienda
Los floristas pueden ver todos los pedidos de los clientes y su estado, y el propietario puede seguir en línea lo que ocurre en su punto.
- El cliente pide un ramo de flores. El florista crea un pedido en el sistema y muestra los deseos, el presupuesto, la fecha de entrega, la foto de referencia y el anticipo, si el cliente ha dejado un anticipo.
- Imaginemos que el cliente ha hecho un pedido con antelación y necesita que se le entregue en tres días. Ese día otro florista tiene un turno. Pero los floristas no tienen que pasarse la información de los pedidos entre sí. Otro florista llega al trabajo, entra en el sistema y ve los pedidos que hay que recoger hoy. Tiene toda la información delante de él.
- El propietario puede controlar la calidad de los ramos. Por ejemplo, se puede introducir una norma que obligue a los floristas a adjuntar fotos de los ramos terminados a los pedidos cerrados.
- El propietario puede ver en tiempo real cuánto dinero hay en la caja, cuántos ramos hay en la vitrina y cuántas flores hay en la nevera. Esto le facilita decidir que es hora de encargar nuevas flores o invitar a un florista más porque no hay suficientes manos.
O en otra situación. El 8 de marzo es un día en el que las floristerías obtienen entre el 15 y el 20% de sus ingresos anuales. Para los floristas, el día es un gran esfuerzo. Van al trabajo pensando: ‘¿Cómo puedo salir adelante? Un sistema de automatización puede ayudar a repartir la carga.
- Sabes que tienes 300 pedidos que cobrar. Seis floristas están trabajando.
- El sistema de automatización muestra que ya se han montado 230 ramos de flores y que aún se necesitan 70 más.
- Así que puede enviar a algunos de los floristas a la cama para que puedan atender a los clientes alegremente mañana. El resto de los floristas terminarán de recoger los ramos, pero descansarán mañana.
Otra característica conveniente es que los pedidos no están vinculados a los floristas. Un florista puede hacer un pedido de un cliente, otro puede montar un ramo y un tercero puede entregárselo al cliente. Toda la información sobre los pedidos y los clientes se almacena en el sistema.
Mejores decisiones de gestión
La automatización debe tener un objetivo claro: aumentar los ingresos de la empresa:
— reducir los costes;
— aumentar los ingresos, es decir, hacer que los clientes compren más.
No se puede ganar mucho con la reducción de costes. Pongamos un ejemplo.
- Hablar con un cliente potencial que está pensando en instalar Posiflora. Pregunto cuántos ingresos tienen. Por ejemplo, son $8 200.
- Lo estoy calculando en mi cabeza: eso significa que la compra ronda los $3 300.
- Si las cosas van mal, se cancela el 20% de las flores, lo que supone $650.
- Si es bueno, se amortiza el 5%, que son $165. Es decir, se ahorran $1 970 a lo largo de un año, no sé si es mucho o poco, depende del negocio.
Ahora, un ejemplo de aumento de la facturación. Por término medio, cualquier cliente compra tres ramos de flores al año. Y cualquier propietario de una floristería quiere que un cliente le compre esos tres ramos. Mantener una base de clientes y un sistema de fidelización adecuado ayudará.
- Puedes llevar un excel o una libreta o conocer al cliente de vista. Pero el florista se olvidará de anotar a cada cliente.
- Para cada cliente, puede anotar una preferencia o una fecha memorable. Por ejemplo, el 4 de julio es el cumpleaños de mi mujer, no le gustan los claveles.
Un sistema de fidelización puede aumentar las ventas de los clientes habituales entre un 10 y un 30%.
¿Quieres conseguir clientes habituales?
Con Posiflora puedes crear tu propio programa de fidelización. Da puntos de bonificación y motiva a los clientes a realizar nuevas compras con boletines personalizados. Deja una solicitud y te mostraremos lo fácil que es hacerlo.
Salario objetivo de los floristas
Hay veces que las relaciones con las floristerías se construyen con alguna sensación interna del tipo: “Sí, ésta parece ser buena, trabaja mucho”. Sin embargo, este florista puede estar todo el día en la tienda y seguir siendo grosero con los clientes o confundir los pedidos.
El sistema de automatización muestra cuándo abren los floristas los turnos, cuántos ramos vende cada persona y quién recoge los ramos problemáticos con más frecuencia que los demás. Ayuda a tratar a los floristas de forma objetiva y a aumentar los salarios en función de indicadores y no de actitudes personales.
Los floristas concienciados siempre están a favor de instalar un sistema de automatización. Entienden que el propietario verá sus métricas y querrá pagar más.
Recapitulemos. Un sistema de automatización no es una píldora mágica que ayude a aumentar los beneficios por sí sola. Es una herramienta que ayuda a reducir los cálculos rutinarios y manuales, a ver el estado real de su negocio y a tomar decisiones.