La florería “Floración de amapola”: “Hemos aumentado los ingresos en un 30% con Posiflora”

Hace un año y medio, Román Shekhovtsov abrió la flo­r­ería “Mákov tsvet” en Stavropol. Al prin­ci­pio, solían escribir los detalles de pedi­dos en hoji­tas de papel. Así lo que pasa­ba: el cliente llam­a­ba por telé­fono o venía a la tien­da, y el florista toma­ba nota de todo lo nece­sario para el cliente y hacia el ramo después. Para reg­is­trar las ven­tas, las notas se copi­a­ban en un cuader­no. La can­ti­dad de clientes cre­ció, y, con el tiem­po, Román no tenía una visión clara de lo que real­mente gen­er­a­ba ingre­sos para su nego­cio.

Román nos con­tó lo “antes” y “después” de cam­biarse a Posi­flo­ra.

Cliente	La flo­r­ería “Mákov tsvet”, Stavropol – está con Posi­flo­ra des­de sep­tiem­bre del año 2020 Espe­cial­iza­da en las ven­tas de ramos El reci­bo prome­dio — $28
Prob­le­mas que tenía	No sabía sus ingre­sos Mucho tiem­po para reg­is­trar las ven­tas Difí­cil enten­der y con­tro­lar las anu­la­ciones  Que floris­tas dediquen más tiem­po a los clientes – no a los reg­istros
Los resul­ta­dos	Los ingre­sos aumen­ta­dos en un 30%  Com­pren­sión de qué flo­res pedir para ganar Toda la infor­ma­ción sobre los sum­in­istros, pedi­dos, anu­la­ciones está en un solo lugar que hace el pro­ce­so de tra­ba­jo más rápi­do y cómo­do Los floris­tas prestan más aten­ción a los clientes que a los reg­istros

Antes de trabajar con Posiflora nunca sabíamos cuánto dinero exactamente teníamos

Se puede decir que no habíamos lle­va­do un reg­istro antes de Posi­flo­ra. Tenía un papel de dibu­jo col­ga­do en la pared donde mar­ca­ba todos los provee­dores, cos­tos de adquisi­ción. Otra parte de la infor­ma­ción era gen­eral­mente guarda­da en mi cabeza.

Todo eso no mostra­ba la ima­gen real en el nego­cio. Y yo con­fi­a­ba más en mis sen­timien­tos: parece que esta­mos ganan­do y hay sufi­ciente dinero para pagar los salarios, pero no puedo ver clara­mente cuán­to.

Con Posiflora sabemos dónde comprar

Antes. Toda la infor­ma­ción sobre las entre­gas esta­ba sólo en las fac­turas de los provee­dores. Hay muchos, y no son fáciles de nave­g­ar. A grandes ras­gos, hay que bus­car entre un mon­tón de artícu­los de difer­entes provee­dores para ver a quién es más rentable com­prar cada tipo de flor.

Aho­ra. Intro­duz­co los datos de la entre­ga en Posi­flo­ra y aho­ra puedo ver qué flo­res, en qué can­ti­dad, a qué pre­cio y a qué provee­dor las hemos com­pra­do. Este informe puede realizarse para cualquier perío­do: sem­ana, mes o año. Por ejem­p­lo, puedo ver a quién y a qué pre­cio com­pré clave­les rojos. Esto me ayu­da a analizar mis com­pras y a saber dónde com­prar las mejores.

El día en que se entre­gan las flo­res, trans­fiero la infor­ma­ción del albarán del provee­dor al soft­ware. En el catál­o­go de Posi­flo­ra hay muchas flo­res bel­la­mente fotografi­adas, así que sólo ten­go que hac­er clic en la desea­da e intro­ducir la can­ti­dad. Si una flor no está en el catál­o­go, puede fotografi­arse e intro­ducirse man­ual­mente.

Ahorramos tiempo en la reevaluación de las mercancías

Antes. Cuan­do veo que pron­to habrá una nue­va entre­ga y las flo­res de la ante­ri­or aún no se han ven­di­do, hago un des­cuen­to en la antigua entre­ga para vender las flo­res más rápi­do. Solía cam­biar el pre­cio direc­ta­mente en el albarán, tachan­do el pre­cio ante­ri­or y escri­bi­en­do el nue­vo. Este méto­do era lento y con­fu­so para los floris­tas. En caso de apuro, el florista podría tomar el pre­cio más alto o más bajo que el artícu­lo desea­do. Sucede que las flo­res que cues­tan más se venden más baratas. 

