LAS 5 HERRAMIENTAS PRINCIPALES QUE POSIFLORA TIENE PARA EL CONTROL DE GESTIÓN DE SU EMPRESA

Todo nego­cio nece­si­ta ten­er claros sus obje­tivos, debe saber hacia dónde se dirige y en qué pun­to del camino se encuen­tra para cor­re­gir su estrate­gia si es nece­sario, y de esa mis­ma for­ma uti­lizar el apoyo de tec­nologías y sis­temas que lo ayu­den en esto. Así lo describe Jon­ny Valen­cia, dis­tribuidor de “Flo­res y Flo­res”- Medel­lín, Colom­bia, que ha esta­do uti­lizan­do Posi­flo­ra para su empre­sa des­de hace casi un año.

Si bien es cier­to que con base en un sis­tema estruc­tura­do de mon­i­tor­ización de los resul­ta­dos reales, se puede cono­cer qué está ocur­rien­do en las prin­ci­pales áreas de la empre­sa y pro­pon­er los ajustes nece­sar­ios.

El con­trol de gestión es una her­ramien­ta muy útil para que la admin­is­tración evalúe el gra­do de cumplim­ien­to de los obje­tivos de nego­cio. 

Toda empre­sa tiene que ase­gu­rarse de que la com­pañía siga el plan más ade­cua­do para alcan­zar sus obje­tivos de nego­cio. Racionalizar los recur­sos, pro­pon­er estrate­gias para aumen­tar la pro­duc­tivi­dad y detec­tar posi­bles prob­le­mas de rentabil­i­dad para con­tribuir a una gestión ópti­ma.

Estos son unos de los prob­le­mas con los que muchos de los empre­sar­ios como Jon­ny se enfrenta­ban a diario.

Jon­ny Valen­cia 

“Cuan­do uno empieza a entrar más en el asun­to admin­is­tra­ti­vo, se va dan­do cuen­ta de que uno nece­si­ta apoyo de tec­nologías y sis­temas que le ayu­den tan­to a fac­turar, lle­var inven­tar­ios, orga­ni­zar las cosas, para resolver prob­le­mas de fac­turación, bus­camos otra empre­sa colom­biana que nos ayu­dará con el tema de fac­turación, pero encon­tramos muchas falen­cias. Nos dimos cuen­ta de que era muy difí­cil con­cil­iar el inven­tario, y el tema del cos­to es indis­pens­able”, pero todo esto cam­bió luego de tomar la decisión de dig­i­talizar su empre­sa. 

Jon­ny enfa­ti­za que todas las opera­ciones económi­cas que real­ice una empre­sa, así como sus cobros y pagos, deben ser con­tabi­liza­dos, al mar­gen de su oblig­a­to­riedad, la úni­ca for­ma de sacar un par­tido real a la infor­ma­ción que ofrece la con­tabil­i­dad es lleván­dola lo más actu­al­iza­da posi­ble, con las tec­nologías y sis­temas más nove­dosos del mer­ca­do.

¿Con qué prob­le­mas se  enfrenta­ban?

Prob­le­mas con el inven­tario  Tenían más de 500 dis­eños y al momen­to de la ven­ta no sabían cuál era el cos­to real del pro­duc­to, si el pro­duc­to esta­ba disponible o no, si iban a vender­lo a un menor pre­cio e iban a perder en vez de ganar de dinero, la con­tabil­i­dad era des­or­ga­ni­za­da, usa­ban solo Excel que no era prác­ti­co. Nosotros ten­emos aprox­i­mada­mente más de 500 dis­eños car­ga­dos a Posi­flo­ra y lo más impor­tante para nosotros es que el sis­tema nos des­cuen­ta del inven­tario el pro­duc­to cuan­do se real­iza una ven­ta, me per­mite obser­var en tiem­po real cuál el cos­to de un pro­duc­to y si hay la disponi­bil­i­dad al momen­to de la ven­ta.

Resul­ta­do

Con­trol del inven­tario  Conocimien­to exac­to de disponi­bil­i­dad de cada pro­duc­to.

