Compra de flores: cómo calcular la cantidad

El eter­no dile­ma de los propi­etar­ios de floris­terías: por un lado, quieres exper­i­men­tar con nuevas flo­res y mostrar al cliente un gran sur­tido. Por otro lado, ¿qué pasa si no podemos vender? 

Este artícu­lo con­tiene con­se­jos de empre­sar­ios sobre cómo orga­ni­zan la com­pra de flo­res. Ya se advierte que el artícu­lo habla mucho de Posi­flo­ra. Es que real­mente es más con­ve­niente hac­er la com­pra para no ten­er que can­ce­lar mucho después. Com­prué­be­lo ust­ed mis­mo.

Trabajar en las recetas

La rec­eta de un ramo es esen­cial­mente la mis­ma que la de una comi­da. Se tra­ta de una descrip­ción de las flo­res que deben uti­lizarse en el ramo y en qué pro­por­ciones.

El com­er­ciante, jun­to con el florista, deter­mi­nará de ante­mano qué ramos se venderán y con qué flo­res. En caso de que se agoten las exis­ten­cias de algu­nas flo­res, pre­scriben las susti­tu­ciones. Por ejem­p­lo, en lugar de una var­iedad de rosa se uti­liza otra. Así que no pasa nada si se aca­ba una deter­mi­na­da flor, porque ya sabes con qué reem­plazarla.

¿Cuál es la ven­ta­ja de este méto­do? 

1. El florista no tiene que pen­sar en qué ramo hac­er para un cliente con­cre­to. En este caso, se tar­da menos en selec­cionar y mon­tar el pedi­do, y la cal­i­dad del ramo y la sat­is­fac­ción del cliente no se resien­ten.
2. Todos los ramos están ya con­fec­ciona­dos y fotografi­a­dos. Inclu­so un florista sin expe­ri­en­cia puede mon­tar ráp­i­da­mente un ramo de cal­i­dad.
3. Se uti­lizan las flo­res disponibles en los provee­dores. Una situación en la que ten­gas que cor­rer por toda la ciu­dad en bus­ca de las flo­res ade­cuadas es poco prob­a­ble.

Sólo que­da ofre­cer al cliente un ramo u otro, según la ocasión.

Con las rec­etas, es fácil hac­er un seguimien­to de los ramos que se venden mejor y luego decidir con cuáles quedarse. Tra­ba­jar con rec­etas no anu­la la exper­i­mentación con flo­res, sólo que salen más pen­sadas. Por ejem­p­lo, decidi­mos pro­bar un nue­vo ramo, hac­er una rec­eta y empezar a vender­lo. 

Al cabo de un tiem­po, en el sis­tema con­table, miramos la fre­cuen­cia con la que se com­pra y si es rentable tra­ba­jar con ella. Vemos que el ramo se vende tan bien como otros, pero con­tiene flo­res que se estro­pean ráp­i­da­mente o que requieren un cuida­do espe­cial. Así que con un ramo de este tipo hay más prob­le­mas y can­cela­ciones y al final no es rentable vender­lo. 

Tra­ba­jar por pre­scrip­ción es más inteligente porque la gente rara vez com­pra sólo flo­res, más bien ramos. Pero si cada florista recoge cada ramo de for­ma difer­ente, saber qué ramos se venden más a menudo — es imposi­ble.

Si ust­ed sabe qué ramos de flo­res son pop­u­lares, el propi­etario no toma una decisión sobre la com­pra a ojo, y ver con pre­cisión lo que vende, y lo que — mejor reti­rar de la gama o reem­plazar.

Tra­ba­jar con rec­eta facili­ta la com­pra:

1. Ust­ed sabe de ante­mano qué tal­los com­prar y cuán­tos com­prar para mon­tar todos los ramos.
2. Hay un plan de ramos exper­i­men­tales. La tien­da no entra en una situación en la que algu­nas flo­res se venden una vez cada tres meses y se dan por per­di­das el resto del tiem­po. 
3. Hay susti­tu­ciones del mis­mo col­or, tex­tu­ra, pre­cio y tal­los en los ramos: puede ajus­tar ráp­i­da­mente su pedi­do si las flo­res nece­sarias no están disponibles en un provee­dor.
4. Es posi­ble hac­er pedi­dos con 4 — 5 sem­anas de antelación al provee­dor. Esto suele salir más bara­to que com­prar en el lugar. Además, se pueden acor­dar des­cuen­tos o pla­zos.