Aho­ra. En Posi­flo­ra, puedes cam­biar ráp­i­da­mente el pre­cio de un lote entero. Los floris­tas no tienen que recor­dar nada. Sólo tienen que entrar en el pro­gra­ma, selec­cionar la flor que quieren y ver que la vendemos con des­cuen­to.

Por ejem­p­lo, aho­ra mis­mo las peonías son caras, pero pron­to empezará la tem­po­ra­da y las peonías serán más baratas. Ten­emos que vender el lote antiguo a tiem­po, por lo que hemos deci­di­do bajar el pre­cio de las peonías. Con Posi­flo­ra es fácil hac­er­lo. 

El pre­cio puede mod­i­fi­carse para todo el lote o para una flor indi­vid­ual. Si una flor tiene un defec­to y decidi­mos vender­la con des­cuen­to, el florista puede cam­biar el pre­cio de la flor en el pro­gra­ma. 

Controlamos incluso los pequeños gastos

Antes. No con­ta­ba como gas­to la com­pra de jar­rones, tijeras de podar y pro­duc­tos para el cuida­do de las flo­res. Pens­a­ba que estos gas­tos insignif­i­cantes no suponían ningu­na difer­en­cia. No vi la ima­gen real. 

Aho­ra. Cuan­do empecé a intro­ducir en Posi­flo­ra inclu­so los gas­tos menores, vi que el gas­to en flo­res era uno de los prin­ci­pales, pero no el úni­co. Aho­ra puedo cal­cu­lar en todo momen­to cuán­to me cues­tan las flo­res. Entro en el pro­gra­ma y puedo ver mis gas­tos, de un mes, de un año o de todo el tiem­po que he tra­ba­ja­do. Gra­cias a esto puedo ver si estoy ganan­do dinero y si es posi­ble inver­tir más en el nego­cio. 

Entendemos cuántas flores se deducen y por qué razón

Antes. No nos dabamos cuen­ta de cuán­tas flo­res se habían ven­di­do y cuán­tas se habían dado por per­di­das. Como resul­ta­do, podríamos haber com­pra­do tres cajas de rosas rojas en lugar de dos porque el pre­cio de com­pra era bajo. A veces, la may­or parte de las flo­res se can­ce­lan. En ese momen­to, no entendíamos si el acuer­do era bueno para nosotros o no. Para hac­er otra com­pra de este tipo o no. 

Aho­ra. En Posi­flo­ra puedo ver en qué can­ti­dad, por qué moti­vo y cuán­to se dan de baja las flo­res. Se puede crear un informe para un deter­mi­na­do provee­dor, número de lote y var­iedad de flo­res. En el informe, puedo ver qué can­cela­ciones nece­si­tan aten­ción para enten­der el moti­vo de las mis­mas. Si una flor tiene un peri­o­do de alma­ce­namien­to cor­to y poca deman­da, no la volve­mos a com­prar y perdemos dinero con ella. 

Calculamos los salarios de los floristas. Lleva 10 minutos 

Antes. Solíaabrir un cuader­no, sumar los pedi­dos de cada florista, deducir el envío y otros cos­tos de la suma total. Luego cal­culé el por­centa­je que pago especí­fi­ca­mente a este florista. Eso tomó mucho tiem­po, a veces me equiv­o­qué.

Aho­ra. Puedo con­tar el salario en 10 min­u­tos. Eli­jo los días de tra­ba­jo de un florista y creo un informe sobre ello. Es con­ve­niente que inmedi­ata­mente puedas elim­i­nar el cos­to de envío y excluir lo que no nece­si­tas. El pro­gra­ma mues­tra los turnos de los floris­tas, cuán­tos ramos crearon, cuán­to costaron. 

Me gus­ta que todo sea trans­par­ente y que no haya malen­ten­di­dos en el equipo. Si alguien tiene algu­na pre­gun­ta sobre el salario, en cualquier momen­to puedo imprim­ir el informe y mostrárse­lo al emplea­do.

Procesamiento más rápido de los pedidos

Antes. Los floris­tas toma­ban los pedi­dos por telé­fono. La recep­cionista toma­ba el pedi­do en Insta­gram y What­sApp. Lo ano­ta­ba en una hoja de papel y luego trans­mitía la infor­ma­ción a los floris­tas. A veces los floris­tas olvid­a­ban intro­ducir los datos en un cuader­no o los escribían de for­ma ileg­i­ble. En el caso del men­sajero, lo ano­ta­ban en una hoja aparte. Había mucha con­fusión y tra­ba­jo innece­sario. Tuvi­mos que tirar de la florista, que tenía un día libre, para que se ocu­para del pedi­do. Había con­flic­tos en el equipo debido a esto.

