La floristería Klumba: cómo cambiamos el surtido y aumentamos las ganancias un 15%

Tatiana Nefe­do­va, propi­etaria de una tien­da de flo­res en la ciu­dad de Domod­é­do­vo, alrede­dores de Moscú, notó que a medi­da que se va desar­rol­lan­do su nego­cio, se vuelve cada vez más difí­cil para ella lle­var las cuen­tas. No le era posi­ble decir con seguri­dad qué artícu­los se vendían y qué ganan­cias rendía la tien­da.

Posi­flo­ra le ayudó a ver que el sur­tido no cor­re­spondía a la deman­da. Tatiana cam­bió la estrate­gia de la tien­da y, gra­cias a ello, logró aumen­tar las ganan­cias. Luego uti­lizó los datos obtenidos al abrir una segun­da tien­da.

Aho­ra se lo con­tará Tatiana mis­ma.

Cliente	Klum­ba (Can­tero) — tien­da de flo­res y rega­los, seg­men­to medio+, pedi­do medio de $50.    Floris­tería a otra man­era — tien­da de monoflo­res con café gratis, seg­men­to medio, pedi­do medio de $25
Qué prob­le­ma tenían	Era imposi­ble enten­der qué artícu­los y en qué can­ti­dades vendía la tien­da.
Resul­ta­do	1. Cam­biaron el catál­o­go de la tien­da. 2. Aumen­taron las ganan­cias un 15%. 3. Abrieron una nue­va tien­da.

Dos tiendas en Domodédovo

Aho­ra ten­go dos tien­das en Domod­é­do­vo, sub­ur­bios de Moscú. Tienen con­cep­tos y catál­o­gos difer­entes:

1. Klum­ba — es una tien­da del seg­men­to de pre­cios un poco más alto que el medio con un pedi­do de has­ta $50. Vendemos ramos mul­ti­flor, las caras rosas ingle­sas, dec­o­ra­ciones y recuer­dos.

2. Floris­tería a otra man­era es una tien­da de ramos monoflor con un pedi­do medio de has­ta 25 dol­lars. Fue abier­ta ya antes de imple­men­tar Posi­flo­ra, tenien­do en cuen­ta las ven­tas en la primera tien­da. No ofrece com­posi­ciones com­ple­jas, sino que puedes venir acá para com­prar un ramo solo de rosas u hort­en­sias, tomarte un café gratis y char­lar con el florista. Además, orga­ni­zamos talleres para no floris­tas: enseñamos a com­pon­er ramos, tal­lar fig­u­ri­tas de cal­abaza o hac­er recuer­dos.

Solíamos llevar las cuentas en un cuaderno, y nos bastaba

Klum­ba empezó como una tien­da pequeña en 15 met­ros cuadra­dos y con una fac­turación de 5 mil dol­lars. Vendíamos flo­res y rega­los.

Las cuen­tas las lle­va­mos en un cuader­no. Dividi­mos la hoja en cin­co colum­nas, por tipo de artícu­lo: flo­res, dec­o­ración, para el hog­ar, glo­bos, hecho a mano. Cuan­do un cliente com­pra­ba un artícu­lo de una de estas cat­e­gorías, el florista escribía qué y a qué pre­cio se com­pra­ba. Con nues­tra fac­turación, era sufi­ciente, y yo mis­ma siem­pre esta­ba en la tien­da y sabía qué vendíamos.

Con el tiem­po la fac­turación se trip­licó, y ya no con­seguíamos con­tabi­lizar todo. Los floris­tas solo escribían el importe total de la com­pra en la colum­na cor­re­spon­di­ente. Por ejem­p­lo, com­praron una com­posi­ción com­ple­ja de 6 tipos de flo­res, y el florista solo escribe en la tabla que el ramo se vendió por $35. Lo que vería yo era si se vendió un ramo o una dec­o­ración sin poder saber qué tipo de artícu­los era exac­ta­mente.

Problema: compras caóticas y surtido inadecuado

Cuan­do nos íbamos quedan­do cor­tos de flo­res en la tien­da, íbamos a hac­er la com­pra y ya en el lugar decidíamos qué com­prar. 

A mí me gusta­ba com­prar cosi­tas de recuer­do inusuales, juguetes y flo­reros. En un momen­to lle­garon a ocu­par un 70% de toda la tien­da. Se veía que los estantes con los recuer­dos se vacia­ban rápi­do. Pens­a­ba que con­sti­tuían la parte prin­ci­pal de las ven­tas en la tien­da.