Tra­ba­jo con rec­eta: ¿por qué es rentable para la floris­tería?

Utilizar las estadísticas del año pasado

Puede esti­mar con pre­cisión la deman­da a través de las estadís­ti­cas de ven­tas. Para ello es nece­sario saber cuán­to se vendió la sem­ana pasa­da y la mis­ma sem­ana de hace un año, el por­centa­je de aumen­to de las ven­tas. La for­ma más fácil de obten­er esta infor­ma­ción es tra­ba­jar a través de un sis­tema de con­tabil­i­dad como Posi­flo­ra.

El aumen­to de las ven­tas es W / Y × 100 — 100. En esta fór­mu­la: W son las ven­tas de la sem­ana pasa­da, Y son las ven­tas de la mis­ma sem­ana, sólo que hace un año, y los datos de la mis­ma sem­ana del año pasa­do son Y. Com­para­mos la sem­ana ante­ri­or del año pasa­do y la actu­al para saber cuán­to han aumen­ta­do las ven­tas en com­para­ción con el año pasa­do. Como la dinámi­ca de crec­imien­to de las dos sem­anas ady­a­centes es aprox­i­mada­mente la mis­ma, el crec­imien­to de la sem­ana pre­vista será el mis­mo.

A con­tin­uación, cal­cule el vol­u­men de com­pras de la sigu­iente man­era: las ven­tas de la sem­ana pre­vista hace un año + el crec­imien­to de las ven­tas.

Centrarse en el plan de ventas

Todos los salones tienen un plan de ven­tas, es decir, los ingre­sos que pre­vén obten­er durante un peri­o­do deter­mi­na­do. Nor­mal­mente se basa en las ven­tas del mis­mo peri­o­do del año ante­ri­or. Por ejem­p­lo, si hacen un plan de ven­tas para octubre de 2022, miran las ven­tas de octubre de 2021 y le añaden el por­centa­je de crec­imien­to de las ven­tas.

Si sabes cuán­to quieres vender, puedes cal­cu­lar el importe aprox­i­ma­do de la com­pra. Para ello, tam­bién nece­si­ta­mos un mar­gen de ben­efi­cio y un por­centa­je de la media men­su­al de can­cela­ciones, porque una parte de las flo­res se can­ce­lará y hay que ten­er­lo en cuen­ta en la com­pra. La secuen­cia es la sigu­iente:

1. Si el mar­gen de ben­efi­cio de su tien­da es un por­centa­je, debe con­ver­tir­lo en un número. Esto se hace sim­ple­mente: (por­centa­je de mar­gen de ben­efi­cio + 100) / 100.

2. Divi­di­en­do el plan de ven­tas por el mar­gen de ben­efi­cio, obten­drá el importe de las com­pras sin incluir las can­cela­ciones.

3. Cal­cu­lam­os cuán­to nece­si­ta­mos para com­prar más flo­res, ajus­tadas a las can­cela­ciones. Para ello, el importe de las com­pras, excluyen­do las can­cela­ciones, se divide por 100 y se mul­ti­pli­ca por el por­centa­je de las can­cela­ciones medias men­su­ales.

4. Averigüe el importe total de la com­pra: sume el importe del pun­to 2 al importe del pun­to 3.

Planificar para una semana o menos

Algunos propi­etar­ios acon­se­jan hac­er un plan de ven­tas y com­pras de no más de una sem­ana. La razón es que, por tér­mi­no medio, las flo­res cor­tadas viv­en siete días y no tiene sen­ti­do com­prar­las para un peri­o­do más largo. Además, cuan­to más largo es el peri­o­do, más difí­cil es pre­de­cir la com­pra. 

Otras tien­das piden flo­res dos veces por sem­ana. El lunes y el jueves, por ejem­p­lo. Si las pre­vi­siones no se cumplen y hay menos ven­tas, las can­cela­ciones no serán enormes. Si fal­tan algu­nas flo­res, puedes pedir más. Por ejem­p­lo, si el jueves ve que la pre­visión de crisan­te­mos no se ha cumpli­do, puede reducir o aumen­tar el pedi­do el jueves.