Uno de los aspec­tos más rel­e­vantes que tiene Posi­flo­ra es el con­trol de inven­tar­ios, enten­di­do como el con­jun­to de pro­ce­sos rela­ciona­dos con el sum­in­istro, alma­ce­namien­to y acce­si­bil­i­dad a las mer­caderías de un nego­cio, con el obje­ti­vo de ase­gu­rar su disponi­bil­i­dad, gas­tan­do la menor can­ti­dad de dinero posi­ble.

Cada vez que real­ices una ven­ta y generes la respec­ti­va fac­tura elec­tróni­ca, el sis­tema de inven­tar­ios de Posi­flo­ra actu­alizará automáti­ca­mente los reg­istros descon­tan­do del stock la mer­cancía ven­di­da.

Se tra­ta de sim­pli­ficar pro­ce­sos, y la vida.

Jon­ny Valen­cia

  “Antes solo usábamos Excel y era frus­trante, nosotros ten­emos más de 500 dis­eños car­ga­dos a Posi­flo­ra, y lo más impor­tante para nosotros es que el sis­tema a nosotros nos des­cuen­ta del inven­tario cuan­do se real­iza una ven­ta, nos per­mite obser­var en tiem­po real cuál es el cos­to de un pro­duc­to y si hay la disponi­bil­i­dad”.

Ganar $100 (USD) dólares puede hac­er que muchas per­sonas se sien­tan felices, pero perder $100 (USD) puede provo­car una emo­ción inclu­so más inten­sa que esa ale­gría. 

En la actu­al­i­dad, el sis­tema económi­co está mar­ca­do por una situación de con­stante incer­tidum­bre y volatil­i­dad, entornos cam­biantes para los que el com­er­cial debe estar prepara­do. “Una rosa me puede valer en un día ordi­nario 300 pesos colom­bianos, pero si lle­ga una tem­po­ra­da esa mis­ma rosa me puede lle­gar a costar 3000 mil pesos”, expli­ca Jon­ny.

Por eso el desar­rol­lo de las nuevas tec­nologías se ade­lan­ta a las capaci­dades de los mer­ca­dos financieros. Por eso, cada vez son más las empre­sas que deman­dan los ser­vi­cios de empre­sas ded­i­cadas a este sec­tor, y por eso Posi­flo­ra es una muy bue­na her­ramien­ta.

El exper­to nos cuen­ta cómo aho­ra tiene la capaci­dad de ten­er la certeza de siem­pre ganar y nun­ca perder dinero, ya que el sis­tema no le per­mite vender un pro­duc­to a un pre­cio por deba­jo del cos­to de pro­duc­ción.

Jon­ny Valen­cia

    “En una opor­tu­nidad las chi­cas de ven­tas, vendieron a pér­di­da y no quería que esto ocur­ri­era más, y en este aspec­to es en lo que más me ha ayu­da­do Posi­flo­ra”.

Ten­er toda una empre­sa en una sola platafor­ma es una her­ramien­ta que facili­ta su tra­ba­jo y ayu­da a reducir en gran medi­da las activi­dades oper­a­ti­vas para que se puedan cen­trar en lo más impor­tante: el análi­sis y las asesorías.

Posi­flo­ra le ayu­da a mane­jar de man­era sen­cil­la todo lo rela­ciona­do con su empre­sa, la con­tabil­i­dad, las ven­tas, la disponi­bil­i­dad en stock, de esta for­ma el usuario puede ten­er el con­trol des­de un solo lugar.

Jon­ny ase­gu­ra que tiene un proyec­to de expan­sión a niv­el nacional, y sin duda algu­na el haber dig­i­tal­iza­do su empre­sa le dará el ben­efi­cio de realizar este proyec­to.

Si bien es cier­to, las estrate­gias de crec­imien­to empre­sar­i­al reper­cuten en los ingre­sos de la com­pañía y tam­bién en el com­pro­miso y sen­ti­do de perte­nen­cia de sus emplea­d­os.

Toda orga­ni­zación tiene como obje­ti­vo cre­cer, expandirse y abar­car más mer­ca­dos, y la empre­sa de Jon­ny no es la excep­ción.

El exper­to nos cuen­ta que su sueño es expandirse a niv­el nacional, y que lo logrará con la ayu­da de muchos de los módu­los que Posi­flo­ra tiene para él, como el sis­tema de bonifi­cación, el sis­tema de ven­tas a dis­tan­cia y fechas espe­ciales.