Como des­cub­ri­mos más tarde, esta­ba equiv­o­ca­da. Las dec­o­ra­ciones brind­a­ban la menor parte de nues­tras ganan­cias, y la por­ción de ven­tas más impor­tante era la de los ramos.

Posiflora: $2 al día y sin gastos adicionales en adaptación

Con el crec­imien­to de la fac­turación empecé a pen­sar en imple­men­tar un pro­gra­ma de con­tabil­i­dad. Nun­ca había tra­ba­ja­do con soft­ware de este tipo, y por eso tenía dudas:

• Caro. Creía que un pro­gra­ma así vale al menos cien mil rub­los por año, y no quería quitar tan­to dinero al nego­cio.
• Falta­ba adaptación. Puesto que en el mer­ca­do no hay muchas solu­ciones espe­cial­izadas para floris­terías, se ten­dría que hac­er un gas­to adi­cional en el tra­ba­jo de un pro­gra­mador.
• Difí­cil. Los floris­tas pueden ten­er­lo difí­cil para ir intro­ducien­do datos al pro­gra­ma todo el tiem­po. Tenía miedo de que esto haría más lenta la aten­ción al cliente y car­garía a los floris­tas con más tra­ba­jo que les quitaría su tiem­po.

Prue­ba del pro­gra­ma de con­tabil­i­dad. Las dudas las despe­jó Posi­flo­ra, cuyo anun­cio vi en Insta­gram. Lo que me atra­jo fue la posi­bil­i­dad de con­tabi­lizar automáti­ca­mente los artícu­los ven­di­dos. Y, lo más impor­tante, esta­ba con­tenta con su pre­cio: el ser­vi­cio costa­ba 1,5 dol­lars al día sin ajuste adi­cional alguno. Tan solo 52 dol­lars al mes. Fue un dinero que esta­ba dis­pues­ta a gas­tar.

Envié una solic­i­tud y me inscribí para la prue­ba del pro­gra­ma, la cual es gra­tui­ta. El equipo de Posi­flo­ra hicieron una reunión en línea con­mi­go y enseñaron como fun­ciona el pro­gra­ma:

1. Primero hay que intro­ducir todos los artícu­los de la tien­da en Posi­flo­ra.

2. El florista nece­si­ta una tablet. En ella bus­ca el artícu­lo desea­do y lo añade en la ces­ta, al igual que en una tien­da en línea, solo que puedes añadir a la ces­ta no solo un ramo, sino cada tal­lo por sep­a­ra­do.

3. Posi­flo­ra cal­cu­la automáti­ca­mente el pre­cio de la com­pra y la guar­da en la base de datos. En cuan­to el cliente pague por el pedi­do, el pro­gra­ma quitará los tal­los uti­liza­dos del stock y gener­ará el reci­bo de la com­pra.

La imple­mentación tomó un día. Hici­mos el inven­tario de la tien­da, sacamos fotos de todos los artícu­los y los intro­duci­mos en Posi­flo­ra. El mis­mo primer día los floris­tas esta­ban con­tentos con el pro­gra­ma. Resultó que ellos mis­mos ya esta­ban har­tos de lle­var las cuen­tas en un cuader­no. Aho­ra el pro­gra­ma lo hace por ellos, guardan­do la infor­ma­ción de cada ven­ta y cal­cu­lan­do el pre­cio del ramo.

Prob­le­ma con la caja. En el comien­zo había con­fusión por la caja vie­ja que no se inte­gra­ba con los pro­gra­mas de con­tabil­i­dad. En prisa, el florista primero gen­er­a­ba el reci­bo, y luego intro­ducía los datos de la com­pra en Posi­flo­ra. A veces se olvid­a­ba hac­er­lo, y se des­fig­ura­ba la con­tabil­i­dad. 

Nos gustó tra­ba­jar con Posi­flo­ra, así que com­pramos una caja nue­va para poder seguir­lo hacien­do. Hecho esto, ya no era posi­ble tal error: el florista com­pone el ramo direc­ta­mente en el pro­gra­ma, pul­sa el botón de pago, y la caja emite un reci­bo de una vez.

Primeros cambios: veo todo lo que está pasando en la tienda sin salir de casa

Antes, los floris­tas escribían los artícu­los ven­di­dos en un cuader­no. Se podían ver las ganan­cias totales, pero no era posi­ble enten­der qué artícu­los se venden. Aho­ra pasamos todos los artícu­los por Posi­flo­ra. El florista pul­sa en el artícu­lo que nece­si­ta, lo añade a la ces­ta, y el pro­gra­ma guar­da automáti­ca­mente a la base de datos todo lo que se vendió.