Referirse a la semana anterior, si no hay estadísticas del año pasado

Nor­mal­mente, las cifras de ven­tas de dos sem­anas ady­a­centes no fes­ti­vas no difieren. Si sabe cuán­to vendió la sem­ana pasa­da, puede pre­de­cir la sem­ana actu­al con una pre­cisión de ±15%. Antes de hac­er un nue­vo pedi­do, mira las ven­tas de la sem­ana pasa­da, com­prue­ba los sal­dos y haz un pedi­do basa­do en estas cifras.

Antes de hac­er el pedi­do, fíjese en los informes de can­celación, en lugar de guiarse por el sen­timien­to. Algunos propi­etar­ios dicen que a veces parece que una flor se da por per­di­da mucho tiem­po, pero ven una ima­gen muy difer­ente según los números. 

Si el propi­etario lle­va los reg­istros en un cuader­no, ust­ed ten­drá que bus­car todas las entradas para las can­cela­ciones, escribir­las y sumar­las. Y así, para cada flor, se nece­si­ta tiem­po. Un sis­tema de autom­a­ti­zación hará ese informe en un par de min­u­tos.

Si encuen­tra una flor que se está can­ce­lando más de lo habit­u­al en el informe de can­celación, ajuste la com­pra futu­ra. La for­ma más sen­cil­la de hac­er­lo es dividir por dos el número de can­cela­ciones de una deter­mi­na­da flor. Este es el número que nece­si­ta para reducir la com­pra la próx­i­ma vez. Por ejem­p­lo, la sem­ana pasa­da pidió 350 anigozan­thus, quedaron 15 y 20 se dieron por per­di­dos debido a que se estro­pearon. Así que la orden de esta sem­ana es 325. Lo hemos cal­cu­la­do así: 350 — 15 — (20 / 2).

Centrarse en los aniversarios de los clientes

Esta recomen­dación es para las tien­das que mantienen una base de clientes. En este caso, ust­ed conoce las pref­er­en­cias de los clientes y sus aniver­sar­ios. 

Cómo fun­ciona: por ejem­p­lo, en Posi­flo­ra vemos que var­ios clientes nos pidieron ramos de flo­res el pasa­do mes de sep­tiem­bre. Todos ellos for­man parte de nues­tra base de clientes, lo que sig­nifi­ca que sabe­mos para quién han hecho el pedi­do, para qué ocasión y, lo más impor­tante, qué tipo de flo­res pre­fieren. Genial, aho­ra podemos lla­mar­los o enviar­les un men­saje, todo a través de Posi­flo­ra. Es más prob­a­ble que vuel­van a com­prar los ramos, y podemos con­seguir las flo­res nece­sarias por ade­lan­ta­do.

Considerar las flores en los ramos de ventana y los pedidos anticipados

A veces los empre­sar­ios olvi­dan que el número real de flo­res en el frig­orí­fi­co y el número de flo­res disponibles son cifras difer­entes. Por ejem­p­lo, para mañana tiene 10 ramos de flo­res en pre­or­den. Todavía no se han recogi­do, y las flo­res que nece­si­tas para ellas están en la nev­era. Si no lo tienes en cuen­ta a la hora de com­prar, no habrá sufi­cientes flo­res para los pedi­dos pre­vios y para los ramos. Asegúrese de com­pro­bar cuán­tas flo­res están reser­vadas antes de com­prar. 

En Posi­flo­ra, es fácil ver cuán­tas flo­res hay real­mente en stock, cuán­tas pre­or­de­nadas y cuán­tas flo­res están en reser­va. Esto tam­bién ayu­da a pre­de­cir la com­pra.

Qué más leer

Qué hacen los floris­tas cuan­do bajan las ven­tas — si ha hecho una com­pra como de cos­tum­bre, pero por algu­na razón las flo­res no se com­pran.

Cómo orga­ni­zar la con­tabil­i­dad en un depósi­to — para que todo sea automáti­co y se explique por sí mis­mo, y tú sólo tomes la decisión.