Aho­ra. Envi­amos al cliente un enlace, y él intro­duce los detalles del pedi­do en el for­mu­la­rio: quién es el des­ti­natario, si hay entre­ga, cómo fir­mar la postal. Toda la infor­ma­ción entra inmedi­ata­mente en el pro­gra­ma. En este caso hay menos errores. 

El florista ve el pedi­do en el soft­ware y com­prende inmedi­ata­mente si todas las flo­res están disponibles. Cada cliente se reg­is­tra con un número de telé­fono. Si fal­ta algo, se puede hac­er una lla­ma­da para sug­erir un reem­pla­zo.

Como resul­ta­do, hay menos situa­ciones de con­flic­to. Espe­cial­mente con los men­sajeros. Ha habido casos en los que un admin­istrador ha escrito mal la direc­ción o el número de telé­fono de un cliente, y todo el descon­tento del men­sajero se ha vol­ca­do en el florista que le ha pasa­do el pedi­do. Aho­ra imprim­i­mos el reci­bo para el men­sajero des­de el soft­ware, y la posi­bil­i­dad de error es mín­i­ma.

A los floris­tas les resul­ta más fácil acep­tar un turno. Todos los ramos ter­mi­na­dos están en la nev­era con reci­bos con la infor­ma­ción para pasar el pedi­do al des­ti­natario. No es nece­sario dar vueltas por la nev­era, expli­can­do al encar­ga­do de turno para quién es el ramo y recor­dan­do los detalles.

Se acabó el perder dinero por una confusión en el pago de los ramos de flores

Antes. Ha habido prob­le­mas para con­tro­lar el pago de los ramos. Con nosotros, puede pagar un ramo por ade­lan­ta­do, a pla­zos o en el momen­to de la recogi­da. Hubo casos en los que una per­sona vino a recoger un ramo de flo­res y dijo que había paga­do hace quince días, y no entendi­mos dónde esta­ba su dinero, quién acep­tó el pago, cuál de los floris­tas para con­tar esta orden en el cheque de pago. 

Aho­ra. En Posi­flo­ra, vemos si el pedi­do está paga­do o no. El florista toma el pedi­do, lo intro­duce en el pro­gra­ma, hace una nota de que el pago del pedi­do no fue. Es con­ve­niente ver todos los pedi­dos no paga­dos en un solo lugar.

Se ha introducido un programa de bonificación para los clientes habituales.
Ahora ganamos con los descuentos

Antes. No había des­cuen­tos. Yo era escép­ti­co sobre el pro­gra­ma de bonifi­cación. No quería com­pli­carme la vida ni a mí ni a mis clientes con tar­je­tas de des­cuen­to, y no sabíamos tra­ba­jar de otra man­era. 

Aho­ra. Des­de la primera com­pra, los clientes se inscriben automáti­ca­mente en el pro­gra­ma de bonifi­cación. A la gente le gus­tan los des­cuen­tos, sobre todo porque no hay que lle­var una tar­je­ta de des­cuen­to. El cliente nos dice los cua­tro últi­mos dígi­tos de su número de telé­fono y vemos cuán­tos pun­tos de bonifi­cación tiene. Las bonifi­ca­ciones pueden uti­lizarse para pagar parte de la com­pra. Es con­ve­niente que el reci­bo muestre cuán­tas bonifi­ca­ciones se van a descon­tar y cuál será el des­cuen­to en la próx­i­ma com­pra.

Me gus­ta el hecho de que puedo estable­cer a par­tir de qué com­pra un cliente entra en el sis­tema de bonifi­ca­ciones, el por­centa­je de bonifi­ca­ciones con­ce­di­das en una com­pra y el pago máx­i­mo de bonifi­ca­ciones.

Ni se nos ocurre anotar las cosas en hojas de papel o en notas adhesivas

Gra­cias a la autom­a­ti­zación de la con­tabil­i­dad, dispon­go de infor­ma­ción pre­cisa sobre las com­pras, las ven­tas y las amor­ti­za­ciones. Entien­do qué flo­res pedir para ganar dinero con ellas. Esto me ha ayu­da­do a aumen­tar mis ingre­sos en un 30%.

Todos los datos del pedi­do se encuen­tran en el soft­ware. La cal­i­dad del ser­vi­cio ha mejo­ra­do. El florista se cen­tra en el cliente en lugar de pen­sar en cómo no olvi­darse de ano­tar los datos. Los con­flic­tos y malen­ten­di­dos en el equipo han dis­minui­do.