Aumen­ta­mos la veloci­dad de tra­ba­jo de los floris­tas. Ya no tienen que cal­cu­lar el pre­cio del pedi­do en una cal­cu­lado­ra e ir escri­bi­en­do cada artícu­lo ven­di­do en un cuader­no.

Aho­ra estoy en con­trol de mi tien­da. A través de Posi­flo­ra veo cómo van las ven­tas del día y qué está pasan­do en gen­er­al. Sé como tra­ba­jan los floris­tas, quién más ganan­cias brin­da a la tien­da, y a quién debería enviar a tra­ba­jar los fes­tivos.

Resultado: sé qué y cuándo vender

Cuan­do se nos acaba­ba el stock, sim­ple­mente íbamos al may­orista y pedíamos lo que nos gusta­ba. Por causa de esto se nos acu­mu­la­ron las dec­o­ra­ciones que ape­nas se vendían. Aho­ra ped­i­mos solo los artícu­los que más ben­efi­cio dan.

Si sale un artícu­lo nue­vo en el mer­ca­do, com­pro un lote pequeño y miro como se vende. Por ejem­p­lo, hici­mos un informe y vimos que los glo­bos cro­ma­dos con bril­lo metáli­co se venden mejor, y en la próx­i­ma com­pra ped­i­mos más de ellos que de los monocro­mos.

Cam­bi­amos el con­cep­to. Pens­a­ba que las ven­tas de las dec­o­ra­ciones cor­re­spon­den al 50% de las ven­tas totales, y por eso seguía com­pran­do difer­entes flo­reros, juguetes y estat­uas. Sin embar­go, las estadís­ti­cas rev­e­laron que con­sti­tuían tan solo el 7% de las ven­tas, y el resto de las ganan­cias provenía de los ramos y glo­bos. Aho­ra comen­zamos a vender más flo­res.

Encon­tramos el pun­to de desar­rol­lo de Klum­ba. Como des­cub­ri­mos de las estadís­ti­cas, un 70% de los ramos que nos com­pra­ban eran los prepara­dos del escaparate. Y es suele ser al revés: las flo­res cor­tadas se venden más. La gente cree que son más fres­cas que en los ramos prepara­dos.

Nadie veía en el escaparate las flo­res cor­tadas sim­ples. Teníamos una pequeña nev­era para guardar ramos, el resto del espa­cio lo ocu­pa­ban las dec­o­ra­ciones. Decidí aumen­tar las ven­tas de las flo­res cor­tadas, y aho­ra esta­mos preparan­do una nev­era sep­a­ra­da para ellas.

Aumen­ta­mos las ganan­cias. El aumen­to medio tras imple­men­tar el pro­gra­ma de con­tabil­i­dad en Klum­ba fue de un 15%. Dejamos de com­prar los artícu­los que no se venden y nos enfo­camos más en el com­prador.

Abri­mos una nue­va tien­da. Ya después de imple­men­tar Posi­flo­ra anal­icé las ven­tas y entendí que la gente a menudo com­pra ramos monoflor sim­ples y com­pren­si­bles. Muchos lo tienen sufi­ciente con com­prar 21 rosas rojas. 

Por eso pen­sé que no estaría mal dejar de ofre­cer las com­posi­ciones com­ple­jas: los ramos monoflor los puede hac­er cualquier florista sin expe­ri­en­cia, y se com­pran más. Así abrí una tien­da min­i­mal­ista Floris­tería a otra man­era. Aho­ra es la que más ben­efi­cio gen­era.

Resultado: Aumentaron las ganancias un 15% y abrieron una nueva tienda.

1. Redu­jeron la can­ti­dad de dec­o­ración en la tien­da de 70 a 10%.
2. Aumen­tó el ben­efi­cio total en un 15%.
3. Sim­pli­fi­caron y acel­er­aron el tra­ba­jo de los emplea­d­os.
4. Recon­struyeron la tien­da tenien­do en cuen­ta el desar­rol­lo futuro, ordenaron un refrig­er­ador sep­a­ra­do para las flo­res en el corte.
5. Con la ayu­da de Posi­flo­ra, desar­rol­laron el con­cep­to de una nue­va tien­da rentable.